Contactpunt Integriteitsschendingen

De nieuwe wet inzake de meldingskanalen en de bescherming van melders van integriteitsschendingen in de federale overheidsinstanties en bij de geïntegreerde politie van 8 december 2022 (de 'Wet Integriteitsschendingen') voorziet in de oprichting van een intern kanaal voor melders van integriteitsschendingen. De FSMA richt bijgevolg ook zo’n kanaal op.

• Een melder is een natuurlijk persoon die informatie over een integriteitsschending binnen de FSMA meldt of openbaar maakt.
• Niet alleen de werknemers van de FSMA kunnen van dit intern meldingskanaal gebruikmaken om integriteitsschendingen te melden. Ook externen die op zelfstandige basis voor de FSMA werken, stagiairs, leden van het directiecomité, leden van de sanctiecommissie en van de raad van toezicht en zelfs eenieder die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers, kunnen als melder van het meldingskanaal gebruik maken.
• De gemelde informatie moet wel verkregen zijn in een werkgerelateerde context. Hiermee bedoelen we huidige of vroegere beroepsactiviteiten bij de FSMA waardoor personen informatie kunnen verkrijgen over integriteitsschendingen en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden^[1].
• Ten slotte kunnen ook personen die ondertussen hun werkrelatie met de FSMA beëindigd hebben, en personen die tijdens hun aanwervingsprocedure bij de FSMA of bij hun precontractuele onderhandelingen informatie over een integriteitsschending hebben verkregen, gebruik maken van het meldingskanaal.
• Het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren (CTR) maakt gebruik van het interne kanaal dat de FSMA heeft opgericht. Dit interne kanaal is bijgevolg beschikbaar voor personen die voor het CTR werken of gewerkt hebben.

• Via dit meldingskanaal worden zogenaamde integriteitsschendingen gemeld. Hiermee bedoelen we:
  • Een handeling of het nalaten van een handeling die een bedreiging is voor of die een schending is van het algemeen belang en die:
    • een inbreuk is op de rechtstreeks toepasbare Europese bepalingen, de wetten, de besluiten, de omzendbrieven, de interne regels en de interne procedures die van toepassing zijn op de federale overheidsinstanties en hun personeelsleden; en/ of
    • een risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van personen of voor het milieu; en/of
    • getuigt van een ernstige tekortkoming in de professionele verplichtingen of in het goede beheer van een federale overheidsinstantie;

  • Het bewust bevelen of adviseren om een integriteitsschending te begaan zoals bedoeld onder het voorgaande streepje.

    Om van een integriteitsschending te spreken zijn er dus 2 voorwaarden: (i) er moet een inbreuk zijn op één van de hierboven vermelde normen (of een aantasting van één van de hierboven vermelde beschermde belangen), en (ii) die inbreuk moet een schending van of een bedreiging voor het algemeen belang uitmaken.

    De memorie van toelichting van de Wet Integriteitsschendingen bevat, in de context van toezichthouders zoals de FSMA, de volgende toelichting omtrent het type van normen dat hiermee bedoeld wordt: 'Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om de wetgeving inzake overheidsopdrachten of inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, of beveiliging van netwerk- en informatiesystemen. Het is daarentegen niet de bedoeling dat de meldingen betrekking zouden hebben op veronderstelde tekortkomingen bij de uitoefening van hun toezichtsrol en de inhoudelijke beleidskeuzes die zij in dit verband maken. Dergelijke meldingen kunnen niet binnen het toepassingsgebied van onderhavig wetsontwerp vallen aangezien de behandeling ervan de onafhankelijkheid van de betreffende instellingen bij de uitoefening van hun toezicht in het gedrang zou brengen.'

    De memorie van toelichting verduidelijkt ook waarom de 'algemeen belang'-toets werd toegevoegd: 'om te vermijden dat de veronderstelling van elke inbreuk op een wet, besluit of reglement een veronderstelde integriteitsschending is, of als er slechts sprake is van een menselijke fout of vergissing of van een discussie over de correcte interpretatie van de regel, of als de inbreuk slechts een impact heeft op de persoonlijke situatie van de klokkenluider'. Het is, met andere woorden, niet de bedoeling dat (lichte) menselijke fouten en vergissingen of legitieme discussies over de interpretatie of toepassing van een regel als een 'integriteitsschending' beschouwd worden. Dit begrip heeft eerder betrekking op ernstige en opzettelijke fouten die het algemeen belang bedreigen.

