FAQ Auditors Annual Cartography (Survey CTRCSR dans FiMiS)
Quelles dispositions dois-je prendre avant de pouvoir transmettre mon Auditors Annual Cartography ?
La transmission de l’Auditors Annual Cartography s’effectue à l’aide de la plateforme de communication sécurisée FiMiS. Pour accéder à FiMiS, chaque utilisateur doit disposer d’un certificat personnel.
Les cartes Isabel et les cartes d’identité électroniques nécessitent un lecteur de cartes ;
L’utilisation de l’eID nécessite le téléchargement du logiciel eID (http://eid.belgium.be).
Un certificat est strictement personnel, c’est-à-dire que chaque utilisateur doit avoir son propre certificat.
Le certificat d’accès personnel vous est délivré par une tierce partie autorisée. Après acquisition, le certificat doit être installé sur le PC qui sera utilisé pour accéder à l’application FiMiS conformément aux recommandations du fournisseur. Pour plus d’informations, nous vous invitons à prendre contact avec le fournisseur de votre certificat.
De quelle manière puis-je accéder à la plateforme de communication sécurisée FiMiS ?
Cliquer sur le lien suivant pour accéder à FiMiS : Accéder à FiMiS
J’utilise FiMiS pour la première fois : comment dois-je procéder ?
Si vous utilisez la plateforme de communication sécurisée FiMiS pour la première fois, suivez les étapes énumérées ci-dessous.
Accéder à FiMiS
Cliquer sur le lien suivant pour accéder à FiMiS : Accéder à FiMiS
Choix d’un certificat
Si plusieurs certificats sont installés sur votre PC, le système vous demande de choisir celui que vous souhaitez utiliser.
Pour l’EID : Cliquez sur le certificat Citizen CA xxxx puis sur OK.
Pour un autre certificat : Cliquez sur le certificat puis sur OK.
Si vous utilisez une carte Isabel ou une carte d’identité électronique, il vous sera demandé d’introduire votre code.
Introduisez-le et cliquez sur OK.
Attention: il s’agit de votre code PIN ou de votre code Isabel, pas du code d’activation que vous avez reçu du Collège.
La page d’accueil sur le site portail de la FSMA
Après l’étape 2, vous êtes identifié(e) comme possédant un certificat valide.
Un écran s’ouvre ensuite pour vous permettre de choisir la langue dans laquelle vous souhaitez travailler. Celle-ci peut encore être modifiée ultérieurement. Si cet écran n’apparaît pas, cela signifie que l’installation du certificat s’est mal déroulée. Prenez dans ce cas contact avec le Service Desk de la FSMA (+32 2 220 53 88 of fimis@fsma.be).
Le choix de la langue détermine la langue dans laquelle vous souhaitez travailler. Celle-ci peut encore être modifiée ultérieurement.
Complétez l’écran « Enregistrement de votre profil d’utilisateur » en introduisant vos données d’identification. Cette opération n’est requise qu’une seule fois. Cliquez sur « Register ». L’application FiMiS est ensuite lancée.
La page de log-on
Lors de la première connexion à l’application FiMiS, vous devez introduire le code d’activation que le Collège vous a transmis.
Cette identification est alors couplée automatiquement par nos soins au certificat que vous utilisez de manière à ce qu’à la prochaine utilisation, l’identification par code d’activation soit superflue.
Vous obtenez alors la page d'accueil de l’application FiMiS.
Exemple :
Utilisation ultérieure
Seules les étapes 1 et 2 sont nécessaires pour obtenir la page d’accueil de l’application FiMiS.
J’ai changé de certificat (nouvelle carte d’identité ou autre) depuis ma dernière connexion à FiMiS : que faire ?
Si vous avez changé de certificat ou si vous avez reçu une nouvelle carte d’identité depuis votre dernière connexion à l’application FiMiS, vous devez demander un nouveau code d’activation au Collège (info@ctr-csr.be).
Lors de votre connexion à l’application FiMiS, vous devez introduire le nouveau code d’activation que le Collège vous a transmis.
Page de log-on
Cette identification est alors couplée automatiquement par nos soins au certificat que vous utilisez de manière à ce qu’à la prochaine utilisation, l’identification par code d’activation soit superflue.
Vous obtenez alors la page d'accueil de l’application FiMiS.
Exemple :
Que puis-je trouver comme informations dans l’écran « My eDossier » ?
L'écran « My eDossier » vous donne un aperçu des dossiers auxquels vous avez accès et quelques informations clés sur ces dossiers.
Cet écran est organisé en 2 volets :
Dossiers : toutes les entités pour lesquelles vous avez été désigné(e) comme personne de contact;
Surveys : toutes les obligations de reporting de ces entités.
My eDossier
Une Survey (enquête) est une obligation de reporting pour une entité contrôlée.
