De Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (hierna 'de FSMA') wisselt vele en grote bestanden uit met haar externe contacten. Om de uitwisseling van die bestanden te vergemakkelijken en te beveiligen, heeft ze een Platform ontwikkeld (hierna 'het Platform').
In deze gebruikershandleiding worden het nut en de werking van het Platform toegelicht
De FSMA gebruikt het Platform om grote (meer dan 10 MB) of talrijke (meer dan 10) bestanden op een beveiligde manier uit te wisselen.
De persoonsgegevens die de FSMA bij de uitwisseling van bestanden via het Platform ontvangt, verwerkt zij overeenkomstig haar privacybeleid.
Bij gebruik van het Platform moet voor elke gebruiker een account worden aangemaakt. Op het Platform worden, voor elke gebruiker, de volgende gegevens bewaard: zijn naam, voornaam, e-mailadres, gebruikersidentificatie, taal. Zo nodig, wordt - voor extra beveiliging - ook het gsm-nummer van de gebruiker bewaard, dat een authenticatie in twee stappen mogelijk maakt aan de hand van een via sms verstuurde code. Die gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de gegevensuitwisseling. Als gedurende drie maanden geen bestanden worden uitgewisseld, worden de gegevens uit het Platform gewist, en wordt meteen ook het account van de gebruiker verwijderd (moeten er later opnieuw gegevens worden uitgewisseld, dan moet een nieuw account worden aangemaakt).
Bestanden die via het Platform worden uitgewisseld, worden langs beveiligde weg verstuurd. Enkel door de FSMA gemachtigde personen hebben toegang tot de bestanden. Deze worden zo snel mogelijk van het Platform verwijderd en in elk geval uiterlijk binnen een maand na de start van de gegevensuitwisseling. Het Platform mag niet worden gebruikt om bestanden te bewaren. Het is dus enkel een plaats waar bestanden tijdelijk worden opgeslagen met het oog op de uitwisseling ervan.
Alle acties die een gebruiker op het Platform uitvoert (inloggen, downloaden, uploaden, deleten, …), worden gedurende maximum 10 jaar geregistreerd.
Het door de FSMA geselecteerde externe Platform voldoet aan alle passende beveiligingsnormen.
De FSMA beheert de toegang tot het Platform. Als een gebruiker toegang wordt verleend tot het Platform, ontvangt hij een e-mail met de vermelding dat een gebruikersaccount voor hem is aangemaakt. Die e-mail bevat ook de gebruikersidentificatie van de gebruiker en het verzoek om in te loggen. Als u die mail niet heeft ontvangen, moet u uw FSMA-contactpersoon contacteren. Uw contactpersoon zal u de e-mail dan alsnog sturen.
Hoe gaat u daarbij te werk?
Klik op de knop Set my password.
Het is aangewezen om Chrome te gebruiken als internetbrowser.
Als u uw wachtwoord vergeten bent, klikt u op Forgot your password? Voer uw username in en klik op Submit. Daarna ontvangt u een e-mail, die u in staat stelt uw wachtwoord te resetten zoals wanneer u de eerste keer inlogt.
Om op een beveiligde manier bestanden met u te kunnen uitwisselen, heeft uw FSMA-contactpersoon u toegang gegeven tot een 'collaboratieve share/map' die hij op het Platform heeft aangemaakt. Een 'collaboratieve share/map' is een gemeenschappelijke ruimte waar u, naargelang het geval, de bestanden kan vinden die u moet downloaden, of de door de FSMA gevraagde bestanden kan uploaden.
Uw toegangsrechten tot die bestanden worden door uw FSMA-contactpersoon gedefinieerd.
Conform de verleende rechten ontvangt u eventueel kennisgevingen over de activiteiten die in de u ter beschikking gestelde 'collaboratieve share/map' zijn uitgevoerd.
Om toegang te kunnen krijgen tot een 'collaboratieve share/map', moet u van uw FSMA-contactpersoon een e-mail hebben ontvangen waarin staat dat u een 'collaboratieve share/map' ter beschikking is gesteld.
Klik op Toegang tot share. Als u nog niet op het Platform was ingelogd, log dan in zoals eerder is toegelicht. U komt terecht op een pagina die er als volgt uitziet:
De belangrijkste functies die via deze pagina toegankelijk zijn, worden in onderstaande afbeelding toegelicht. Bepaalde functies komen verderop in de gebruikershandleiding meer gedetailleerd aan bod.
Het Platform toont de verschillende bestanden volgens een gestructureerde dossierbenadering.