    In geval van oprechte twijfel of een bepaalde inbreuk voldoende ernstig is om een integriteitsschending uit te maken, kan je altijd de vermoede integriteitsschending melden aan het interne meldingskanaal. Het interne meldingskanaal zal je dan inlichten indien de melding niet ontvankelijk is, of de melding onderzoeken indien deze wel ontvankelijk is. Zie hieromtrent ook ('Welke procedures zijn van toepassing op een melding?').

• Het kanaal kan echter niet gebruikt worden voor het volgende type inbreuken:
  • Pesterijen, geweld op het werk en ongewenst seksueel gedrag op het werk ten aanzien van de personen bedoeld in artikel 2, § 1, tweede lid, 1°, van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk^[1]; en
  • Discriminatie op grond van één van de beschermde criteria:
    • leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een handicap, een fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst^[2];
    • geslacht of een van de criteria gelijkgesteld met geslacht (zwangerschap, bevalling of moederschap en geslachtsverandering)^[3]; en
    • nationaliteit, een zogenaamd ras, huidskleur, afkomst of nationale of etnische afstamming^[4].

Dit doet geen afbreuk aan het feit dat discriminatie of daden van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag indruisen tegen de waarden van de FSMA, die gebaseerd zijn op het respect voor en de waardigheid en de integriteit van elke medewerker.

• De Wet Integriteitsschendingen voorziet in de bescherming van melders die aan de volgende voorwaarden voldoen:
  • zij hadden een gegronde reden om aan te nemen dat de gemelde informatie over de integriteitsschendingen op het moment van de melding juist was, en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de Wet Integriteitsschendingen viel; en
  • zij hebben intern een melding gedaan in overeenstemming met de Wet Integriteitsschendingen^[1].
• Een melder zal zijn bescherming niet verliezen om de enkele reden dat zijn te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. (zie verder ook 'Welke bescherming geniet je?').
• Als melder word je vanaf je melding beschermd tegen represailles op voorwaarde dat de melding ontvankelijk is (zie hieromtrent ook 'Wat kan je melden?'). Melders (die contactgegevens hebben achtergelaten) zullen door de dienst Interne Audit^[2] schriftelijk ingelicht worden over de aanvang van hun bescherming.
• Let wel op, als melder kan je je bescherming verliezen indien uit het onderzoek blijkt dat je (i) zelf betrokken was bij de vastgestelde integriteitsschending, of (ii) bewust onjuiste informatie hebt gemeld. Indien de bescherming van de melder om één van deze redenen wordt opgeheven, zal de dienst Interne Audit hem hiervan schriftelijk inlichten^[3].

• Natuurlijke personen die de melder bijstaan in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wier bijstand vertrouwelijk is (de zogenaamde facilitators^[1]), en derden die verbonden zijn met de melder^[2], komen ook in aanmerking voor de bescherming tegen represailles en de ondersteuningsmaatregelen (zie ook 'Welke bescherming geniet je?') indien zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder informatie over integriteitsschendingen, zoals bedoeld in de Wet Integriteitsschendingen, wou melden.
• Ook de beschuldigde (ook wel 'betrokkene' genoemd in de context van de Wet Integriteitsschendingen) wordt tijdens de melding en het onderzoek beschermd. Hoewel de beschuldigde niet tegen represailles wordt beschermd en geen ondersteuningsmaatregelen kan genieten, wordt zijn identiteit geheim gehouden en geniet hij op dit vlak dezelfde garanties als de melder (zie ook 'Welke geheimhoudingsregels gelden er?').

