FAQ’s Auditors Annual Cartography (CTRCSR Survey in FiMiS)
Welke voorbereidingen moet ik treffen vooraleer ik mijn Auditors Annual Cartography kan indienen?
Het indienen van de Auditors Annual Cartography gebeurt met behulp van het beveiligd communicatieplatform FiMiS. Om toegang te verkrijgen tot FiMiS moet elke gebruiker over een persoonlijk certificaat beschikken.
Een certificaat is strikt persoonlijk, wat betekent dat elke gebruiker een eigen toegangscertificaat moet hebben.
Het persoonlijk toegangscertificaat wordt u toegekend door een daartoe gemachtigde derde partij. Als u het certificaat eenmaal hebt aangekocht, moet u het installeren op de pc waarop u FiMiS gaat gebruiken. Volg hiervoor de instructies van de verstrekker. Wenst u hierover meer informatie, dan kan u terecht bij de verstrekker van het certificaat.
Op welke wijze krijg ik toegang tot het beveiligd communicatieplatform FiMiS?
Klik op de volgende link om toegang te krijgen tot FiMiS: Toegang tot FiMiS
Ik gebruik FiMiS voor het eerst: hoe ga ik te werk?
Wanneer u het beveiligd communicatieplatform FiMiS voor het eerst gebruikt, volgt u de hierna weergegeven stappen.
Toegang tot FiMiS
Klik op de volgende link om toegang te krijgen tot FiMiS: Toegang tot FiMiS
Keuze van het toegangscertificaat
Als er op uw pc verschillende certificaten zijn geïnstalleerd, vraagt het systeem welk toegangscertificaat u wilt gebruiken:
uw e-ID: klik op het certificaat Citizen CA xxxx en vervolgens op OK;
een ander certificaat: klik op het certificaat en vervolgens op OK.
Als u uw Isabel-kaart of e-ID gebruikt, vraagt het systeem u om uw code in te geven.
Tik uw code in en klik op OK.
Opgelet: u moet uw PIN-code of Isabel-code ingeven, niet de activatiecode die het College u heeft bezorgd.
Homepage op de FSMA-portaalsite
Na stap 2 bent u geïdentificeerd als gebruiker met een geldig toegangscertificaat.
De pagina om uw taalkeuze te bevestigen, verschijnt. De taalkeuze bepaalt de taal waarin u zal werken. U kan deze later nog wijzigen. Als deze pagina niet verschijnt, is er iets fout gelopen bij de installatie van het certificaat. Neem in voorkomend geval contact op met de Service Desk van de FSMA (+32 2 220 53 88 of fimis@fsma.be).
Op de pagina ‘Registratie’ vult u uw identificatiegegevens in. Dit hoeft u maar eenmaal te doen. Klik op ‘Register’ en vervolgens start FiMiS op.
De log-on pagina
Als u zich voor het eerst aanmeldt op FiMiS, moet u de activatiecode gebruiken die het College u heeft gegeven.
Uw activatiecode wordt automatisch gekoppeld aan uw toegangscertificaat zodat u uw activatiecode niet meer hoeft te gebruiken bij een volgende aanmelding.
U komt vervolgens terecht op de homepage van FiMiS.
Later gebruik
Wanneer u zich een volgende keer aanmeldt, volstaan stap 1 en 2 om rechtstreeks de FiMiS-homepage te bereiken.
Ik heb een ander certificaat (nieuwe identiteitskaart of andere) sinds de laatste keer dat ik heb ingelogd op FiMiS: wat nu?
Als u een ander certificaat hebt of als u een nieuwe identiteitskaart hebt gekregen sinds u de laatste keer hebt ingelogd op FiMiS, moet u een nieuwe activatiecode vragen aan het College (info@ctr-csr.be).
Als u inlogt op FiMiS moet u de nieuwe activatiecode gebruiken die u van het College hebt gekregen.
Log-on pagina
Uw activatiecode wordt automatisch gekoppeld aan uw toegangscertificaat zodat u uw activatiecode niet meer hoeft te gebruiken bij een volgende aanmelding.
U komt vervolgens terecht op de homepage van FiMiS.
Voorbeeld:
Welke informatie bevat 'My eDossier'?
Op de pagina ‘My eDossier’ krijgt u een overzicht van de dossiers waartoe u toegang hebt, alsook een aantal kerngegevens van deze dossiers.
De pagina bestaat uit 2 luiken:
Dossiers: alle entiteiten waarvoor u bent aangesteld als contactpersoon;
Surveys: alle rapporteringverplichtingen van deze entiteiten.
My eDossier
Een Survey (of ‘enquête’) is een verplichte rapportering voor een gecontroleerde entiteit.
Met de functie 'Snelfilters' krijgt u zicht op alle Surveys of kan u inzoomen op slechts één type Survey waarvoor u bent aangesteld als contactpersoon.
