Klokkenluiders

• Iedere persoon die feitelijke of mogelijke inbreuken waarneemt op het wetgevende en reglementair kader waarop het College toezicht houdt, kan dit melden (bv. werknemers, zelfstandige medewerkers, aandeelhouders, personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming, vrijwilligers, stagiairs, cliënten van bedrijfsrevisoren, …). Er wordt dus niet vereist dat de inbreuk werd waargenomen in een werkgerelateerde context.
• Het College verzekert het toezicht op de naleving van de bepalingen van het toepasselijke wetgevende en reglementaire kader.

• De meldingen van inbreuken kunnen, indien gewenst, volledig anoniem gebeuren. Wanneer de melder geen contactgegevens nalaat, kan het College deze persoon evenwel niet contacteren voor verdere informatie, toelichting of feedback.
• Het College waarborgt ook de geheimhouding van de identiteit van een melder die zich wel bij het College bekendmaakt. Dit geldt zowel voor iemand die zijn identiteit onmiddellijk bij het College bekendmaakt, als voor iemand die in een later stadium besluit zijn identiteit bekend te maken (zie verder: 'welke geheimhoudingsregels gelden er?').

• De wet^[1] voorziet een bescherming voor personen die het College te goeder trouw een inbreuk melden op het wetgevende en reglementair kader waarop het toezicht houdt. De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden. Dit geldt ook voor personen die anoniem hebben gemeld, maar die later zijn geïdentificeerd en het slachtoffer worden van represailles. Facilitators (personen die melders bijstaan in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn) en derden die verbonden zijn met melders komen in aanmerking voor dezelfde bescherming indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van de wet viel.
• Melders die te goeder trouw een dergelijke inbreuk melden, mogen het College informatie meedelen die normaal gezien vertrouwelijk is^[2], mits zij redelijke gronden hebben om aan te nemen dat de melding van zulke informatie noodzakelijk is voor het onthullen van een inbreuk op het wetgevende en reglementair kader onder toezicht van het College. Een dergelijke melding kan geen aanleiding geven tot burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen of tot professionele sancties. In gerechtelijke procedures kunnen de melder en de andere beschermde personen op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld als gevolg van dergelijke meldingen van inbreuken. Melders van zulke informatie kunnen evenmin aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
• Elke vorm van represailles tegen de melder en de andere beschermde personen^[3], waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles, is verboden (zoals een ontslag, vermindering van het loon, wijziging van functie of jobinhoud, discriminatie, pesterijen, onthouden van opleiding …). De melder en de andere beschermde personen die menen het slachtoffer te zijn van represailles, kunnen een klacht indienen bij de federale coördinator (de Federale Ombudsman^[4]) en kunnen zich tot de rechtbank wenden^[5]. De bewijslast valt ten laste van de betrokken entiteit die de benadelende maatregel heeft genomen. De melder kan het College vragen om de status van klokkenluider, met inbegrip van de datum van de melding, ten aanzien van elke administratieve of gerechtelijke autoriteit te bevestigen.
• Noteer dat voormelde beschermingsregels worden geboden door de Belgische wet en dat deze bescherming bijgevolg enkel geldt voor zover Belgisch recht van toepassing is (op de individuele relatie tussen de melder en de persoon die tegen hem een vordering instelt, of tussen de melder en zijn werkgever of een andere persoon die hem tewerkstelt).
• Daarnaast hebben de melders en de andere beschermde personen ook toegang tot een aantal ondersteuningsmaatregelen, zoals (i) onafhankelijk en kosteloos advies over de rechten van de melder en de rechten van de persoon die in de melding wordt beschuldigd van een inbreuk; (ii) technisch advies t.a.v. elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder; (iii) rechtsbijstand in grensoverschrijdende procedures; (iv) ondersteuning op technisch, psychologisch, media-gerelateerd en sociaal vlak; en (v) financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures. De ondersteuning bedoeld in punten (i), (iii), (iv) en (v) wordt geboden door het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens (FIRM)^[6].
• De beschermingsregels zijn in meer detail beschreven in een het Reglement van het College.

