College van toezicht op de bedrijfsrevisoren

Voortdurend de auditkwaliteit versterken 

Home

FAQ’s Auditors Annual Cartography (CTRCSR Survey in FiMiS)

  • Welke voorbereidingen moet ik treffen vooraleer ik mijn Auditors Annual Cartography kan indienen?

    Het indienen van de Auditors Annual Cartography gebeurt met behulp van het beveiligd communicatieplatform FiMiS. Om toegang te verkrijgen tot FiMiS moet elke gebruiker over een persoonlijk certificaat beschikken.

    U hebt daarvoor de keuze uit de volgende opties:

    Opgelet:

    • Voor uw Isabel-kaart en uw e-ID hebt u een kaartlezer nodig;
    • Voor uw e-ID moet u de e-ID software downloaden (http://eid.belgium.be).

    Een certificaat is strikt persoonlijk, wat betekent dat elke gebruiker een eigen toegangscertificaat moet hebben.

    Het persoonlijk toegangscertificaat wordt u toegekend door een daartoe gemachtigde derde partij. Als u het certificaat eenmaal hebt aangekocht, moet u het installeren op de pc waarop u FiMiS gaat gebruiken. Volg hiervoor de instructies van de verstrekker. Wenst u hierover meer informatie, dan kan u terecht bij de verstrekker van het certificaat.

  • Op welke wijze krijg ik toegang tot het beveiligd communicatieplatform FiMiS?

    Klik op de volgende link om toegang te krijgen tot FiMiS: Toegang tot FiMiS

  • Ik gebruik FiMiS voor het eerst: hoe ga ik te werk?

    Wanneer u het beveiligd communicatieplatform FiMiS voor het eerst gebruikt, volgt u de hierna weergegeven stappen.

    1. Toegang tot FiMiS

      Klik op de volgende link om toegang te krijgen tot FiMiS: Toegang tot FiMiS

    2. Keuze van het toegangscertificaat

      Als er op uw pc verschillende certificaten zijn geïnstalleerd, vraagt het systeem welk toegangscertificaat u wilt gebruiken:

      • uw e-ID: klik op het certificaat Citizen CA xxxx en vervolgens op OK;
      • een ander certificaat: klik op het certificaat en vervolgens op OK.
      Scherm dat toont : Select a Certificate met Example XXX and YYY

       Als u uw Isabel-kaart of e-ID gebruikt, vraagt het systeem u om uw code in te geven.

      Een scherm toont: Microsoft Smart Card Provider waar u uw PIN kan ingeven

       

      Tik uw code in en klik op OK.

      Opgelet: u moet uw PIN-code of Isabel-code ingeven, niet de activatiecode die het College u heeft bezorgd.

    3. Homepage op de FSMA-portaalsite

      Na stap 2 bent u geïdentificeerd als gebruiker met een geldig toegangscertificaat.

      De pagina om uw taalkeuze te bevestigen, verschijnt. De taalkeuze bepaalt de taal waarin u zal werken. U kan deze later nog wijzigen. Als deze pagina niet verschijnt, is er iets fout gelopen bij de installatie van het certificaat. Neem in voorkomend geval contact op met de Service Desk van de FSMA
      (+32 2 220 53 88 of fimis@fsma.be).
       

      Pagina die de taalkeuzes toont: Kies uw taal, choisissez votre langue, Choose your language

       

      Disclaimer: pagina over de persoonsgegevens die via deze toepassing worden verstrekt ...
      Registratie van uw gebruiksprofiel: Identificatiegegevens, bedrijfsgegevens, ....

      Op de pagina ‘Registratie’ vult u uw identificatiegegevens in. Dit hoeft u maar eenmaal te doen. Klik op ‘Register’ en vervolgens start FiMiS op.
    4. De log-on pagina

      Als u zich voor het eerst aanmeldt op FiMiS, moet u de activatiecode gebruiken die het College u heeft gegeven.

      FiMis: Log on - Activation code

      Uw activatiecode wordt automatisch gekoppeld aan uw toegangscertificaat zodat u uw activatiecode niet meer hoeft te gebruiken bij een volgende aanmelding.

      U komt vervolgens terecht op de homepage van FiMiS.

      FiMiS Homepagina
    5. Later gebruik

      Wanneer u zich een volgende keer aanmeldt, volstaan stap 1 en 2 om rechtstreeks de FiMiS-homepage te bereiken.

