FAQ Auditors Annual Cartography (Survey CTRCSR dans FiMiS)

Les réviseurs d’entreprises personnes physiques et les cabinets de révision inscrits au registre public doivent compléter la cartographie, y compris les réviseurs d’entreprises personnes physiques et les cabinets de révision n’ayant exercé aucune activité professionnelle en nom propre et pour leur propre compte au cours de l’année civile faisant l’objet de l’exercice de collecte d’informations. 

Les réviseurs d’entreprises inscrits au registre public en qualité de « réviseur d’entreprises temporairement empêché » sont dispensés de compléter la cartographie. 

Une activité professionnelle facturée à un client est considérée comme une activité en nom propre et pour le compte du réviseur d’entreprises personne physique ou du cabinet de révision qui a émis la facture. Un réviseur d’entreprises personne physique ou un cabinet de révision qui exerce une telle activité devra renseigner les montants facturés sous les questions relatives aux « missions révisorales et non révisorales » du chapitre 3.1 de la cartographie.

Les exemples suivants illustrent l’application de ce principe. 

Exemple 1 : Le réviseur d’entreprises personne physique A1 exerce son activité professionnelle en son nom et pour son propre compte. 

Dans ce cas, A1 indique dans sa propre cartographie les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle qu’il a exercée en son nom et pour son propre compte, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales afférentes à son activité professionnelle. 

Exemple 2 : Le cabinet de révision B1 exerce son activité professionnelle en son nom et pour son propre compte. Il est représenté par les réviseurs d’entreprises personnes physiques A11 et A12 dans l’exercice de ses missions.

Dans ce cas, B1 indique dans sa propre cartographie les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle qu’il a exercée en son nom et pour son propre compte, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales afférentes à son activité professionnelle. 

S’ils travaillent exclusivement au nom et pour le compte de B1, les réviseurs A11 et A12 peuvent utiliser l’option Nihil à la section 3 de leur propre cartographie. Pour plus d’informations concernant l’option Nihil, nous vous invitons à consulter la FAQ correspondante.

Une activité professionnelle facturée à un réviseur d’entreprises personne physique ou à un cabinet de révision inscrit au registre public n’est pas considérée comme une activité en nom propre et pour le compte du réviseur d’entreprises personne physique ou du cabinet de révision qui a émis la facture. Une telle activité devra être reprise sous les questions relatives aux « missions révisorales et non révisorales effectuées pour d’autres réviseurs d’entreprises » des chapitres 3.1 et 3.3 de la cartographie.

Les exemples suivants illustrent l’application de ce principe. 

Exemple 3 : Le réviseur d’entreprises personne physique A2 ou le cabinet de révision B2 exerce son activité professionnelle en sous-traitance pour un autre réviseur d’entreprises personne physique ou un autre cabinet de révision inscrit au registre public hors de son réseau. 

Dans ce cas, A2 ou B2 indique dans sa propre cartographie les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle qu’il a exercée en sous-traitance, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales effectuées pour d’autres réviseurs d’entreprises hors du réseau qui sont afférentes à l’activité concernée. 

Exemple 4 : Le cabinet de révision B3 est une société dite de management. B3 exerce son activité professionnelle exclusivement en tant que représentant d’un autre cabinet de révision inscrit au registre public, à savoir le cabinet de révision B4. 

Dans ce cas, B3 indique dans sa propre cartographie les montants qu’il a facturés à B4, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales effectuées pour d’autres réviseurs d’entreprises au sein du réseau qui sont afférentes à l’activité concernée.

Un réviseur d’entreprises personne physique ou un cabinet de révision peut exercer son activité professionnelle en partie en son nom et pour son propre compte et en partie au nom et pour le compte d’un autre réviseur d’entreprises personne physique ou d’un autre cabinet de révision.

Les exemples suivants illustrent l’application de ce principe. 

Exemple 5 : Le cabinet de révision B5 exerce son activité professionnelle en partie en son nom et pour son propre compte et en partie en sous-traitance pour un autre cabinet de révision inscrit au registre public, à savoir le cabinet de révision B6. 

