Communicatie rond algemene vergaderingen

Als een vennootschap een algemene vergadering bijeenroept, moet bepaalde informatie worden openbaar gemaakt, dus ruim worden verspreid. Voor andere informatie volstaat het dat ze op de website van de vennootschap ter beschikking wordt gesteld.

• Informatie die moet worden openbaar gemaakt en op eCorporate opgeladen
  • in het kader van een (gewone of buitengewone) algemene vergadering moeten emittenten door middel van een oproeping tot de algemene vergadering informatie publiceren over o.a.:
    • de plaats, het tijdstip en de agenda (met de te behandelen onderwerpen en de voorstellen tot besluit);
    • het totale aantal aandelen en stemrechten;
    • het recht van aandeelhouders om algemene vergaderingen van aandeelhouders bij te wonen.
  • de notulen van de algemene vergadering moeten eveneens worden openbaar gemaakt.

• Informatie die op de website moet worden ter beschikking gesteld
  • Aan de algemene vergadering voor te leggen stukken
  • Volmachtformulier

  Opgelet: deze stukken en formulieren dienen ook, als bijlagen bij de oproeping, op eCorporate te worden opgeladen.

Gereglementeerde informatie

De oproeping tot de algemene vergadering en de notulen zijn gereglementeerde informatie.

Voor gereglementeerde informatie bestaan er specifieke verplichtingen qua openbaarmaking en opslag:

1. Verspreiding (of openbaarmaking) – deze gebeurt via de media en heeft tot doel informatie snel en op niet-discriminerende basis toegankelijk te maken voor een zo groot mogelijk publiek.
2. Opslag - gereglementeerde informatie wordt ter beschikking gesteld op:
   • de website van de emittent.
   • eCorporate. Gereglementeerde informatie die wordt opgeladen op eCorporate wordt automatisch opgenomen op STORI.

Termijnen

Voor de openbaarmaking gelden de volgende termijnen:

• Oproeping: ten minste 30 dagen vóór de vergadering
• Aan de algemene vergadering voor te leggen stukken: uiterlijk op de datum van de bijeenroeping
• Volmachtformulier: vanaf de dag van de publicatie van de oproeping tot de vergadering
• Notulen: binnen de 15 dagen na de algemene vergadering