Bij een Survey hoort de volgende informatie:
Dossier: het gaat om de bedrijfsrevisor (natuurlijke persoon of bedrijfsrevisorenkantoor) die de informatie moet rapporteren
Survey: het gaat om de code van de Surveys, namelijk CTRCSR (m.a.w. de Auditors Annual Cartography)
Lifecycle: het gaat om de voortgang van de rapportering. Er zijn twee opties mogelijk:
Open: de Survey is open en kan worden ingevuld of aangevuld
Closed: de Survey is gesloten en kan niet meer worden gewijzigd
State: het gaat om de staat van de rapportering. De mogelijke staten zijn:
Initial: de Survey is leeg, er is nog geen enkel gegeven ingevoerd
Error: de ingevoerde gegevens bevatten (kritieke) fouten in één of meer secties van de Survey. Zolang die fouten niet zijn rechtgezet, kan u de Survey niet indienen (‘submit’);
Ok: alle gegevens die zijn ingevoerd in de verschillende secties voldoen aan de validatieregels;
Period: het gaat om de periode waarop de rapportering betrekking heeft;
Deadline: het gaat omde uiterste datum voor het indienen van de gegevens.
U ziet dat de CTRCSR Survey is onderverdeeld in vier secties:
Status: het gaat om de staat van de rapportering. De mogelijke staten zijn:
Initial: de sectie is leeg, er is nog geen enkel gegeven ingevoerd
Error: de gegevens die in deze sectie zijn ingevoerd, bevatten (kritieke) fouten. Zolang die fouten niet zijn rechtgezet, kan u de Survey niet indienen (‘submit’)
Ok: alle gegevens die zijn ingevoerd in de sectie voldoen aan de validatieregels
Periode: het gaat om de periode waarop de rapportering betrekking heeft
Deadline: het gaat om de uiterste datum voor het indienen van de gegevens
Ontvangen: het gaat om de datum waarop de gegevens in deze sectie zijn ingevoerd
Op welke wijze vul ik mijn gegevens in de Auditors Annual Cartography manueel in?
Als informatieverstrekker hebt u de keuze tussen twee werkwijzen om de gegevens in FiMiS in te voeren: hetzij via manuele codering, hetzij via het downloaden van een XML-bestand.
Om de gegevens manueel in te voeren via een interactief formulier, gaat u als volgt te werk:
U bevindt zicht op de webpagina 'My eDossier'.
Klik op de Survey of rechtstreeks op de gewenste sectie in de lijst van Surveys.
U krijgt het scherm ‘Surveys’ met de lijst van vragen voor de eerste sectie van de geselecteerde Survey. Vervolgens moet u de gevraagde informatie invoeren. De lijst met secties blijft altijd open in het linkervenster op uw scherm.
U kan in elke Sectie slechts de omkaderde cellen invullen. De andere cellen zijn vergrendeld. Navigeren binnen een Sectie (tabel) kan u met de muis om met de Tab-toets. Mogelijks moet u verschillende soorten gegevens invoeren:
Bedragen: bedragen kunnen positief of negatief zijn en krijgen altijd twee cijfers na de komma. Merk op dat u voor de komma in decimale getallen, enkel de kommatoets op het letterklavier kan gebruiken. De kommatoets op het cijferklavier geeft een scheidingspunt voor duizendtallen. U mag zelf kiezen of u al dan niet een scheidingspunt gebruikt bij het invoeren van duizendtallen
Getallen: getallen zijn altijd positief. Merk op dat u voor de komma in decimale getallen, enkel de kommatoets op het letterklavier kan gebruiken. De kommatoets op het cijferklavier geeft een scheidingspunt voor duizendtallen. U mag zelf kiezen of u al dan niet een scheidingspunt gebruikt bij het invoeren van duizendtallen;
Percentages: percentages moeten als volgt worden ingevoerd: 7,2 betekent 7,20 %. Percentages kunnen positief of negatief zijn en krijgen altijd twee cijfers na de komma. Merk op dat u voor de komma in decimale getallen, enkel de kommatoets op het letterklavier kan gebruiken;
Tekst of karakterstring
Booleaanse variabelen: deze variabelen kunnen twee waarden aannemen: Ja of Nee;
Keuzelijst van waarden: de gebruiker kiest een waarde uit de lijst. Er zijn twee soorten lijsten:
Gesloten lijsten: de gebruiker is verplicht een bestaande waarde uit de lijst te kiezen;
Open lijsten: de gebruiker kan een bestaande waarde uit de lijst kiezen, maar als geen van de voorgedefinieerde waarden passend is, kan hij een andere waarde invoeren. Dit type lijst is niet van toepassing bij deze rapportering
Vergeet zeker niet uw gegevens te valideren en op de slaan om uw Survey correct te kunnen afsluiten. Meer informatie hierover vindt u in de desbetreffende FAQ.
Op welke wijze vul ik mijn gegevens in de Auditors Annual Cartography in door gebruik te maken van een XML-upload?
Als informatieverstrekker hebt u de keuze tussen twee werkwijzen om de gegevens in FiMiS in te voeren: hetzij via manuele codering, hetzij via het downloaden van een XML-bestand.