• Het interne meldingskanaal van de FSMA wordt beheerd door de dienst Interne Audit. De dienst Interne Audit zal in die hoedanigheid de meldingen van integriteitsschendingen ontvangen en onderzoeken. In principe neemt enkel de dienst Interne Audit kennis van de identiteit van de melder (zie verder: 'Welke geheimhoudingsregels gelden er?'). Ten slotte zal de dienst Interne Audit de melders en de andere beschermde personen ook intern bijstaan tegen represailles (zie verder: 'Welke bescherming geniet je?')

1. Anoniem melden

• De meldingen van integriteitsschendingen kunnen, indien gewenst, volledig anoniem gebeuren. Wanneer de melder geen contactgegevens achterlaat, kan de dienst Interne Audit deze persoon evenwel niet contacteren voor verdere informatie, toelichting of feedback. Indien mogelijk raden wij daarom toch aan om contactgegevens achter te laten voor de behandeling van de melding.
• Anonieme melders die later toch geïdentificeerd worden, worden ook beschermd tegen represailles.
• De meldingsprocedure waarborgt ook de geheimhouding van de identiteit van een melder die zich wel bekendmaakt. Dit geldt zowel voor iemand die zijn identiteit onmiddellijk bij de melding bekendmaakt, als voor iemand die in een later stadium besluit zijn identiteit bekend te maken (zie verder: 'Welke geheimhoudingsregels gelden er?').

1. Hoe kan je melden?

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling.

• Schriftelijke melding op papier: te richten aan FSMA, Dienst Interne audit, t.a.v. de interne auditeur Marie-Pierre Vanrumbeke, Vertrouwelijk, Congresstraat 12, 1000 Brussel.

• Fysieke ontmoeting: u maakt een afspraak met de interne auditeur Marie-Pierre Vanrumbeke  via de telefoonlijn 02/220 52 11 met uitdrukkelijke vermelding dat het om een melding van een integriteitsschending gaat. De gesprekken worden niet opgenomen. De dienst Interne Audit zal een verslag opstellen over elke melding die tijdens een fysieke ontmoeting plaatsvond. De melder kan dit schriftelijk verslag aanvullen en desgevallend opmerkingen formuleren.

1. Wat vermeld je het best in je melding?

• Een melding dient gebaseerd te zijn op een redelijk vermoeden dat een integriteitschending zich heeft voorgedaan, zich voordoet of zich zal voordoen. De melding bevat dan ook het best voldoende elementen om dit niet alleen aan te tonen, maar ook om een onderzoek van de melding mogelijk te maken.
• De meldingen moeten de dienst Interne Audit in staat stellen om de gemelde feiten te onderzoeken. De informatie moet daarom transparant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. De melder moet daartoe de feiten nauwkeurig en voldoende gedetailleerd beschrijven en zo mogelijk documenteren aan de hand van bewijsstukken die samen met de melding van de integriteitsschending worden overgemaakt. Daarom bevat een melding bij voorkeur minstens de volgende informatie:
  • de naam en de contactgegevens van de melder, tenzij de melder opteert voor de anonieme melding (in laatstgenoemd geval raden we toch ten sterkste aan om (anonieme) contactgegevens achter te laten zodat de dienst Interne Audit bijkomende informatie kan opvragen en kan bevestigen of het al dan niet om een beschermde melding gaat);
  • de aard van de werkrelatie tussen de melder en de FSMA;
  • de naam van de bij de integriteitsschending betrokken federale overheidsinstantie (indien het niet om de FSMA gaat, maar een andere federale overheidsinstantie waarmee werd samengewerkt);
  • de naam en functie van de persoon die in de melding van een integriteitsschending wordt beschuldigd,
  • de beschrijving van de integriteitsschending;
  • de datum waarop of de periode waarin de integriteitsschending zich heeft voorgedaan, zich voordoet of zich zeer waarschijnlijk zal voordoen; en
  • alle andere informatie waartoe de melder toegang heeft en die kan bijdragen tot het beoordelen van het redelijk vermoeden van de integriteitsschending.
• De dienst Interne Audit kan via de contactgegevens die de melder opgeeft, vragen om de verstrekte informatie en documenten toe te lichten, en om aanvullende informatie en documenten over te maken, tenzij de (niet-anonieme) melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd.