Dans ce cas, B5 indique dans sa propre cartographie :

• les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle qu’il a exercée en son nom et pour son propre compte, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales afférentes à l’activité concernée et ;
• les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle qu’il a exercée en sous-traitance pour B6, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales effectuées pour d’autres réviseurs d’entreprises qui sont afférentes à l’activité concernée. 

Exemple 6 : Le réviseur d’entreprises personne physique A3 exerce son activité professionnelle en partie en son nom et pour son propre compte et en partie en tant que représentant permanent du cabinet de révision B7. Le réviseur A3 facture à ses clients l’activité professionnelle qu’il a exercée en son nom et pour son propre compte. Le cabinet B7 facture à ses clients l’activité professionnelle exercée en son nom et pour son propre compte par le réviseur A3. 

Dans ce cas, A3 indique dans sa propre cartographie uniquement les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle qu’il a exercée en son nom et pour son propre compte, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales qui sont afférentes à l’activité concernée.

B7 indique dans sa propre cartographie les montants qu’il a facturés pour l’activité professionnelle exercée en son nom et pour son propre compte par A3, sous les questions relatives aux missions révisorales et non révisorales qui sont afférentes à l’activité concernée. 

La transmission de l’Auditors Annual Cartography s’effectue sur la plateforme de communication sécurisée FiMiS :  Accéder à FiMis .

Deux méthodes d’authentification vous sont proposées :

• CSAM : authentification via la plateforme CSAM et itsme® ou un lecteur de cartes eID
• CERTIFICAT : authentification au moyen d’un certificat GlobalSign ou Isabel

En choisissant l’authentification via CSAM, vous êtes redirigé vers la plateforme CSAM (voir https://sma-help.bosa.belgium.be/fr) qui permet de s’identifier en ligne avec un lecteur de cartes eID ou via itsme®.

En choisissant l’authentification via CERTIFICAT, une fenêtre de dialogue vous présente la liste des certificats valides installés sur votre ordinateur. Les certificats suivants sont acceptés :

• Un certificat PersonalSign 3 Pro de GlobalSign (voir https://shop.globalsign.com/fr/services-du-gouvernement-belge pour plus d’informations);
• Une smartcard Isabel 6 (voir https://www.isabel.eu/fr/multibanking/egovernment.html pour plus d’informations).

Le certificat doit être installé sur l'ordinateur qui sera utilisé pour accéder à FiMiS. Cette installation doit s’effectuer conformément aux recommandations du fournisseur. Pour plus d'informations, veuillez consulter le site web susmentionné du fournisseur du certificat choisi.

Le certificat est personnel, c'est-à-dire que chaque personne souhaitant accéder à FiMiS doit disposer de son propre certificat personnel.

Vous trouverez davantage d’informations concernant la procédure de connexion à FiMiS dans ce guide pratique «  User Guide for Strong Authentication  ».

Cliquer sur le lien suivant pour accéder à FiMiS : Accéder à FiMiS

Si vous utilisez la plateforme FiMiS pour la première fois, suivez les instructions concernant la procédure de connexion reprises dans ce guide pratique «  User Guide for Strong Authentication  ».

Si vous vous êtes déjà enregistré précédemment dans FiMiS mais utilisez votre nouvelle eID pour la première fois, vous devez choisir la seconde option ci-dessous pour associer votre nouvelle eID à votre compte utilisateur existant.

Il vous est ensuite demandé de compléter et confirmer votre adresse e-mail, afin que nous puissions lier votre clé numérique CSAM à votre compte utilisateur existant.

Si la combinaison des nom et prénom extraits de votre eID et de l’adresse e-mail renseignée vous identifie déjà au sein de nos systèmes, vous recevrez un message vous indiquant qu’un e-mail a été envoyé à cette adresse e-mail vous demandant de confirmer que celle-ci est encore active et joignable.

Cliquez sur le lien dans l’e-mail pour confirmer l’ajout de votre clé numérique CSAM à votre compte. Attention, ce lien n’est valable que pendant 24 heures.

Connectez-vous ensuite à nouveau à FiMiS.

Si vous vous êtes déjà enregistré précédemment dans FiMiS mais utilisez un nouveau certificat pour la première fois, vous devez choisir la seconde option ci-dessous pour associer votre nouveau certificat à votre compte utilisateur existant.

