Het is niet mogelijk om het aanvullend pensioen van uw werknemers zelf te beheren en uit te betalen. U moet het beheer van uw aanvullend pensioenplan toevertrouwen aan een pensioeninstelling: dit kan een verzekeringsonderneming zijn (men spreekt dan over een groepsverzekering) of een pensioenfonds (ook instelling voor bedrijfspensioenvoorziening of IBP genoemd). De pensioeninstelling zorgt voor de uitvoering van het pensioenplan: ze belegt de ontvangen bijdragen, zorgt ervoor dat de pensioenrechten van de aangeslotenen correct worden berekend en betaalt het aanvullend pensioen uit aan de aangeslotenen die met pensioen gaan.
Werkgevers zijn verplicht om de bijdragen voor het aanvullend pensioen te storten aan een pensioeninstelling: zij mogen dit geld niet binnen hun onderneming houden. Dit wordt de 'externaliseringsverplichting' genoemd. Deze wettelijke verplichting wil de aangeslotenen beschermen tegen de mogelijke gevolgen van een faillissement van hun werkgever en zo voorkomen dat ze bij een faillissement van de werkgever niet alleen hun job, maar ook hun opgebouwde aanvullende pensioenrechten verliezen.
De meeste werkgevers kiezen ervoor om het beheer van hun aanvullend pensioenplan toe te vertrouwen aan een verzekeringsonderneming. Het zijn vooral grotere ondernemingen (of ondernemingsgroepen), die zich kunnen laten omringen door gespecialiseerde raadgevers of zelf voldoende know-how in huis hebben, die een pensioenfonds oprichten.