• De procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken worden in meer detail beschreven in het Reglement van het College.
• Melders mogen een inbreuk melden aan het College nadat zij die eerst hebben gemeld via interne meldingskanalen van de betreffende entiteit of door meteen een melding te doen aan het College.
• De meldingen worden binnen het College behandeld door specifieke personeelsleden die zijn opgeleid voor de behandeling ervan. Zij onderhouden de contacten met de melder indien deze contactgegevens heeft nagelaten.
• De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en veilig systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen het College voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen.
• Het College zendt onverwijld, en in ieder geval binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een bevestiging van ontvangst via de contactgegevens die de melder heeft nagelaten, tenzij de betrokken melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of tenzij de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de betrokken melder. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken melder informatie heeft gemeld via het Contactpunt Klokkenluiders of schriftelijk op papier en wanneer hij deze informatie overmaakte. Deze bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een inbreuk gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt.
• Personen die via de telefoonlijn of via een fysieke ontmoeting informatie melden, krijgen de mogelijkheid om het verslag dat van de melding is opgesteld te corrigeren, te controleren, voor akkoord te tekenen en in kopie te ontvangen.
• Binnen 6 weken bevestigt het College aan de melder die contactgegevens heeft opgegeven, of zijn melding al dan niet een melding is van een inbreuk op het wetgevende en reglementair kader waarop het College toezicht houdt. Die bevestiging gebeurt niet indien de melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of indien de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon. Uitzonderlijk kan deze periode van 6 weken worden verlengd.
• Het College geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen. Het College gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de inbreuk zo nodig aan, bv. door het opleggen van maatregelen of sancties. Het kan, na de melding naar behoren te hebben beoordeeld, ook besluiten om aan een melding geen andere opvolging te geven dan het afronden van de procedure, bv. wanneer een gemelde inbreuk duidelijk van geringe betekenis is of de melding een herhaalde melding betreft waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis bevat ten opzichte van een eerdere melding ten aanzien waarvan de relevante procedures werden beëindigd. Het College kan tevens voorrang geven aan de behandeling van ernstige inbreuken of van inbreuken op essentiële bepalingen onder zijn toezicht, wanneer het wordt geconfronteerd met grote aantallen meldingen.
• Indien het niet om een melding gaat van een inbreuk op de het wetgevende en reglementair kader waarop het College toezicht houdt, wordt de persoon desgevallend doorverwezen naar de bevoegde autoriteit. Als naast het College ook andere autoriteiten bevoegd zijn, maakt het de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze over aan de federale coördinator. Bovendien kan het College, indien de (andere) bevoegde autoriteit een autoriteit is die bevoegd is voor inbreuken op bepalingen op het gebied van financiële diensten, producten en markten of op het gebied van voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, de melding ook rechtstreeks aan die (andere) autoriteit bezorgen. De melding wordt in die gevallen ongewijzigd overgemaakt, opdat de (andere) bevoegde autoriteit de melding nuttig kan behandelen. De melder wordt over die doorgifte aan de (andere) bevoegde autoriteit geïnformeerd via de contactgegevens die hij heeft nagelaten.

• De gegevens in verband met meldingen van inbreuken, met inbegrip van de identiteit van de persoon die wordt beschuldigd van een inbreuk, vallen onder de regels inzake het beroepsgeheim. Deze regels houden in dat de voorzitter en de leden van het Comité van het College, de leden van de sanctiecommissie, de personeelsleden van de FSMA die bijdragen tot de uitoefening van de opdrachten van het College, alsook de personen die voornoemde functies in het verleden hebben uitgeoefend, de vertrouwelijke informatie waarvan het kennis hebben gekregen bij de uitoefening van hun taken, niet mogen onthullen aan andere personen of autoriteiten tenzij in uitzonderlijke gevallen die specifiek worden opgesomd in de wet^[1]. De identiteit van de persoon die wordt beschuldigd van een inbreuk wordt beschermd zolang het onderzoek van het College naar aanleiding van de melding loopt.
• Het College waarborgt de geheimhouding van de melder, zelfs indien het de melding meedeelt aan een andere persoon of autoriteit (zoals het parket of een andere financiële toezichthouder) in één van de uitzonderlijke gevallen die worden opgesomd in de wet. Het College doet in dat laatste geval al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat de mededeling aan een andere persoon of autoriteit niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder onthult. Hiervan kan enkel worden afgeweken indien de melder ermee instemt dat het College zijn of haar identiteit onthult aan een andere persoon of autoriteit of indien het College daartoe wettelijk verplicht is. Bovendien zal het College, indien het de identiteit van de melder op grond van een wettelijke verplichting moet onthullen, de melder voorafgaand aan deze onthulling hierover inlichten, tenzij die kennisgeving de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen.
  