La fonction « Filtres rapides » vous permet soit de visualiser l’ensemble des Surveys, soit de limiter la visualisation à un seul type de Surveys pour lesquelles vous avez été désigné(e) comme personne de contact.
Une Survey est caractérisée par les informations suivantes :
Dossier : il s’agit du réviseur d’entreprises (personne physique ou cabinet de révision) concerné par le reporting.
Survey : il s’agit du code des Surveys, en l'occurrence CTRCSR (c’est-à-dire l’Auditors Annual Cartography).
Lifecycle : cette notion traduit l'état d'avancement du reporting. Deux valeurs sont possibles:
Open : la Survey est ouverte et peut être complétée ;
Closed : la Survey est fermée et ne peut plus être modifiée.
State : cette notion traduit l'état du reporting. Les valeurs possibles sont :
Initial : la Survey est vierge, aucune donnée n'a encore été introduite;
Error : des erreurs (critiques) subsistent dans les données introduites dans une ou plusieurs sections de la Survey. Tant que ces erreurs ne sont pas corrigées, la Survey ne peut pas être transmise (submit) ;
Ok : toutes les données introduites dans l'ensemble des sections satisfont aux règles de validation.
Period : il s'agit de la période sur laquelle porte le reporting.
Date d’échéance : il s’agit de la date ultime pour soumettre les données de la Survey.
Comme vous le voyez, la Survey CTRCSR est divisée en quatre sections :
Section 1 : Identification du déclarant
Section 2 : Composition du déclarant
Section 3 : Activités du déclarant
Section 4 : Procédures judiciaires, disciplinaires et/ou administratives en cours
Chaque section est caractérisée par les informations suivantes :
State : cette notion traduit l'état du reporting. Les valeurs possibles sont :
Initial : la section est vierge, aucune donnée n'a encore été introduite ;
Error : des erreurs (critiques) subsistent dans les données de la section.Tant que ces erreurs ne sont pas corrigées, la Survey ne peut pas être transmise (submit) ;
Ok : toutes les données introduites dans la section satisfont aux règles de validation.
Period : il s'agit de la période sur laquelle porte le reporting.
Date d'échéance : il s'agit de la date ultime pour soumettre les données de la Survey.
Reçu : il s’agit de la date à laquelle les données de la section concernée ont été introduites.
Comment dois-je procéder pour encoder mes données manuellement dans l’Auditors Annual Cartography ?
La saisie des données dans l’application en ligne FiMiS peut être réalisée de deux manières : soit via une entrée manuelle, soit via le téléchargement d’un fichier XML.
Pour encoder les données manuellement, via un formulaire interactif de saisie, procédez comme indiqué ci-dessous.
Vous vous trouvez sur la page internet « My eDossier ». Cliquez sur la Survey ou directement sur la section souhaitée dans la liste des Surveys.
L'écran « Surveys » s'ouvre et affiche la liste des questions de la première section de la Survey sélectionnée. Vous devez ensuite entrer les informations demandées. La liste des sections est toujours disponible dans le panneau de gauche.
Dans chaque Section, seules les cellules entourées par un cadre sont des cellules ouvertes à la saisie. Les autres cellules sont verrouillées. Pour vous déplacer au sein d'une Section (tableau), utilisez au choix la souris ou la touche « Tab ». Les informations à introduire peuvent être de différents types :
Les montants : tous les montants peuvent être positifs ou négatifs et sont toujours affichés avec deux chiffres derrière la virgule. Pour l'encodage de décimales, il faut utiliser la virgule reprise sur le clavier alphanumérique. La touche "virgule" du clavier numérique représente un séparateur de milliers que vous pouvez utiliser ou non lors de la saisie des données ;
Les nombres : les nombres sont toujours positifs. Pour l'encodage de décimales, il faut utiliser la virgule reprise sur le clavier alphanumérique. La touche "virgule" du clavier numérique représente un séparateur de milliers que vous pouvez utiliser ou non lors de la saisie des données ;
Les pourcentages : les pourcentages doivent être exprimés de la manière suivante : 7,2 correspond à 7,20 %. Les pourcentages peuvent être positifs ou négatifs et sont toujours affichés avec deux chiffres derrière la virgule. Pour l'encodage de décimales, il faut utiliser la virgule reprise sur le clavier alphanumérique ;
Les chaines de caractères (string)
Les booléens : les booléens ont deux valeurs possibles : Oui ou Non.
Les listes de valeurs : Il s'agit de listes dans lesquelles l'utilisateur doit sélectionner une valeur particulière. Nous en distinguons de deux types :
Les listes fermées : L'utilisateur doit obligatoirement choisir une valeur dans la liste prédéfinie;
Les listes ouvertes : L'utilisateur peut choisir une valeur dans la liste prédéfinie, mais si aucune valeur ne convient, il peut en introduire une nouvelle. Ce type de liste n'est pas applicable pour le reporting actuel.