1. Welke procedures zijn van toepassing op een melding?

• De meldingen worden binnen de FSMA behandeld door de dienst Interne Audit. De dienst onderhoudt de contacten met de melder indien deze contactgegevens heeft achtergelaten.
• De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en beveiligd systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen de FSMA voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om de melding op te volgen en te onderzoeken.
• De dienst Interne Audit zal binnen de zeven dagen na de ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder bezorgen via de contactgegevens die de melder heeft achtergelaten, tenzij de (niet-anonieme) melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken melder informatie heeft gemeld via het meldingskanaal. Deze bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een integriteitsschending gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt, of dat het onderzoek naar de schending is begonnen.
• Personen die via een fysieke ontmoeting informatie melden, krijgen de mogelijkheid om het verslag dat van de melding is opgesteld, te corrigeren, te controleren, goed te keuren en in kopie te ontvangen.
• De dienst Interne Audit geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen met inbegrip van anonieme meldingen. De dienst Interne Audit gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na. Indien de dienst Interne Audit na haar onderzoek van de melding tot de conclusie komt dat een integriteitsschending heeft plaatsgevonden, dan:
  • zal zij de resultaten van haar onderzoek aan het directiecomité voorleggen en gepaste maatregelen voorstellen;
  • kan de dienst Interne Audit evenwel ook besluiten om aan een melding geen andere opvolging te geven dan het afronden van de procedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemelde integriteitsschending duidelijk van geringe betekenis is, of het een herhaalde melding betreft waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis bevat ten opzichte van een eerdere melding waarvoor de relevante procedures werden beëindigd.
• Indien de melding onontvankelijk is, bijvoorbeeld omdat de melding niet over een integriteitsschending maar over discriminatie of ongewenst seksueel gedrag gaat, brengt de dienst Interne Audit de melder op de hoogte van de onontvankelijkheid van de melding.
• Na het afsluiten van het onderzoek zal de melder (die contactgegevens heeft achtergelaten) ingelicht worden dat het dossier onderzocht en behandeld werd. Hierbij kan de melder (indien van toepassing) ook feedback ontvangen over de maatregelen die genomen werden om de integriteitsschending ongedaan te maken. Met feedback bedoelen we in deze context informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging. De melder zal echter wel slechts feedback ontvangen in de mate dat het beroepsgeheim en de privacywetgeving dit toelaten. Daarom zal normaal geen feedback gegeven worden over de tucht- of andere maatregelen die genomen werden ten opzichte van de persoon aan wie de integriteitsschending wordt toegeschreven, of die ermee in verband wordt gebracht.
• Indien feedback kan verschaft worden met betrekking tot een melding, dan zal de melder deze binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangen^[1]. De dienst Interne Audit zal de melder in de regel ook geen tussentijdse feedback geven over de aan de melding verleende opvolging tenzij bij afloop van de wettelijke feedbacktermijn (zie ook voetnoot 1 'Welke bescherming geniet je?').