  • Ik heb een ander certificaat (nieuwe identiteitskaart of andere) sinds de laatste keer dat ik heb ingelogd op FiMiS: wat nu?

    Als u een ander certificaat hebt of als u een nieuwe identiteitskaart hebt gekregen sinds u de laatste keer hebt ingelogd op FiMiS, moet u een nieuwe activatiecode vragen aan het College (info@ctr-csr.be).

    Als u inlogt op FiMiS moet u de nieuwe activatiecode gebruiken die u van het College hebt gekregen.

    Log-on pagina

    FiMis: Log on - Activation code

    Uw activatiecode wordt automatisch gekoppeld aan uw toegangscertificaat zodat u uw activatiecode niet meer hoeft te gebruiken bij een volgende aanmelding.

    U komt vervolgens terecht op de homepage van FiMiS.

    Voorbeeld:

    FiMiS Homepagina
  • Welke informatie bevat 'My eDossier'?

    Op de pagina ‘My eDossier’ krijgt u een overzicht van de dossiers waartoe u toegang hebt, alsook een aantal kerngegevens van deze dossiers.

    De pagina bestaat uit 2 luiken:

    • Dossiers: alle entiteiten waarvoor u bent aangesteld als contactpersoon;
    • Surveys: alle rapporteringverplichtingen van deze entiteiten.

    My eDossier

    FiMiS - Surveys - My eDossier

      Een Survey (of ‘enquête’) is een verplichte rapportering voor een gecontroleerde entiteit.

      Met de functie 'Snelfilters' krijgt u zicht op alle Surveys of kan u inzoomen op slechts één type Survey waarvoor u bent aangesteld als contactpersoon.

      Bij een Survey hoort de volgende informatie:

      • Dossier: het gaat om de bedrijfsrevisor (natuurlijke persoon of bedrijfsrevisorenkantoor) die de informatie moet rapporteren
      • Survey: het gaat om de code van de Surveys, namelijk CTRCSR (m.a.w. de Auditors Annual Cartography)
      • Lifecycle: het gaat om de voortgang van de rapportering. Er zijn twee opties mogelijk:
        • Open: de Survey is open en kan worden ingevuld of aangevuld
        • Closed: de Survey is gesloten en kan niet meer worden gewijzigd
      • State: het gaat om de staat van de rapportering. De mogelijke staten zijn:
        • Initial: de Survey is leeg, er is nog geen enkel gegeven ingevoerd
        • Error: de ingevoerde gegevens bevatten (kritieke) fouten in één of meer secties van de Survey. Zolang die fouten niet zijn rechtgezet, kan u de Survey niet indienen (‘submit’);
        • Ok: alle gegevens die zijn ingevoerd in de verschillende secties voldoen aan de validatieregels;
      • Period: het gaat om de periode waarop de rapportering betrekking heeft;
      • Deadline: het gaat om de uiterste datum voor het indienen van de gegevens.

      U ziet dat de CTRCSR Survey is onderverdeeld in vier secties:

      • Sectie 1: Identificatie van de kennisgever
      • Sectie 2: Samenstelling van de kennisgever
      • Sectie 3: Werkzaamheden van de kennisgever
      • Sectie 4: Hangende gerechtelijke, tuchtrechtelijke en/of administratieve geschillen
      Lijst van de secties in de CTRCSR Survey - Resultaten

      Elke sectie bevat de volgende informatie:

      • Status: het gaat om de staat van de rapportering. De mogelijke staten zijn:  
        • Initial: de sectie is leeg, er is nog geen enkel gegeven ingevoerd
        • Error: de gegevens die in deze sectie zijn ingevoerd, bevatten (kritieke) fouten. Zolang die fouten niet zijn rechtgezet, kan u de Survey niet indienen (‘submit’)
        • Ok: alle gegevens die zijn ingevoerd in de sectie voldoen aan de validatieregels
      • Periode: het gaat om de periode waarop de rapportering betrekking heeft    
      • Deadline: het gaat om de uiterste datum voor het indienen van de gegevens
      • Ontvangen: het gaat om de datum waarop de gegevens in deze sectie zijn ingevoerd
    • Op welke wijze vul ik mijn gegevens in de Auditors Annual Cartography manueel in?

      Als informatieverstrekker hebt u de keuze tussen twee werkwijzen om de gegevens in FiMiS in te voeren: hetzij via manuele codering, hetzij via het downloaden van een XML-bestand.