N’oubliez surtout pas de valider vos données et de les sauvegarder pour pouvoir clôturer votre Survey correctement. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la FAQ correspondante.
Comment dois-je procéder pour encoder mes données dans l’Auditors Annual Cartography en téléchargeant un fichier XML ?
La saisie des données dans l’application en ligne FiMiS peut être réalisée de deux manières : soit via une entrée manuelle, soit via le téléchargement d’un fichier XML.
Si les informations demandées dans la Survey peuvent être directement extraites de votre système d'information, il est possible d'utiliser un format XML standard pour alimenter la Survey CTRCSR.
Remarques :
Le fichier XML doit répondre aux spécifications décrites dans le Protocole de transmission XML qui se trouve en Annexe 1 du document FiMiS User Guide for CTRCSR Surveys.
Étappe 3 :Sous « Dossier » : sélectionnez l’entité pour laquelle vous importez les données.
Étappe 4 :Sélectionner le fichier XML dans vos fichiers.
Étappe 5 :Cliquez sur la case UPLOAD. Les informations téléchargées par ce biais sont automatiquement sauvées et validées.
N’oubliez surtout pas de clôturer votre Survey correctement. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la FAQ correspondante.
Si vous avez besoin d’aide concernant l’importation de données à l’aide d’un fichier XML, nous vous invitons à prendre contact avec votre support IT. Le Collège ne fournit pas d’assistance à cet égard.
Puis-je réutiliser les données du « Détail des missions de contrôle légal des comptes » que j’ai déjà encodées l’année passée dans mon Auditors Annual Cartography ?
Oui. L’application FiMiS permet de télécharger certaines données que le déclarant a encodées et soumises lors du reporting portant sur l’année civile précédente. En ce qui concerne la Survey CTRCSR, il s’agit des données du chapitre « Détail des missions de contrôle légal des comptes ».
Pour télécharger les données susvisées, il suffit de cliquer dans le menu à gauche de l’écran sur l’action « Load Last Approved Survey ».
Load Last Approved Survey
Le message générique suivant apparaît : « Cette action supprimera toutes les valeurs de la Survey. Êtes-vous sûr ? ». Cliquez sur OK.
En ce qui concerne la Survey CTRCSR, seules les données du chapitre « Détail des missions de contrôle légal des comptes » seront téléchargées. Les données que le déclarant aurait déjà encodées dans d’autres sections de la Survey en cours ne seront pas affectées par cette action (ni effacées, ni écrasées).
Puis-je rapporter en un clic qu’une section entière est vide (Nihil) ?
Oui, l’application FiMiS permet de rapporter qu’une section entière est vide (Nihil) en un clic. Pour ce faire, le déclarant doit cocher la case « Nihil » qui se trouve au début de la section concernée.
Lorsque l’option « Nihil » est disponible, elle s’affiche en haut de la section concernée. En cochant l’option « Nihil », le déclarant confirme qu’il n’a rien à déclarer pour l’ensemble des chapitres de la ou des sections concernées.
Avant de soumettre votre Survey, vous devez valider et sauvegarder les données. Il suffit pour ce faire de cliquer sur Valider & Enregistrer ou sur Suivant.
Valider & Enregistrer : pour sauvegarder et valider l'information. La validation s'effectue toujours sur l'ensemble du reporting. Dans ce contexte, l'ensemble des sections est considéré comme un tout. Que les informations soient valides ou non, elles sont systématiquement sauvegardées.
Suivant : pour sauvegarder et valider l'information et passer à la section suivante.
En cas d'erreur de validation ou d'avertissement, une indication ‘Validation report ’ apparaît en rouge. Vous pouvez consulter et imprimer le détail des erreurs ou des avertissements.
Lorsque vous avez introduit toutes les informations de chaque section de la Survey, il faut encore approuver et clôturer le reporting. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Submit the Survey dans le panneau de gauche.
Cette action n'est possible que si vos réponses à la Survey satisfont à toutes les règles de validation générant une erreur.
Après la clôture du reporting, il n'est plus possible de modifier ce reporting (sauf demande expresse et motivée adressée au Collège).
Puis-je exporter les données de mon Auditors Annual Cartography ?
Oui, l’application FiMiS vous permet d’exporter à tout moment les données relatives à une Survey dans un fichier PDF.
La marche à suivre est la suivante : dans le volet SURVEYS, identifiez la rubrique « Actions » dans le menu à gauche de votre écran et cliquez sur « Export Survey to PDF ». Le fichier souhaité apparaît en bas à gauche de votre écran. Ce fichier peut être ensuite sauvegardé ou imprimé par vos soins.
Aussi longtemps que vous êtes inscrit dans le registre public, vous conservez un accès à vos données via l’application FiMis.
