6. Comment pouvez-vous effectuer un signalement et comment la procédure se déroule-t-elle ?

• Un signalement d’atteinte à l’intégrité peut, si son auteur le souhaite, se faire de manière totalement anonyme. Toutefois, si l’auteur de signalement ne laisse pas de coordonnées, le service Audit interne ne pourra pas prendre contact avec lui pour lui demander des informations ou explications supplémentaires ou pour lui fournir un retour d’informations. C’est pourquoi il lui est conseillé de laisser, si possible, des coordonnées pour le traitement de son signalement.
• L’auteur d’un signalement anonyme qui est identifié par la suite est également protégé contre les représailles.
• La procédure de signalement préserve par ailleurs le caractère confidentiel de l’identité d’un auteur de signalement qui se fait connaître. Cela vaut aussi bien pour une personne qui révèle immédiatement son identité au moment du signalement que pour une personne qui décide à un stade ultérieur de dévoiler son identité (voir aussi : « Quelles sont les règles de confidentialité applicables ? »).

Les signalements peuvent être effectués tant par écrit qu’oralement.

• Par écrit sur support papier : à adresser à la FSMA, Service Audit interne, à l’attention de l’auditeur interne Marie-Pierre Vanrumbeke, Confidentiel, rue du Congrès 12, 1000 Bruxelles.
• Lors d’une rencontre en personne : Veuillez fixer un rendez-vous avec l’auditeur interne Marie-Pierre Vanrumbeke au numéro de téléphone 02/220 52 11 en précisant qu’il s’agit d’un signalement d’atteinte à l’intégrité. Les conversations ne sont pas enregistrées. Le service Audit interne établira un compte rendu écrit de chaque signalement effectué lors d’une rencontre en personne. L’auteur de signalement pourra compléter ce compte rendu écrit et, le cas échéant, faire des commentaires.

• Un signalement doit être fondé sur une présomption raisonnable qu’une atteinte à l’intégrité s’est produite, est en train de se produire ou est susceptible de se produire. Le signalement comprendra dès lors idéalement des éléments suffisants pour non seulement démontrer cette situation, mais également permettre de mener une enquête à ce sujet.
• Tout signalement opéré doit permettre au service Audit interne d’examiner les faits dénoncés. Les informations doivent dès lors être transparentes, compréhensibles et fiables. L’auteur de signalement doit, pour ce faire, décrire les faits de manière précise et suffisamment détaillée et, si possible, les documenter à l’aide de pièces justificatives, qu’il transmettra en même temps que le signalement. Un signalement contiendra par conséquent de préférence au moins les informations suivantes :
  • le nom et les coordonnées de l'auteur de signalement, sauf si ce dernier opte pour un signalement anonyme (dans ce dernier cas, il lui est quand même vivement conseillé de laisser des coordonnées (anonymes) de manière à ce que le service Audit interne puisse lui demander des informations complémentaires et lui indiquer s’il s’agit ou non d’un signalement donnant droit à une protection) ;
  • la nature de la relation de travail entre l'auteur de signalement et la FSMA ;
  • le nom de l'organisme du secteur public fédéral concerné par l'atteinte à l'intégrité (s’il ne s’agit pas de la FSMA, mais d’un autre organisme du secteur public fédéral avec lequel l’auteur de signalement a collaboré) ;
  • le nom et la fonction de la personne accusée d’une atteinte à l’intégrité dans le cadre du signalement ;
  • la description de l'atteinte à l'intégrité ;
  • la date ou la période à laquelle l'atteinte à l'intégrité a eu lieu, a lieu ou est très susceptible de se produire ; et
  • toutes les autres informations auxquelles l’auteur de signalement a accès et qui peuvent contribuer à l’évaluation de la présomption raisonnable de l’atteinte à l’intégrité.
• Le service Audit interne peut, en utilisant les coordonnées indiquées par l’auteur de signalement, demander à ce dernier de clarifier les informations et documents communiqués et de transmettre des informations et documents supplémentaires, à moins que l’auteur de signalement (non anonyme) n’ait explicitement fait part de son souhait de ne pas être contacté.

• Les signalements sont traités au sein de la FSMA par le service Audit interne. Ce service entretient les contacts avec l’auteur de signalement si celui-ci a laissé des coordonnées.
• Les signalements reçus sont conservés dans un système confidentiel et sécurisé. L’accès à ce système est limité afin de faire en sorte que seules les personnes au sein de la FSMA qui ont besoin des données qui y sont conservées pour suivre et examiner le signalement puissent disposer de ces données.
• Le service Audit interne envoie, dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement, un accusé de réception à l’auteur de signalement en utilisant les coordonnées que ce dernier a laissées, à moins que l’auteur de signalement (non anonyme) n’ait explicitement fait part de son souhait de ne pas être contacté. L’accusé de réception prouve uniquement que l’auteur de signalement concerné a transmis des informations via le canal de signalement. Cet accusé de réception ne prouve en revanche pas qu’il s’agit d’un signalement d’atteinte à l’intégrité qui donne droit à la protection prévue par la loi ou que l’enquête sur cette atteinte à l’intégrité a commencé.
• Les personnes qui signalent des informations par le biais d’une rencontre en personne ont la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal consignant le signalement, ainsi que d’en recevoir une copie.
• Le service Audit interne assure un suivi diligent des signalements, y compris des signalements anonymes. Il évalue à cet effet l’exactitude des allégations formulées dans le signalement. Si, à l’issue de son enquête sur ce signalement, le service Audit interne arrive à la conclusion qu’une atteinte à l’intégrité a eu lieu :
  • il soumet au comité de direction les résultats de son enquête et lui propose des mesures appropriées ;
  • il peut toutefois aussi décider de ne pas réserver à un signalement d’autre suivi que la clôture de la procédure. Tel peut, par exemple, être le cas si l’atteinte à l’intégrité qui lui est signalée est manifestement d’importance mineure ou s’il s’agit d’un signalement répété qui ne contient aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement antérieur à propos duquel les procédures concernées ont été closes.
• Si le signalement est irrecevable, par exemple parce qu’il ne porte pas sur une atteinte à l’intégrité mais sur une discrimination ou du harcèlement sexuel, le service Audit interne informe l’auteur de signalement de l’irrecevabilité de son signalement.
• Après la clôture de l’enquête, l’auteur de signalement (qui a laissé des coordonnées) sera informé que le dossier a été examiné et traité. L’auteur de signalement peut (le cas échéant) également recevoir un retour d’informations sur les mesures qui ont été prises pour mettre fin à l’atteinte à l’intégrité. Par retour d’informations, il y a lieu d’entendre, dans ce contexte, la communication d’informations sur les mesures envisagées ou prises au titre de suivi et sur les motifs de ce suivi. L’auteur de signalement ne recevra toutefois un retour d’informations que dans la mesure où le secret professionnel et la législation relative à la protection de la vie privée le permettent. C’est pourquoi il ne lui sera normalement pas fourni de retour d’informations sur les mesures disciplinaires ou autres qui auraient été prises à l’égard de la personne à laquelle l’atteinte à l’intégrité est attribuée ou qui y est associée.
• Si un retour d’informations peut être fourni au sujet d’un signalement, l’auteur de signalement le recevra dans un délai raisonnable, n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement^[1]. En règle générale, le service Audit interne ne fournira pas à l’auteur de signalement un retour d’informations intermédiaire sur le suivi réservé au signalement, sauf en cas d’expiration du délai légal prévu pour le retour d’informations (voir également la note de bas de page n° 1 « De quelle protection bénéficiez-vous ? »).