Il vous est ensuite demandé de compléter et confirmer votre adresse e-mail, afin que nous puissions lier manuellement votre nouveau certificat à votre compte utilisateur existant.

Si la combinaison des nom et prénom extraits du certificat et de l’adresse e-mail renseignée vous identifie déjà au sein de nos systèmes, vous recevrez un message vous indiquant que votre demande d’association du certificat au compte utilisateur existant sera examinée sous peu par nos services.

Après approbation, vous recevrez à l’adresse e-mail renseignée un message vous informant que votre certificat est désormais enregistré et peut être utilisé pour se connecter.

Connectez-vous ensuite à nouveau à FiMiS.

L'écran « My eDossier » vous donne un aperçu des dossiers auxquels vous avez accès et quelques informations clés sur ces dossiers.

Cet écran est organisé en 2 volets :

• Dossiers : toutes les entités pour lesquelles vous avez été désigné(e) comme personne de contact;
• Surveys : toutes les obligations de reporting de ces entités.

My eDossier

Une Survey (enquête) est une obligation de reporting pour une entité contrôlée.

La fonction « Filtres rapides » vous permet soit de visualiser l’ensemble des Surveys, soit de limiter la visualisation à un seul type de Surveys pour lesquelles vous avez été désigné(e) comme personne de contact.

Une Survey est caractérisée par les informations suivantes :

• Dossier : il s’agit du réviseur d’entreprises (personne physique ou cabinet de révision) concerné par le reporting.
• Survey : il s’agit du code des Surveys, en l'occurrence CTRCSR (c’est-à-dire l’Auditors Annual Cartography).
• Lifecycle : cette notion traduit l'état d'avancement du reporting. Deux valeurs sont possibles:
  • Open : la Survey est ouverte et peut être complétée ;
  • Closed : la Survey est fermée et ne peut plus être modifiée.
• State : cette notion traduit l'état du reporting.  Les valeurs possibles sont :
  • Initial : la Survey est vierge, aucune donnée n'a encore été introduite;
  • Error : des erreurs (critiques) subsistent dans les données introduites dans une ou plusieurs sections de la Survey. Tant que ces erreurs ne sont pas corrigées, la Survey ne peut pas être transmise (submit) ; 
  • Ok : toutes les données introduites dans l'ensemble des sections satisfont aux règles de validation.
• Period : il s'agit de la période sur laquelle porte le reporting.
• Date d’échéance : il s’agit de la date ultime pour soumettre les données de la Survey.

Comme vous le voyez, la Survey CTRCSR est divisée en cinq sections :

• Section 1 : Identification du déclarant
• Section 2 : Composition du déclarant
• Section 3 : Activités du déclarant
• Section 4 : Procédures judiciaires, disciplinaires et/ou administratives en cours
• Section 5 : Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Chaque section est caractérisée par les informations suivantes :

• State :  cette notion traduit l'état du reporting.  Les valeurs possibles sont :
  • Initial : la section est vierge, aucune donnée n'a encore été introduite ;
  • Error : des erreurs (critiques) subsistent dans les données de la section.Tant que ces erreurs ne sont pas corrigées, la Survey ne peut pas être transmise (submit) ;
  • Ok : toutes les données introduites dans la section satisfont aux règles de validation.
• Period : il s'agit de la période sur laquelle porte le reporting.
• Date d'échéance : il s'agit de la date ultime pour soumettre les données de la Survey.
• Reçu : il s’agit de la date à laquelle les données de la section concernée ont été introduites.

Pour compléter les informations via un formulaire interactif de saisie, cliquez sur la Survey ou directement sur la section désirée et complétez les informations demandées.

Une fois la Survey ouverte, il n'est pas nécessaire de revenir à l'écran précédent pour changer de section. La liste des sections est toujours disponible dans le panneau de gauche.

Dans chaque section, seules les cellules encadrées sont accessibles pour la saisie. Les autres cellules sont verrouillées et contiennent des formules (généralement des champs avec des (sous-)totaux). Les montants calculés n'apparaissent qu'après avoir effectué l'opération « Validate & Save ». Vous pouvez naviguer dans une section avec la souris ou la touche de tabulation.