  Het voorgaande is evenwel niet van toepassing wanneer het College een melding van een inbreuk waarvoor het niet (alleen) bevoegd is, overmaakt aan de (andere) bevoegde autoriteit. Opdat de (andere) bevoegde autoriteit, die overigens ook aan geheimhoudingsregels is onderworpen, de melding nuttig kan behandelen, wordt de melding in die gevallen ongewijzigd overgemaakt (zie ook: 'Welke procedures zijn van toepassing op meldingen?').
  
  Tenzij de melder ermee instemt, wijst het College ook elke vraag om inzage, uitleg of afschrift van informatie in het bezit van het College ('bestuursdocumenten') af wanneer dit afbreuk doet aan de geheimhouding van de identiteit van de melder.
• De gegevens in verband met de melding van een inbreuk, waaronder de identiteit van de persoon die in de melding beschuldigd wordt van een inbreuk, worden binnen het College enkel meegedeeld aan de personen waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen. Voor de identiteit van de melder voorziet het College nog strengere geheimhoudingsregels: in principe nemen enkel de specifieke personeelsleden hiervan kennis, en doen zij al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat, wanneer zij de melding van een inbreuk meedelen aan de personen binnen het College waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, deze mededeling niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de melder onthult. Enkel indien de melder hiermee instemt, kunnen ook de andere personen binnen het College waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, kennisnemen van zijn of haar identiteit. In dat geval – dus enkel indien de melder daarmee instemt – wordt de identiteit van de melder ook opgenomen in het dossier dat resulteert uit de melding van de inbreuk.

• Het College neemt uitsluitend meldingen in behandeling over inbreuken op het wetgevende en reglementair kader waarop het toezicht houdt.Het Contactpunt Klokkenluiders dient dus niet om inbreuken te melden op wetgeving waarvoor het College niet bevoegd is.
• De meldingen moeten het College in staat stellen om de gemelde feiten te onderzoeken. De informatie moet transparant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. De melder moet daartoe de feiten nauwkeurig en voldoende gedetailleerd beschrijven en zo mogelijk documenteren aan de hand van bewijsstukken die samen met de melding van de inbreuk worden overgemaakt. Onder meer van belang zijn: de aard van de inbreuk, de naam en functie van de persoon die in de melding van een inbreuk wordt beschuldigd, de locatie, de periode waarop de feiten betrekking hebben en elk ander element dat de melder relevant lijkt.
• De specifieke personeelsleden van het College kunnen via de contactgegevens die de melder opgeeft, vragen om de verstrekte informatie en documenten toe te lichten en om aanvullende informatie en documenten over te maken, tenzij de (niet-anonieme) melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd.

• Wegens de wettelijke beperkingen inzake het beroepsgeheim van het College, zal de melder slechts zeer uitzonderlijk feedback ontvangen. Het College kan de melder met name geen tussentijdse feedback geven over de aan de melding verleende opvolging. Over het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding kan het College enkel feedback geven indien de melding leidt tot maatregelen of sancties die nominatief worden bekendgemaakt. In dat geval zal het College de melder naar de publicatie van die maatregel of sanctie verwijzen.
• Meer informatie is opgenomen in het Reglement van het College.

• Elektronische toepassing: Contactpunt Klokkenluiders.
• Telefoonlijn: 02/220 54 98, op maandag, woensdag of donderdag tussen 9u00 en 16u00. De gesprekken worden niet opgenomen.
• Fysieke ontmoeting: na afspraak die kan gemaakt worden via de elektronische toepassing of per telefoon 02/220 54 98. De gesprekken worden niet opgenomen.
• Schriftelijke melding op papier: te richten aan CTR-CSR, Vertrouwelijk - LAK CTR, t.a.v. de secretaris-generaal, Congresstraat 12-14 te 1000 Brussel.

Personen die een melding van een inbreuk overwegen, kunnen via voormelde telefoonlijn desgewenst contact opnemen met de specifieke personeelsleden van het College voor vertrouwelijk advies over het indienen van meldingen bij het College.

• De persoonsgegevens die u via dit formulier aan het College bezorgt, worden door het College verwerkt zoals beschreven in zijn privacy policy.