De wetten die de gereglementeerde statuten organiseren, bevatten geen specifieke termijnen. Als algemene regel geldt dat de documenten moeten worden bewaard zolang de entiteit ingeschreven of vergund is. Het kan nuttig zijn om de documenten gedurende een redelijke termijn na de stopzetting van de activiteiten te bewaren, voor het geval de aansprakelijkheid van de onderworpen entiteit in vraag zou worden gesteld.
Voor de entiteiten die aan de AML-wet zijn onderworpen
De AML-wet eist dat de documenten gedurende 10 jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie of vanaf de datum van uitvoering van de betrokken verrichting worden bewaard. De onderworpen entiteiten moeten de volgende stukken bewaren:
- de documenten die in het kader van de identificatie en identiteitsverificatie worden verzameld;
- de bewijsstukken en registratiegegevens van verrichtingen, die nodig zijn voor het identificeren en nauwkeurig reconstrueren van de uitgevoerde verrichtingen;
- de verslagen die in het kader van het onderzoek van de atypische verrichtingen worden opgemaakt;
- de jaarlijkse activiteitenverslagen over AML.