Les informations à saisir peuvent être de différents types :

• Montants : les montants peuvent être positifs ou négatifs et sont indiqués avec des décimales^[1] ;
• Nombres : les nombres sont toujours des nombres positifs ;
• Pourcentages : les pourcentages doivent être saisis de la manière suivante : 7,2 correspond à 7,20 %. Les pourcentages peuvent être positifs ou négatifs et sont toujours indiqués avec deux décimales ;
• Texte ou chaîne de caractères
• Date
• Booléens : les booléens ont deux valeurs possibles : Yes ou No ;
• Liste de sélection : l'utilisateur sélectionne une valeur dans la liste. La Survey CTRCSR ne propose que des listes fermées : vous devez sélectionner une valeur existante dans la liste.

N’oubliez surtout pas de valider vos données et de les sauvegarder pour pouvoir clôturer votre Survey correctement. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la FAQ correspondante.
 

Si les informations demandées peuvent être extraites directement de votre système d'information, vous pouvez les placer dans un format XML standard pour alimenter la Survey CTRCSR. Le fichier XML doit être conforme aux spécifications décrites au chapitre 6 du FiMiS User Guide for CTRCSR Surveys.

Le déclarant est identifié par :

• soit son numéro BCE :

Exemple : <From declarerType="KBO">0100200300</From>

• soit son code IRE (seulement pour les personnes physiques) :

Exemple : <From declarerType="IBR-IRE">A00000</From>

Dans la partie gauche de la page, cliquez sur « XML File », sélectionnez la survey et le dossier, puis cliquez sur l'icône de fichier bleue dans le champ « Filename » pour sélectionner le fichier XML.

Après avoir sélectionné le fichier souhaité, cliquez sur « Upload » pour le télécharger.

Si des erreurs de format sont détectées lors de l’import de votre fichier XML, un rapport de traitement du fichier apparaît sous l’option « Traitement des fichiers » (file exchange) dans la partie gauche de la page. 

Une fois les erreurs de format corrigées dans votre fichier XML, téléchargez à nouveau le fichier corrigé. Si toutes les erreurs de format ont été corrigées, le statut « Ok » s’affiche rapport de traitement du fichier et vos données sont chargées dans l’application.

Les informations ainsi chargées sont automatiquement sauvegardées et validées.

L'option d’encodage manuel des données vous permet de consulter les éventuelles erreurs de validation et de modifier les données (voir le chapitre 5.1. du FiMiS User Guide for CTRCSR Surveys).

N’oubliez surtout pas de valider vos données et de les sauvegarder pour pouvoir clôturer votre Survey correctement. Pour plus d’informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter la FAQ correspondante.

Voici 4 règles importantes qui causent une grande majorité des problèmes en cas de non-respect. Ces règles font partie des règles de validation pour le téléchargement des données dans FiMiS au moyen d’un fichier XML, qui structurent les données et sans lesquelles les données chargées ne sont pas exploitables.

Règle de validation 1 : Chaque année, vous devez impérativement mettre à jour dans votre fichier XML la date de clôture de l’année civile faisant l’objet de l’exercice de collecte d’informations. 

Par exemple, <Report code="CTRCSR" date="2024-12-31">

Règle de validation 2 : Lorsqu'une question requiert une réponse de type VALLIST, vous devez impérativement vous référer aux CODES_VALLIST qui sont renseignés dans le Manuel d'utilisation de l'Auditors Annual Cartography. 

Par exemple, pour la question 1130, la question 2210, colonnes 030 et 040, la question 3200/3210, colonnes 050 et 051 ou la question 3410, colonne 050.

Règle de validation 3 : Lorsque vous introduisez un CODE_VALLIST comme réponse à une question, celui-ci doit être strictement conforme à celui repris dans le Manuel d'utilisation de l'Auditors Annual Cartography et ne pas être précédé ou suivi d'un espace. 

Par exemple, sous la question 3200, colonne 010, le numéro d'entreprise du client se compose de 10 positions numériques et commence par 0 ou 1. Il ne faut pas insérer de point entre les centaines, car ces points sont considérés par FiMiS comme des positions supplémentaires (caractères/signes).