Als de informatie die gevraagd wordt voor de Survey rechtstreeks uit uw informatiesysteem kan worden geëxtraheerd, kan u een standaard XML-formaat gebruiken om ze in te voeren in de Survey CTRCSR.
Opgelet:
Het XML-bestand moet voldoen aan de specificaties die worden beschreven in het Protocol voor XML-upload in bijlage 1 van de FiMiS User Guide for CTRCSR Surveys.
U moet volgende stappen doorlopen om uw XML-bestand te uploaden:
Stap 1: In het veld SURVEYS: klik op XML-bestand;
Stap 2: Onder ‘Survey’: kies de Survey ‘Auditors Annual Cartography’;
Stap 3: Onder ‘Dossier’: kies de entiteit waarvoor u de gegevens uploadt;
Stap 4: Selecteer het XML-bestand in uw bestanden;
Stap 5: Klik op UPLOAD. Informatie die op deze manier geüpload wordt, wordt automatisch opgeslagen en gevalideerd.
Vergeet zeker niet uw Survey correct af te sluiten. Meer informatie hierover vindt u in de desbetreffende FAQ.
Als u hulp nodig hebt voor het invoeren van gegevens via een XML-bestand, raden wij u aan u te richten tot uw IT-support. Het College biedt hiervoor geen ondersteuning.
Kan ik de gegevens over de ‘Detailinformatie over de wettelijke controle van de jaarrekening’ die ik reeds vorig jaar in mijn Auditors Annual Cartography heb ingevuld, hergebruiken?
Ja. Met FiMiS kunnen bepaalde gegevens worden gedownload die de gebruiker bij de rapportering over het vorige boekjaar heeft ingevuld en ingediend.
Voor de CTRCSR Survey, zijn dit de gegevens van hoofdstuk ‘Detailinformatie over de wettelijke controleopdrachten van de jaarrekening’.
Die gegevens downloaden kan eenvoudigweg door in het linkervenster op uw scherm te klikken op Load Last Approved Survey.
Load Last Approved Survey
U krijgt de volgende boodschap: ‘Deze actie zal al de huidige waardes van de survey verwijderen. Bent u zeker?’. Klik op OK.
Voor de CTRCSR Survey worden enkel de gegevens gedownload van hoofdstuk ‘Detailinformatie over de wettelijke controleopdrachten van de jaarrekening’. Dit zal niets wijzigen aan de gegevens die u al zou hebben ingevuld in andere secties van de huidige Survey. Die worden niet gewist of overschreven.
Kan ik met één klik melden dat een hele sectie leeg is (Nihil)?
Ja, met FiMiS kun je met één klik melden dat een volledige sectie leeg is (Nihil). Hiervoor moet de kennisgever het vakje 'Nihil' aan het begin van de betreffende sectie aanvinken.
Als de optie "Nihil" beschikbaar is, wordt deze bovenaan de betreffende sectie weergegeven. Door de optie 'Nihil' aan te vinken, bevestigt de kennisgever dat hij niets aan te geven heeft voor alle hoofdstukken in de betreffende sectie(s).
Op welke wijze sluit ik mijn Auditors Annual Cartography correct af?
Vooraleer u uw Survey indient, moet u eerst de gegevens valideren en opslaan. Het volstaat te klikken op Valideren & Opslaan of Volgende.
Valideren & Opslaan: de gegevens worden opgeslagen en gevalideerd. Valideren geldt altijd voor de algehele rapportering. Alle secties worden dus als één geheel beschouwd. Of de informatie geldig blijkt of niet, ze wordt altijd opgeslagen;
Volgende: de gegevens worden opgeslagen en gevalideerd, en u gaat door naar de volgende sectie.
Bij een foute validatie of bij een waarschuwing, verschijnt de vermelding ‘Validation report’ in het rood. U kan de details van de fout of waarschuwing raadplegen en printen.
Als u elke sectie van de Survey volledig hebt ingevuld, moet u de rapportering nog goedkeuren en afsluiten. Klik hiervoor in het linkervenster op Submit the Survey.
Deze actie is enkel mogelijk als uw antwoorden stroken met alle validatieregels die een ‘Error’ kunnen geven.
Als u de rapportering hebt afgesloten, kan u ze niet meer aanpassen (tenzij op uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek aan het College).
Kan ik de gegevens van mijn Auditors Annual Cartography exporteren?
Ja, met FiMiS kan u ten allen tijde de gegevens van een Survey exporteren naar een PDF-bestand.
Volg daartoe de volgende stappen: Onder ‘SURVEYS’: in het linkermenu op uw scherm kiest u ‘Actions’ en vervolgens ‘Export Survey to PDF’. Het gekozen bestand verschijnt links onderaan uw scherm. U kan dit bestand vervolgens zelf opslaan of printen.
Zolang u ingeschreven bent in het openbaar register behoudt u een toegang tot uw gegevens via de FiMiS applicatie.