Vanaf hier kan u alle collaboratieve mappen raadplegen waartoe uw FSMA-contactpersoon u toegang heeft verleend.
Om te browsen in de boomstructuur van de collaboratieve mappen, klikt u op het icoontje links naast de map:
Dubbelklik op een map om ze te openen en de documenten in de map of subfolder, alsook de knop voor het beheer van die documenten te zien:
Conform de rechten die uw FSMA-contactpersoon u heeft verleend, kan u de bestanden en de dossiers in een 'collaboratieve map' downloaden.
Selecteer daartoe het(de) te downloaden bestand(en) en dossier(s) en klik in het volgende scherm op Downloaden:
Om meerdere bestanden en dossiers te downloaden, kan u de shift- en ctrl-knoppen gebruiken.
Conform de rechten die uw FSMA-correspondent u heeft verleend, kan u zelf bestanden en dossiers aan een 'collaboratieve share/map' toevoegen.
Als u bestanden en dossiers toevoegt aan een 'collaboratieve share/map' die u ter beschikking is gesteld, ontvangt uw FSMA-contactpersoon een e-mail die hem daarvan informeert, en kan hij die bestanden en dossiers op het Platform terugvinden.
Daartoe
Klik op Importeren;
Selecteer in de boomstructuur van je File Explorer een of meer bestanden.
U kan ook een drag and drop doen van bestanden naar de rubriek ‘Documenten’ van het Platform.
Zorg ervoor dat de bestandsnaam of de mapnaam niet te lang is en geen speciale tekens ( \ / : * ? “ < > | ) bevat.
Als u een archiefbestand (met extensie zip, tar, …) op het Platform plaatst, gelieve aan uw FSMA-contactpersoon de lijst van de bestanden in dat archiefbestand te sturen. Zo kan hij controleren of het gerecupereerde archiefbestand volledig is.
Als u omvangrijke bestanden moet versturen, is het aan te bevelen de plug-in EasyTransfer te downloaden. Die plug-in garandeert dat de connectie met het Platform niet wordt verbroken tijdens de overdracht. Deze plug-in downloaden kan door te klikken op je profiel, daarna Applications selecteren :
Na de juiste plug-in voor uw computer (PC of MAC) te hebben geselecteerd en geïnstalleerd, wordt u gevraagd EasyTransfer met uw browser te verbinden (daartoe moet u het in de pop-up voorgestelde token invoeren). Eens de verbinding tot stand is gebracht, ontvangt u een bericht dat u meedeelt dat EasyTransfer met uw browser is geconnecteerd. EasyTransfer zal dan voor uw overdrachten worden gebruikt zonder dat u zelf nog iets hoeft te doen.
Klik op uw initialen of uw naam rechtsboven op het scherm en vervolgens op Mijn account. Klik daarna op Profiel wijzigen. Als u uw telefoongegevens wijzigt, zorg er dan voor dat u een mobiel telefoonnummer vermeldt (waarop u sms’en kan ontvangen). Vermeld daarbij eerst het internationaal kengetal (+32 voor België). Het wijzigen van de taal in uw profiel zal de taal van de e-mails verzonden door het Platform wijzigen.
Om de taal van het Platform van uw huidige verbinding te wijzigen moet u:
Klik op uw initialen of uw naam rechtsboven op het scherm en vervolgens op Afmelden. Doet u dat niet, dan wordt de connectie automatisch verbroken na 30 minuten inactiviteit.
Als u niet in staat bent om een verbinding te maken met het Platform, controleer dan of alle URL’s die beginnen met https://sharing.oodrive.com gemachtigd zijn door uw proxy/firewall.
Als u een lege pagina krijgt na het invoeren van uw login/wachtwoord, controleer dan of uw internetbrowser toestaat dat JavaScripts worden uitgevoerd. U kunt deze instellingen als volgt controleren:
Vervolgens zijn er 2 opties:
het uitvoeren van JavaScript toestaan voor alle websites:
het uitvoeren van JavaScript toestaan voor URL https://sharing.oodrive.com.
Heeft u, naast deze gebruikershandleiding, nog extra hulp nodig, dan kan u gebruikmaken van verschillende hulpknoppen of –menu’s:
Noteer dat u via die knoppen toegang krijgt tot standaardinformatie van de Platformleverancier en dat u daar ook uitleg vindt over functies die niet ter beschikking worden gesteld door de FSMA.
Voor vragen over of problemen met het gebruik van het Platform kan u steeds bij uw FSMA-contactpersoon terecht. Dat kan ook als u bestanden langs een andere weg wil overleggen.