Un autre exemple, sous la question 3200, colonne 220, le CODE_VALLIST « Nhl » se compose de 3 positions alphabétiques (ni plus ni moins). Il ne peut pas être précédé ou suivi d'un espace, car ces espaces sont considérés comme des positions supplémentaires (caractères/signes).

Règle de validation 4 : En ce qui concerne les totaux, il est préférable de ne pas indiquer de réponse dans le fichier d'import XML. Si vous indiquez un total dans le fichier, FiMiS recalculera celui-ci après l'import du fichier XML et l'application des règles de validation. 

Si le total calculé par FiMiS (jusqu’à 10 décimales) ne correspond pas exactement à celui que vous avez calculé et encodé manuellement dans la survey, il se peut que cela génère un message d’erreur.

Par exemple, le total calculé par FiMiS sous la question 3230, colonne 140 doit correspondre au montant renseigné manuellement à la question 3000, colonne 010.

Les règles susvisées font partie des informations importantes contenues dans le Manuel d’utilisation de l’Auditors Annual Cartography et dans le FiMiS User Guide for CTRCSR Surveys : leur lecture est un must !

Oui. L’application FiMiS permet de télécharger certaines données que le déclarant a encodées et soumises lors du reporting portant sur l’année civile précédente. En ce qui concerne la Survey CTRCSR, il s’agit des données du chapitre « Détail des missions de contrôle légal des comptes ».

Pour télécharger les données susvisées, il suffit de cliquer dans le menu à gauche de l’écran sur l’action « Load Last Approved Survey ».

Load Last Approved Survey

Le message générique suivant apparaît : « Cette action supprimera toutes les valeurs de la Survey. Êtes-vous sûr ? ». Cliquez sur OK.

En ce qui concerne la Survey CTRCSR, seules les données du chapitre « Détail des missions de contrôle légal des comptes » seront téléchargées. Les données que le déclarant aurait déjà encodées dans d’autres sections de la Survey en cours ne seront pas affectées par cette action (ni effacées, ni écrasées).

Oui, l’application FiMiS permet de rapporter qu’une section entière est vide (Nihil) en un clic. Pour ce faire, le déclarant doit cocher la case « Nihil » qui se trouve au début de la section concernée.

Lorsque l’option « Nihil » est disponible, elle s’affiche en haut de la section concernée. En cochant l’option « Nihil », le déclarant confirme qu’il n’a rien à déclarer pour l’ensemble des chapitres de la ou des sections concernées.

Avant de soumettre votre Survey, vous devez valider et sauvegarder les données. Il suffit pour ce faire de cliquer sur Valider & Enregistrer ou sur Suivant.

• Valider & Enregistrer : pour sauvegarder et valider l'information. La validation s'effectue toujours sur l'ensemble du reporting. Dans ce contexte, l'ensemble des sections est considéré comme un tout. Que les informations soient valides ou non, elles sont systématiquement sauvegardées.
• Suivant : pour sauvegarder et valider l'information et passer à la section suivante.

En cas d'erreur de validation ou d'avertissement, une indication ‘Validation report ’ apparaît en rouge. Vous pouvez consulter et imprimer le détail des erreurs ou des avertissements.

Lorsque vous avez introduit toutes les informations de chaque section de la Survey, il faut encore approuver et clôturer le reporting. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Submit the Survey dans le panneau de gauche.

Cette action n'est possible que si vos réponses à la Survey satisfont à toutes les règles de validation générant une erreur.

Après la clôture du reporting, il n'est plus possible de modifier ce reporting (sauf demande expresse et motivée adressée au Collège).

Oui, l’application FiMiS vous permet d’exporter à tout moment les données relatives à une Survey dans un fichier PDF.

La marche à suivre est la suivante : dans le volet SURVEYS, identifiez la rubrique « Actions » dans le menu à gauche de votre écran et cliquez sur « Export Survey to PDF ». Le fichier souhaité apparaît en bas à gauche de votre écran. Ce fichier peut être ensuite sauvegardé ou imprimé par vos soins.

Aussi longtemps que vous êtes inscrit dans le registre public, vous conservez un accès à vos données via l’application FiMis.