Quelles sont les procédures applicables aux signalements ?
Les procédures applicables aux signalements de violations sont décrites plus en détail dans une circulaire de la FSMA.
Une personne peut signaler une violation à la FSMA, soit après avoir effectué un signalement par le biais des canaux de signalement interne de l’entité concernée, soit en adressant ce signalement directement à la FSMA.
Les signalements sont traités au sein de la FSMA par des membres du personnel spécialisés qui sont formés à cette fin. Ces derniers entretiennent les contacts avec l’auteur de signalement si celui-ci a laissé des coordonnées.
Les signalements reçus sont conservés dans un système confidentiel et sécurisé. L’accès à ce système est limité afin de faire en sorte que seules les personnes au sein de la FSMA qui ont besoin des données qui y sont conservées pour exercer leurs fonctions puissent disposer de ces données.
Lorsqu’elle reçoit un signalement, la FSMA en accuse réception rapidement, et en tout état de cause dans un délai de 7 jours à compter de la réception du signalement, en utilisant les coordonnées que l’auteur de signalement a laissées, à moins que ce dernier n’ait explicitement fait part de son objection à ce sujet ou que les membres du personnel spécialisés n’aient des motifs raisonnables de croire que cela compromettrait la protection de l’identité de l’auteur de signalement. Cet accusé de réception prouve uniquement que l’auteur de signalement concerné a transmis des informations via le Point de contact Lanceurs d’alerte ou par écrit sur support papier et à quel moment cette transmission a eu lieu. Cet accusé de réception ne prouve en revanche pas qu’il s’agit d’un signalement de violation bénéficiant de la protection prévue par la loi.
Les personnes qui communiquent des informations en passant par la ligne téléphonique ou lors d’une rencontre en personne, ont la possibilité de vérifier le compte rendu établi sur la base du signalement, de le rectifier, de l’approuver par l’apposition de leur signature et d’en recevoir une copie.
La FSMA confirme dans les 6 semaines à l’auteur de signalement qui a laissé des coordonnées si son signalement constitue ou non un signalement de violation de la législation financière dont elle contrôle le respect. Cette confirmation n’a pas lieu si l’auteur de signalement a explicitement fait part de son objection à ce sujet ou si les membres du personnel spécialisés ont des motifs raisonnables de croire que cela compromettrait la protection de son identité. Cette période de 6 semaines peut à titre exceptionnel être prolongée.
La FSMA assure un suivi diligent des signalements. La FSMA évalue l’exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, remédie à la violation signalée, par exemple en infligeant des mesures ou sanctions. Elle peut, après avoir dûment examiné le signalement, également décider de ne pas réserver à ce signalement d’autre suivi que la clôture de la procédure. Tel peut par exemple être le cas si une violation signalée est manifestement d’importance mineure ou s’il s’agit d’un signalement répétitif qui ne contient aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement antérieur à propos duquel les procédures concernées ont été closes. En cas d’afflux important de signalements, la FSMA peut également traiter en priorité les signalements de violations graves ou de violations de dispositions essentielles dont elle contrôle le respect.
S’il ne s’agit pas d’un signalement de violation de la législation financière dont la FSMA contrôle le respect, la personne est, le cas échéant, renvoyée vers le canal au sein de la FSMA qui pourra l’aider. Si la FSMA estime que ce n’est pas elle mais d’autres autorités qui sont compétentes pour traiter une violation signalée ou qu’outre elle-même, d’autres autorités aussi sont compétentes à cet égard, elle transmet le signalement, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée, au coordinateur fédéral. Elle peut en outre, si l’(autre) autorité compétente est habilitée à traiter des violations de dispositions en matière de services, produits et marchés financiers ou dans le domaine de la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, transmettre le signalement directement à cette (autre) autorité compétente. Le signalement est dans ces cas transmis sans modification, afin que l’(autre) autorité compétente puisse le traiter utilement. L’auteur de signalement est informé de cette transmission à l’(autre) autorité compétente via les coordonnées qu’il a laissées.