      Om de gegevens manueel in te voeren via een interactief formulier, gaat u als volgt te werk:

      U bevindt zicht op de webpagina 'My eDossier'.

      Klik op de Survey of rechtstreeks op de gewenste sectie in de lijst van Surveys.

      FiMiS 1 - Lijst van de Surveys - Resultaten

      U krijgt het scherm ‘Surveys’ met de lijst van vragen voor de eerste sectie van de geselecteerde Survey. Vervolgens moet u de gevraagde informatie invoeren. De lijst met secties blijft altijd open in het linkervenster op uw scherm.

      Survey - Lijst met secties in het linkervenster

      U kan in elke Sectie slechts de omkaderde cellen invullen. De andere cellen zijn vergrendeld. Navigeren binnen een Sectie (tabel) kan u met de muis om met de Tab-toets. Mogelijks moet u verschillende soorten gegevens invoeren:

      • Bedragen: bedragen kunnen positief of negatief zijn en krijgen altijd twee cijfers na de komma. Merk op dat u voor de komma in decimale getallen, enkel de kommatoets op het letterklavier kan gebruiken. De kommatoets op het cijferklavier geeft een scheidingspunt voor duizendtallen. U mag zelf kiezen of u al dan niet een scheidingspunt gebruikt bij het invoeren van duizendtallen
      • Getallen: getallen zijn altijd positief. Merk op dat u voor de komma in decimale getallen, enkel de kommatoets op het letterklavier kan gebruiken. De kommatoets op het cijferklavier geeft een scheidingspunt voor duizendtallen. U mag zelf kiezen of u al dan niet een scheidingspunt gebruikt bij het invoeren van duizendtallen;
      • Percentages: percentages moeten als volgt worden ingevoerd: 7,2 betekent 7,20 %.  Percentages kunnen positief of negatief zijn en krijgen altijd twee cijfers na de komma. Merk op dat u voor de komma in decimale getallen, enkel de kommatoets op het letterklavier kan gebruiken;
      • Tekst of karakterstring
      • Booleaanse variabelen: deze variabelen kunnen twee waarden aannemen: Ja of Nee;
      • Keuzelijst van waarden: de gebruiker kiest een waarde uit de lijst. Er zijn twee soorten lijsten:
        • Gesloten lijsten: de gebruiker is verplicht een bestaande waarde uit de lijst te kiezen;
        • Open lijsten: de gebruiker kan een bestaande waarde uit de lijst kiezen, maar als geen van de voorgedefinieerde waarden passend is, kan hij een andere waarde invoeren. Dit type lijst is niet van toepassing bij deze rapportering

      Vergeet zeker niet uw gegevens te valideren en op de slaan om uw Survey correct te kunnen afsluiten. Meer informatie hierover vindt u in de desbetreffende FAQ.

    • Op welke wijze vul ik mijn gegevens in de Auditors Annual Cartography in door gebruik te maken van een XML-upload?

      Als informatieverstrekker hebt u de keuze tussen twee werkwijzen om de gegevens in FiMiS in te voeren: hetzij via manuele codering, hetzij via het downloaden van een XML-bestand.

      Als de informatie die gevraagd wordt voor de Survey rechtstreeks uit uw informatiesysteem kan worden geëxtraheerd, kan u een standaard XML-formaat gebruiken om ze in te voeren in de Survey CTRCSR.

      Opgelet:

      U moet volgende stappen doorlopen om uw XML-bestand te uploaden:

      • Stap 1: In het veld SURVEYS: klik op XML-bestand;
      • Stap 2: Onder ‘Survey’: kies de Survey ‘Auditors Annual Cartography’;
      • Stap 3: Onder ‘Dossier’: kies de entiteit waarvoor u de gegevens uploadt;
      • Stap 4: Selecteer het XML-bestand in uw bestanden;
      • Stap 5: Klik op UPLOAD. Informatie die op deze manier geüpload wordt, wordt automatisch opgeslagen en gevalideerd.
      Surveys - Import - XML-bestand

      Vergeet zeker niet uw Survey correct af te sluiten. Meer informatie hierover vindt u in de desbetreffende FAQ.

      Als u hulp nodig hebt voor het invoeren van gegevens via een XML-bestand, raden wij u aan u te richten tot uw IT-support. Het College biedt hiervoor geen ondersteuning.

      Het invoeren van uw gegevens in FiMiS via een XML-bestand, mag u niet verwarren met het overbrengen van gegevens van uw Survey naar een XML-bestand. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de desbetreffende FAQ.

