6. Hoe kan je melden en hoe verloopt de procedure?

• Het interne meldingskanaal van de FSMA wordt beheerd door de dienst Interne Audit. De dienst Interne Audit zal in die hoedanigheid de meldingen van integriteitsschendingen ontvangen en onderzoeken. In principe neemt enkel de dienst Interne Audit kennis van de identiteit van de melder (zie verder: 'Welke geheimhoudingsregels gelden er?'). Ten slotte zal de dienst Interne Audit de melders en de andere beschermde personen ook intern bijstaan tegen represailles (zie verder: 'Welke bescherming geniet je?')

1. Anoniem melden

• De meldingen van integriteitsschendingen kunnen, indien gewenst, volledig anoniem gebeuren. Wanneer de melder geen contactgegevens achterlaat, kan de dienst Interne Audit deze persoon evenwel niet contacteren voor verdere informatie, toelichting of feedback. Indien mogelijk raden wij daarom toch aan om contactgegevens achter te laten voor de behandeling van de melding.
• Anonieme melders die later toch geïdentificeerd worden, worden ook beschermd tegen represailles.
• De meldingsprocedure waarborgt ook de geheimhouding van de identiteit van een melder die zich wel bekendmaakt. Dit geldt zowel voor iemand die zijn identiteit onmiddellijk bij de melding bekendmaakt, als voor iemand die in een later stadium besluit zijn identiteit bekend te maken (zie verder: 'Welke geheimhoudingsregels gelden er?').

1. Hoe kan je melden?

Meldingen kunnen zowel schriftelijk als mondeling.

• Schriftelijke melding op papier: te richten aan FSMA, Dienst Interne audit, t.a.v. de interne auditeur Marie-Pierre Vanrumbeke, Vertrouwelijk, Congresstraat 12, 1000 Brussel.

• Fysieke ontmoeting: u maakt een afspraak met de interne auditeur Marie-Pierre Vanrumbeke  via de telefoonlijn 02/220 52 11 met uitdrukkelijke vermelding dat het om een melding van een integriteitsschending gaat. De gesprekken worden niet opgenomen. De dienst Interne Audit zal een verslag opstellen over elke melding die tijdens een fysieke ontmoeting plaatsvond. De melder kan dit schriftelijk verslag aanvullen en desgevallend opmerkingen formuleren.

1. Wat vermeld je het best in je melding?

• Een melding dient gebaseerd te zijn op een redelijk vermoeden dat een integriteitschending zich heeft voorgedaan, zich voordoet of zich zal voordoen. De melding bevat dan ook het best voldoende elementen om dit niet alleen aan te tonen, maar ook om een onderzoek van de melding mogelijk te maken.
• De meldingen moeten de dienst Interne Audit in staat stellen om de gemelde feiten te onderzoeken. De informatie moet daarom transparant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. De melder moet daartoe de feiten nauwkeurig en voldoende gedetailleerd beschrijven en zo mogelijk documenteren aan de hand van bewijsstukken die samen met de melding van de integriteitsschending worden overgemaakt. Daarom bevat een melding bij voorkeur minstens de volgende informatie:
  • de naam en de contactgegevens van de melder, tenzij de melder opteert voor de anonieme melding (in laatstgenoemd geval raden we toch ten sterkste aan om (anonieme) contactgegevens achter te laten zodat de dienst Interne Audit bijkomende informatie kan opvragen en kan bevestigen of het al dan niet om een beschermde melding gaat);
  • de aard van de werkrelatie tussen de melder en de FSMA;
  • de naam van de bij de integriteitsschending betrokken federale overheidsinstantie (indien het niet om de FSMA gaat, maar een andere federale overheidsinstantie waarmee werd samengewerkt);
  • de naam en functie van de persoon die in de melding van een integriteitsschending wordt beschuldigd,
  • de beschrijving van de integriteitsschending;
  • de datum waarop of de periode waarin de integriteitsschending zich heeft voorgedaan, zich voordoet of zich zeer waarschijnlijk zal voordoen; en
  • alle andere informatie waartoe de melder toegang heeft en die kan bijdragen tot het beoordelen van het redelijk vermoeden van de integriteitsschending.
• De dienst Interne Audit kan via de contactgegevens die de melder opgeeft, vragen om de verstrekte informatie en documenten toe te lichten, en om aanvullende informatie en documenten over te maken, tenzij de (niet-anonieme) melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd.

1. Welke procedures zijn van toepassing op een melding?

• De meldingen worden binnen de FSMA behandeld door de dienst Interne Audit. De dienst onderhoudt de contacten met de melder indien deze contactgegevens heeft achtergelaten.
• De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en beveiligd systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen de FSMA voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om de melding op te volgen en te onderzoeken.
• De dienst Interne Audit zal binnen de zeven dagen na de ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder bezorgen via de contactgegevens die de melder heeft achtergelaten, tenzij de (niet-anonieme) melder uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken melder informatie heeft gemeld via het meldingskanaal. Deze bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een integriteitsschending gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt, of dat het onderzoek naar de schending is begonnen.
• Personen die via een fysieke ontmoeting informatie melden, krijgen de mogelijkheid om het verslag dat van de melding is opgesteld, te corrigeren, te controleren, goed te keuren en in kopie te ontvangen.
• De dienst Interne Audit geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen met inbegrip van anonieme meldingen. De dienst Interne Audit gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na. Indien de dienst Interne Audit na haar onderzoek van de melding tot de conclusie komt dat een integriteitsschending heeft plaatsgevonden, dan:
  • zal zij de resultaten van haar onderzoek aan het directiecomité voorleggen en gepaste maatregelen voorstellen;
  • kan de dienst Interne Audit evenwel ook besluiten om aan een melding geen andere opvolging te geven dan het afronden van de procedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemelde integriteitsschending duidelijk van geringe betekenis is, of het een herhaalde melding betreft waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis bevat ten opzichte van een eerdere melding waarvoor de relevante procedures werden beëindigd.
• Indien de melding onontvankelijk is, bijvoorbeeld omdat de melding niet over een integriteitsschending maar over discriminatie of ongewenst seksueel gedrag gaat, brengt de dienst Interne Audit de melder op de hoogte van de onontvankelijkheid van de melding.
• Na het afsluiten van het onderzoek zal de melder (die contactgegevens heeft achtergelaten) ingelicht worden dat het dossier onderzocht en behandeld werd. Hierbij kan de melder (indien van toepassing) ook feedback ontvangen over de maatregelen die genomen werden om de integriteitsschending ongedaan te maken. Met feedback bedoelen we in deze context informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging. De melder zal echter wel slechts feedback ontvangen in de mate dat het beroepsgeheim en de privacywetgeving dit toelaten. Daarom zal normaal geen feedback gegeven worden over de tucht- of andere maatregelen die genomen werden ten opzichte van de persoon aan wie de integriteitsschending wordt toegeschreven, of die ermee in verband wordt gebracht.
• Indien feedback kan verschaft worden met betrekking tot een melding, dan zal de melder deze binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging ontvangen^[1]. De dienst Interne Audit zal de melder in de regel ook geen tussentijdse feedback geven over de aan de melding verleende opvolging tenzij bij afloop van de wettelijke feedbacktermijn (zie ook voetnoot 1 'Welke bescherming geniet je?').