Uitbesteding verwijst naar elk beroep dat op derden wordt gedaan voor het uitoefenen van activiteiten of het voeren van bedrijfsprocessen die eigen zijn aan de aanbieder van diensten met virtuele valuta. Er kunnen zowel diensten aan klanten worden uitbesteed als operationele functies (delegatie van een aantal commerciële activiteiten, ...), administratieve functies (boekhouding, …) en gespecialiseerde functies (IT, databeheer, compliance, veiligheid, …).
Indien de uitbesteding betrekking heeft op de activiteiten van het aanbieden van diensten met virtuele valuta, beveelt de FSMA aan dat de aanbieders deze uitbesteding organiseert met naleving van de hieronder vermelde beginselen van gezond beheer:
- De uitbesteding maakt het voorwerp uit van een specifieke beleidsbeslissing die het wettelijk bestuursorgaan heeft goedgekeurd, en die rekening houdt met de beginselen van gezond beheer, alsook van een schriftelijke overeenkomst die rekening houdt met de hieronder vermelde beheerbeginselen. In die overeenkomst wordt de verantwoordelijkheid van elke partij nauwgezet vastgelegd;
- Uitbesteding mag op geen enkele wijze afbreuk doen aan de verantwoordelijkheid van de aanbieder van diensten met virtuele valuta, noch tegenover zijn cliënten, noch tegenover de toezichthouders. Uitbesteding gebeurt onder de uitsluitende en volledige verantwoordelijkheid van de aanbieder van diensten met virtuele valuta. Die neemt de nodige maatregelen zodat hij permanent kan toezien op de uitbestede activiteiten;
- De aanbieder van diensten met virtuele valuta zorgt er ook voor te beschikken over de nodige ervaring, kennis en middelen om, nadat de activiteiten zijn uitbesteed, de goede werking en de kwaliteit ervan te kunnen opvolgen en, waar nodig, bij te sturen;
- De aanbieder van diensten met virtuele valuta voert rapporteringsregels in die op de aard van de uitbestede activiteiten en de eraan verbonden risico’s zijn afgestemd. In dat kader zorgt hij voor duidelijke communicatiemiddelen en legt hij aan de externe dienstverlener de verplichting op om alle belangrijke problemen te melden die een impact hebben op de uitbestede activiteiten;
- De aanbieder van diensten met virtuele valuta bezorgt de externe dienstverlener een gedetailleerde beschrijving van de uitbestede activiteiten, van zijn verwachtingen ter zake en van de voorwaarden die aan de uitbesteding zijn verbonden;
- De aanbieder van diensten met virtuele valuta gaat zorgvuldig en behoedzaam te werk bij het selecteren van externe dienstverleners. Hij werkt uitsluitend met externe dienstverleners die in staat zijn om de uitbestede activiteiten op afdoende wijze uit te voeren om de operationele risico’s op passende wijze te dekken en eventuele schade te vergoeden. De aanbieder van diensten met virtuele valuta zal er ook voor zorgen dat de nodige voorzorgsmaatregelen worden genomen opdat hij in staat zou zijn om de uitbestede activiteiten aan een andere externe dienstverlener over te dragen of ze opnieuw zelf uit te voeren, telkens als de continuïteit of de kwaliteit van de dienstverlening in het gedrang dreigt te komen;
- De aanbieder van diensten met virtuele valuta ziet erop toe dat de externe dienstverlener steeds over de nodige veiligheidsmaatregelen beschikt om de confidentialiteit en de integriteit van de gegevens van zijn cliënten op doeltreffende wijze te vrijwaren. De uitbestedingsovereenkomst preciseert op welke wijze de externe dienstverlener de belangrijkste veiligheids-, confidentialiteits- en reputatierisico’s dekt, welke procedures er worden gehanteerd om dit te controleren, en eventueel welke boeteclausules er gelden bij niet-naleving. Bij beëindiging van de uitbesteding, ziet de aanbieder van diensten met virtuele valuta erop toe dat alle gegevens worden teruggehaald en gewist of vernietigd bij de externe dienstverlener;
- De aanbieder van diensten met virtuele valuta zorgt ervoor dat de FSMA, met het oog op de uitoefening van haar toezichtstaken, op elk ogenblik toegang heeft tot de uitbestede activiteiten, en dat zij haar controle over deze activiteiten kan uitoefenen.