    • Kan ik de gegevens over de ‘Detailinformatie over de wettelijke controle van de jaarrekening’ die ik reeds vorig jaar in mijn Auditors Annual Cartography heb ingevuld, hergebruiken?

      Ja. Met FiMiS kunnen bepaalde gegevens worden gedownload die de gebruiker bij de rapportering over het vorige boekjaar heeft ingevuld en ingediend.

      Voor de CTRCSR Survey, zijn dit de gegevens van hoofdstuk ‘Detailinformatie over de wettelijke controleopdrachten van de jaarrekening’.

      Die gegevens downloaden kan eenvoudigweg door in het linkervenster op uw scherm te klikken op Load Last Approved Survey.

      Load Last Approved Survey

      Actions - Load Last Approved Survey

      U krijgt de volgende boodschap: ‘Deze actie zal al de huidige waardes van de survey verwijderen. Bent u zeker?’. Klik op OK.

      Voor de CTRCSR Survey worden enkel de gegevens gedownload van hoofdstuk ‘Detailinformatie over de wettelijke controleopdrachten van de jaarrekening’. Dit zal niets wijzigen aan de gegevens die u al zou hebben ingevuld in andere secties van de huidige Survey. Die worden niet gewist of overschreven.

    • Wat indien ik niet over de te rapporteren gegevens beschik?

      FiMiS laat toe om een volledige sectie ‘Nihil’ in te dienen. Het volstaat om bovenaan de Sectie het vakje ‘Nihil’ aan te klikken.

      Wat betreft Sectie 3 ‘Werkzaamheden van de kennisgever’ en Sectie 4 ‘Hangende gerechtelijke, tuchtrechtelijke en/of administratieve geschillen’, zou het kunnen dat u geen informatie heeft om te rapporteren en de optie “Nihil” aanduidt. Hiermee verklaart u niet te beschikken over te rapporteren gegevens voor de hoofdstukken van deze sectie(s).

      Surveys - Nihil
      1. Op welke wijze sluit ik mijn Auditors Annual Cartography correct af?

        Vooraleer u uw Survey indient, moet u eerst de gegevens valideren en opslaan. Het volstaat te klikken op Valideren & Opslaan of Volgende.

        • Valideren & Opslaan: de gegevens worden opgeslagen en gevalideerd. Valideren geldt altijd voor de algehele rapportering. Alle secties worden dus als één geheel beschouwd. Of de informatie geldig blijkt of niet, ze wordt altijd opgeslagen;
        • Volgende: de gegevens worden opgeslagen en gevalideerd, en u gaat door naar de volgende sectie.
        Identificatie van de kennisgever - Valideren en opslaan

        Bij een foute validatie of bij een waarschuwing, verschijnt de vermelding ‘Validation report’ in het rood. U kan de details van de fout of waarschuwing raadplegen en printen.

        Identificatie van de kennisgever - Validation report

        Als u elke sectie van de Survey volledig hebt ingevuld, moet u de rapportering nog goedkeuren en afsluiten. Klik hiervoor in het linkervenster op Submit the Survey.

        Acties - Submit the survey

        Deze actie is enkel mogelijk als uw antwoorden stroken met alle validatieregels die een ‘Error’ kunnen geven.

        Als u de rapportering hebt afgesloten, kan u ze niet meer aanpassen (tenzij op uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek aan het College).

      2. Kan ik de gegevens van mijn Auditors Annual Cartography exporteren naar een PDF-, Excel- of een XML-bestand?

        Ja, met FiMiS kan u de gegevens van een Survey exporteren naar een PDF-, Excel- of XML-bestand. Volg daartoe de volgende stappen: Onder ‘SURVEYS’: in het linkermenu op uw scherm kiest u ‘Actions’ en vervolgens ‘Export Survey to PDF’, ‘Export Survey to Excel’ of ‘Export Survey to XML’. Het gekozen bestand verschijnt links onderaan uw scherm. U kan dit bestand vervolgens zelf opslaan of printen.

        Surveys - Acties - Export survey to XML

        Het XML-bestand dat u aldus kan exporteren, is het bestand dat elk jaar vóór 20 februari geüpload moet worden op de portaalsite van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren.

        Het exporteren van de gegevens van uw Survey naar een XML-bestand, mag u niet verwarren met het invoeren van uw gegevens in FiMiS via een XML-bestand. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de desbetreffende FAQ .