• De Wet Integriteitsschendingen voorziet in de bescherming van melders die aan de volgende voorwaarden voldoen:
  1. zij hadden een gegronde reden om aan te nemen dat de gemelde informatie over de integriteitsschendingen op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van de Wet Integriteitsschendingen viel; en
  2. zij hebben intern of extern een melding gedaan of een openbaarmaking hebben gedaan in overeenstemming met de Wet Integriteitsschendingen.
• De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. Dit geldt ook voor personen die anoniem hebben gemeld, maar die later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles.
• Facilitators (personen die melders bijstaan in het meldingsproces en wier bijstand vertrouwelijk is) en derden die verbonden zijn met melders, komen in aanmerking voor dezelfde bescherming vanaf het moment ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van de wet viel.
• Melders die te goeder trouw een integriteitsschending melden, mogen de FSMA informatie meedelen die normaal gezien vertrouwelijk is^[1], mits zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de melding van zulke informatie noodzakelijk^[2] is voor het onthullen van een integriteitsschending. Onder dezelfde voorwaarden kan een dergelijke melding geen aanleiding geven tot burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen of tot professionele sancties, en kunnen in gerechtelijke procedures de melder en de andere beschermde personen op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld als gevolg van dergelijke meldingen van integriteitsschendingen. Melders van zulke informatie kunnen evenmin aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
• Elke vorm van represailles tegen de melder en de andere beschermde personen^[3], waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden. Elke directe of indirecte handeling of nalatigheid die in een werkgerelateerde context plaatsvindt naar aanleiding van een melding, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden wordt als een represaille beschouwd. Een represaille kan met name de volgende vormen aannemen:
  • schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of gelijkwaardige maatregelen;
  • degradatie of weigering van bevordering;
  • overdracht van taken, verandering van plaats van tewerkstelling, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
  • onthouden van opleiding;
  • negatieve prestatiebeoordeling of arbeids-referentie;
  • opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, met inbegrip van een financiële sanctie;
  • dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
  • discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
  • niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
  • niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
  • schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
  • opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de melder in de toekomst mogelijk geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
  • vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
  • intrekking van een licentie of vergunning; en
  • verwijzing naar een psychiatrische of medische behandeling.
• De melder en de andere beschermde personen die menen het slachtoffer te zijn van represailles, kunnen een klacht indienen bij de dienst Interne Audit via de kanalen die beschikbaar zijn voor een meldingen bij de Federale Ombudsman^[4] en kunnen zich tot de rechtbank wenden^[5]. De bewijslast valt ten laste van de betrokken entiteit die de benadelende maatregel heeft genomen. De melder kan de Federale Ombudsman vragen om de status van melder, met inbegrip van de datum van de melding, ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit te bevestigen. De melder kan de Federale Ombudsman eveneens om bijstand vragen ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit die betrokken is bij zijn bescherming tegen represailles.
• De melder en de andere beschermde personen^[6] die het slachtoffer worden van een represaille, kunnen een schadevergoeding vorderen overeenkomstig het contractueel of het buitencontractueel aansprakelijkheidsrecht. De Wet Integriteitsschendingen legt deze vergoeding vast tussen 18 en 26 weken loon. Deze vergoeding kan niet gecumuleerd worden met de vergoeding voor een kennelijk onredelijk ontslag. Indien het slachtoffer van een represaille echter geen beroepsactiviteit uitvoert bij de FSMA in het kader van een arbeidsovereenkomst of een ambtenarenstatuut, wordt de schadevergoeding vastgesteld op de werkelijk geleden schade. In laatstgenoemd geval moet het slachtoffer de omvang van de geleden schade wel bewijzen.
• Daarnaast hebben de melders en de andere beschermde personen^[7] ook toegang tot een aantal ondersteuningsmaatregelen, zoals (i) onafhankelijk en kosteloos advies over de rechten van de melder en de rechten van de persoon die in de melding wordt beschuldigd van een integriteitsschending; (ii) technisch advies t.a.v. elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder (in dit geval de federale ombudsman); (iii) rechtsbijstand alsook juridisch advies of andere juridische bijstand in strafrechtelijke en burgerrechtelijke procedures; (iv) ondersteuning op technisch, psychologisch, mediagerelateerd en sociaal vlak; en (v) financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures. De ondersteuning bedoeld in punten (i), (iii), (iv) en (v) wordt geboden door het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM)^[8]. Op verzoek van de beschermde persoon kan de federale ombudsman de beschermde personen bijstaan ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit, en kan de federale ombudsman in het bijzonder bevestigen dat de beschermde persoon een melding heeft gedaan overeenkomstig de Wet Integriteitsschendingen.

