Welke procedures zijn van toepassing op meldingen?
De procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken worden in meer detail beschreven in een circulaire van de FSMA.
Melders mogen een inbreuk melden aan de FSMA nadat zij eerst hebben gemeld via interne meldingskanalen van de betreffende entiteit of door meteen een melding te doen aan de FSMA.
De meldingen worden binnen de FSMA behandeld door specifieke personeelsleden die zijn opgeleid voor de behandeling ervan. Zij onderhouden de contacten met de melder indien deze contactgegevens heeft achtergelaten.
De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en veilig systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen de FSMA voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen.
De FSMA zendt onverwijld, en in ieder geval binnen 7 dagen na ontvangst van de melding een bevestiging van ontvangst via de contactgegevens die de melder heeft achtergelaten, tenzij de betrokken melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of tenzij de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de betrokken melder. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken melder informatie heeft gemeld via het Contactpunt Klokkenluiders of schriftelijk op papier en wanneer hij deze informatie overmaakte. Deze bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een inbreuk gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt.
Personen die via de telefoonlijn of via een fysieke ontmoeting informatie melden, krijgen de mogelijkheid om het verslag dat van de melding is opgesteld te corrigeren, te controleren, voor akkoord te tekenen en in kopie te ontvangen.
Binnen 6 weken bevestigt de FSMA aan de melder die contactgegevens heeft opgegeven, of zijn melding al dan niet een melding is van een inbreuk op de financiële wetgeving waarop de FSMA toezicht houdt. Die bevestiging gebeurt niet indien de melder hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of indien de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon. Uitzonderlijk kan deze periode van 6 weken worden verlengd.
De FSMA geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen. De FSMA gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de inbreuk zo nodig aan, bv. door het opleggen van maatregelen of sancties. Zij kan, na de melding naar behoren te hebben beoordeeld, ook besluiten om aan een melding geen andere opvolging te geven dan het afronden van de procedure. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een gemelde inbreuk duidelijk van geringe betekenis is of het een herhaalde melding betreft waarvan de inhoud geen nieuwe informatie van betekenis bevat ten opzichte van een eerdere melding waarvoor de relevante procedures werden beëindigd. De FSMA kan tevens voorrang geven aan de behandeling van ernstige inbreuken of van inbreuken op essentiële bepalingen onder haar toezicht, wanneer zij wordt geconfronteerd met grote aantallen meldingen.
Indien het niet om een melding gaat van een inbreuk op de financiële wetgeving waarop de FSMA toezicht houdt, wordt de persoon desgevallend doorverwezen naar het kanaal binnen de FSMA dat hem of haar kan verder helpen. Indien de FSMA van oordeel is dat niet de FSMA maar wel andere autoriteiten bevoegd zijn om een gemelde inbreuk te behandelen of dat naast de FSMA ook andere autoriteiten bevoegd zijn, maakt zij de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze over aan de federale coördinator. Bovendien kan zij, indien de (andere) bevoegde autoriteit een autoriteit is die bevoegd is voor inbreuken op bepalingen op het gebied van financiële diensten, producten en markten of op het gebied van voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering, de melding ook rechtstreeks aan die (andere) autoriteit bezorgen. De melding wordt in die gevallen ongewijzigd overgemaakt, opdat de (andere) bevoegde autoriteit de melding nuttig kan behandelen. De melder wordt over die doorgifte aan de (andere) bevoegde autoriteit geïnformeerd via de contactgegevens die hij heeft achtergelaten.