• De gegevens in verband met de melding van een integriteitsschending, worden binnen de FSMA enkel meegedeeld aan de personen voor wie dat noodzakelijk is om de melding te behandelen. Voor de identiteit van de melder voorziet de FSMA in nog strengere geheimhoudingsregels: in principe neemt enkel de dienst Interne Audit hiervan kennis, en doet deze dienst al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat, wanneer zij de melding van een integriteitsschending meedeelt aan de personen binnen de FSMA voor wie dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, deze mededeling niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder onthult. Enkel indien de melder hiermee instemt, kunnen ook de andere personen binnen de FSMA voor wie dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, kennisnemen van zijn identiteit. In dat geval – dus enkel indien de melder daarmee instemt – wordt de identiteit van de melder ook opgenomen in het dossier dat resulteert uit de melding van de integriteitsschending.
• De dienst Interne Audit waarborgt de geheimhouding van de melder, zelfs indien de FSMA de melding meedeelt aan een andere persoon of autoriteit (zoals het parket) in één van de uitzonderlijke gevallen die worden opgesomd in de wet. De FSMA doet in dat laatste geval al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat de mededeling aan een andere persoon of autoriteit niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder onthult. Hiervan kan enkel worden afgeweken indien de melder ermee instemt dat de FSMA zijn identiteit onthult aan een andere persoon of autoriteit, of indien de FSMA daartoe wettelijk verplicht is^[1]. Bovendien zal de FSMA, indien zij de identiteit van de melder op grond van een wettelijke verplichting moet onthullen, de melder hierover inlichten voorafgaand aan deze onthulling, tenzij die kennisgeving de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen. Deze voorafgaande kennisgeving bevat tevens een schriftelijke toelichting over de redenen voor de bekendmaking van de betreffende vertrouwelijke gegevens.
• Tenzij de melder ermee instemt, wijst de dienst Interne Audit ook elke vraag om inzage, uitleg of afschrift van informatie in het bezit van de FSMA ('bestuursdocumenten') af wanneer dit afbreuk doet aan de geheimhouding van de identiteit van de melder.
• Ten slotte ziet de dienst Interne Audit erop toe dat de identiteit van de beschuldigde wordt beschermd zolang het onderzoek loopt. Tijdens het onderzoek zijn de maatregelen ter bescherming van de identiteit van de melder ook van toepassing op de identiteit van de beschuldigde^[2].

• De FSMA treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van interne meldingen van integriteitsschendingen. Meer informatie over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door de FSMA in het kader van het interne meldingskanaal is beschikbaar in de GDPR-bijlage. In deze bijlage worden de privacyrechten tevens verder toegelicht.
• De dienst Interne Audit houdt een register bij van elke ontvangen melding van een integriteitsschending, waartoe enkel de gemachtigde personeelsleden toegang hebben. Meer info met betrekking tot dit register, zoals de bewaartermijn, is beschikbaar in de GDPR-bijlage.

• Het verschil tussen een externe en een interne melding is de ontvanger van de melding. Indien een melding van een integriteitsschending aan het externe meldingskanaal wordt gericht, spreken we van een externe melding. Voor de FSMA is het externe meldingskanaal opgericht bij de federale ombudsman.
• De personen die een melding aan het interne kanaal van de FSMA kunnen doen, kunnen zich ook rechtstreeks tot het externe meldingskanaal wenden. Melders mogen ook een melding aan het externe kanaal richten nadat zij eerst een interne melding hebben gedaan.
• De federale ombudsman is bevoegd voor:
  • het informeren over de inhoud en de toepassing van de Wet Integriteitsschendingen;
  • het ontvangen van meldingen over integriteitsschendingen;
  • de opvolging van de meldingen;
  • het binnen een redelijke termijn verstrekken van feedback aan de melder;
  • het informeren van de melder, van de personen die hebben meegewerkt aan het onderzoek, en van de voorzitter van de FSMA over het resultaat van het onderzoek; en
  • het beschermen tegen represailles.
• De federale ombudsman verschaft zelf op zijn website ook veel praktische informatie over externe meldingen. Zo kan je hier onder meer informatie terugvinden over: (i) de voorwaarden om in aanmerking te komen voor bescherming, (ii) de contactgegevens, (iii) de procedures, (iv) de geheimhoudingsregels, (v) hoe zij meldingen opvolgen, en (vi) de remedies voor en bescherming tegen represailles.
• Externe meldingen kunnen worden ingediend via het elektronisch formulier op de website van de federale ombudsman. Het extern meldingskanaal is ook telefonisch bereikbaar^[1] op het gratis nummer 0800 99 961. Per e-mail kan het externe meldingskanaal bereikt worden via: integriteit@federaalombudsman.be.

• Elk personeelslid van de FSMA en elke natuurlijke persoon of rechtspersoon kan worden gestraft met een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en met een geldboete van 600 tot 6.000 euro of met één van die straffen alleen indien hij:
  • een melding belemmert of tracht te belemmeren;
  • represailles neemt tegen personen die meewerken aan een extern onderzoek;
  • onnodige of tergende procedures aanspant tegen personen die meewerken aan een extern onderzoek; of
  • inbreuken pleegt op de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melders.

Dergelijke gedragingen kunnen ook een inbreuk vormen op artikel 1 van de deontologische code van de FSMA en artikel 76 en 106 van het arbeidsreglement van de FSMA, en kunnen eventueel aanleiding geven tot toepassing van de sancties voorzien in artikel 12 van die deontologische code en artikel 77 en 107 van dat arbeidsreglement.

• Ook misbruiken van het meldingskanaal door personen die zich als een melder voordoen kunnen worden bestraft. Melders die bewust valse informatie melden of openbaar maken, kunnen worden gestraft voor de aanranding van de eer of de goede naam van een persoon^[1].

Dergelijke gedragingen kunnen ook een inbreuk vormen op artikel 1 van de deontologische code van de FSMA en artikel 76 en 106 van het arbeidsreglement van de FSMA, en kunnen eventueel aanleiding geven tot toepassing van de sancties voorzien in artikel 12 van die deontologische code en artikel 77 en 107 van dat arbeidsreglement.

Ten slotte zal een melder zijn bescherming verliezen indien tijdens het onderzoek blijkt dat hij zelf betrokken was bij de vastgestelde integriteitsschending, of dat hij bewust onjuiste informatie heeft gemeld. Een persoon die aan het onderzoek meegewerkt heeft, maar bewust oneerlijke, niet-waarheidsgetrouwe en manifest onvolledige informatie heeft verschaft aan de onderzoekers, zal ook zijn bescherming tegen represailles verliezen.

• De FSMA treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt in het kader van interne meldingen van integriteitsschendingen. Zij verwerkt deze gegevens met het oog op het ontvangen en opvolgen van de meldingen, het nagaan van de juistheid van de in de melding gedane beweringen, het desgevallend nemen van maatregelen om de integriteitsschending aan te pakken, en de bescherming tegen represailles. De verwerking van persoonsgegevens is bijgevolg noodzakelijk voor het vervullen van de taken van algemeen belang of taken in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag, die aan de FSMA zijn toevertrouwd in de Wet Integriteitsschendingen.  

• De FSMA zamelt persoonsgegevens in van de volgende categorieën van betrokkenen^[1]:
  • de melder (tenzij het om een volledig anonieme melding gaat): het betreft met name identificatiegegevens, beroepsgegevens (bv. functie of aard van de werkrelatie tussen de melder en de FSMA) en eventuele andere persoonsgegevens die verband houden met de inhoud van de gedane melding;
  • de beschuldigde over wie een melding wordt gedaan: het betreft met name identificatiegegevens, beroepsgegevens (bv. functie), gerechtelijke gegevens (m.i.v. gegevens over strafbare feiten) en eventuele andere persoonsgegevens die aan de FSMA worden meegedeeld in het kader van de beschrijving van de integriteitsschending;
  • facilitators: het betreft met name identificatiegegevens en beroepsgegevens (bv. functie);
  • derden die verbonden zijn met de melder: het betreft met name identificatiegegevens en, in voorkomend geval, beroepsgegevens (bv. functie) en informatie over de relatie met de melder; en
  • personen die worden uitgenodigd om mee te werken aan het onderzoek: het betreft met name identificatiegegevens en beroepsgegevens (bv. functie).

  De FSMA ontvangt deze persoonsgegevens in de eerste plaats van de melder. Het is echter ook mogelijk dat de FSMA bij het onderzoek van de melding bijkomende persoonsgegevens ontvangt via de andere, hierboven vermelde personen.

• De FSMA deelt de gegevens die zij inzamelt in het kader van een melding van een integriteitsschending enkel met anderen dan de gemachtigde personen binnen de grenzen van de strikte geheimhoudingsregels die ter zake gelden (zie hierover 'Welke geheimhoudingsregels gelden er?').
• De dienst Interne Audit houdt een register bij van elke ontvangen melding van een inbreuk, waartoe enkel de gemachtigde personeelsleden toegang hebben. Alle relevante documenten met betrekking tot een onderzoek, de schriftelijke verslagen van de individuele verklaringen en de onderzoeksrapporten worden gedurende een periode van 10 jaar^[2] bijgehouden. Indien echter een gerechtelijke procedure of tuchtmaatregel tegen de beschuldigde, de melder of een andere in het dossier vermelde persoon wordt ingeleid, worden de persoonsgegevens bewaard totdat de betrokken procedures beëindigd zijn, en de termijnen om in beroep te gaan verstreken zijn.
• Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (beter bekend als 'GDPR')^[3] kunnen de melder en alle andere hierboven vermelde betrokkenen in principe een aantal rechten uitoefenen met betrekking tot hun persoonsgegevens. Zo kunnen zij de FSMA verzoeken om inzage, rectificatie of wissing van hun persoonsgegevens. Daarnaast hebben zij het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking ervan omwille van specifieke legitieme redenen, en kunnen zij in bepaalde gevallen vragen dat de verwerking van hun persoonsgegevens wordt beperkt. De melder die aan de FSMA zijn toestemming heeft gegeven om zijn identiteit bekend te maken, kan deze toestemming ook te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van die gegevens op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. 
   

  De FSMA is echter niet in alle gevallen verplicht om gevolg te geven aan verzoeken tot uitoefening van voormelde privacyrechten:

  • Sommige van die rechten hebben een zeer specifiek toepassingsgebied of zijn in de GDPR onderworpen aan speciale voorwaarden of uitzonderingen die relevant zijn in het geval van de FSMA (bv. uitzonderingen in het kader van het algemeen belang).^[4]
  • Om de vertrouwelijkheid van het onderzoek en de opvolging van de melding te waarborgen, kan de FSMA in de specifieke context van het interne meldingskanaal ook beperkingen op de volgende rechten toepassen:
    • het recht op informatie wanneer de persoonsgegevens niet van de betrokkene (zoals bedoeld in de GDPR) zelf zijn verkregen,
    • het recht op inzage in de persoonsgegevens; en
    • het recht op rectificatie.

    Voor de melder hebben deze beperkingen enkel betrekking op de opvolging van de melding. Voor andere personen zijn deze beperkingen ook toepasselijk op de melding zelf. Dit houdt concreet in dat de FSMA de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten geheel of gedeeltelijk kan weigeren of uitstellen indien de uitoefening ervan nadelig zouden zijn voor de vertrouwelijkheid van het onderzoek, de opvolging van de melding of het geheim van het onderzoek. De FSMA zal dit dossier per dossier bekijken en afwegen.

    Deze beperkingen op de rechten gelden gedurende 10 jaar, vanaf de datum van de melding. Zij hebben geen betrekking op de gegevens die losstaan van het voorwerp van het onderzoek of van de controle die de weigering of beperking van inzage rechtvaardigt.

  • Omwille van het beroepsgeheim waaraan de FSMA is gebonden, zijn bovendien bepaalde rechten uit de GDPR (zoals het recht op toegang, rectificatie en bezwaar), meer algemeen beperkt wanneer de FSMA persoonsgegevens verwerkt met het oog op de uitoefening van een aan haar toevertrouwde wettelijke opdracht, wanneer die persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen^[5].

  Indien u uw privacyrechten wenst uit te oefenen, verstuurt u een verzoek naar de dienst Interne Audit, die dit met respect voor de geheimhoudingsregels, in overleg met de DPO zal behandelen. Ten slotte kan u ook op elk ogenblik, als u meent dat uw rechten niet werden gerespecteerd, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be), of een vordering in rechte instellen bij de voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg, zetelend zoals in kort geding^[6].

• Voor algemene vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de FSMA in het kader van het interne meldingskanaal, kan u contact opnemen met de DPO (dataprotection@fsma.be).