On entend par externalisation tout appel à des tiers pour l’exercice d’activités ou de processus propre au prêteur. Elle peut porter tant sur des services à la clientèle (centres d’appel, …) que sur des fonctions administratives (gestion des contrats de crédit, comptabilité, …) et spécialisées (IT, gestion des données, …).
L’organisation de la sous-traitance par un prêteur doit se faire dans le respect des principes de saine gestion mentionnés ci-dessous. Ces principes sont applicables pour autant que la sous-traitance porte sur des activités ou des processus propres au prêteur.
- La sous-traitance doit faire l’objet d’une politique spécifique et approuvée par le conseil d’administration, et qui tient compte des principes de saine gestion.
- La sous-traitance ne peut diminuer en aucune façon la responsabilité du prêteur tant envers les clients qu’à l’égard des autorités de contrôle. La sous-traitance est exercée sous la seule et entière responsabilité du prêteur. Ce dernier veillera à adopter des mesures qui lui permettent d’exercer un contrôle permanent des activités sous-traitées.
- Le prêteur veille à tout moment à avoir une organisation adéquate et à se conformer aux obligations prescrites par le livre VII du code de droit économique ainsi qu’aux dispositions légales de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces, ainsi qu’aux arrêtés et règlements pris en exécution de cette législation.
- Le prêteur veille également à disposer de l’expérience, de la connaissance et des moyens nécessaires pour assurer, après la sous-traitance, le suivi du bon fonctionnement et de la qualité des services sous-traités et pour pouvoir y apporter, au besoin, les ajustements qui s’imposent.
- Le prêteur veille à adopter des règles de reporting adaptées à la nature des activités sous-traitées et aux risques qui y sont liés. Le prêteur prévoira à cet effet des moyens de communication clairs, assortis d’une obligation pour le sous-traitant de signaler tout problème important ayant un impact sur les activités sous-traitées.
- Le prêteur veille à communiquer au sous-traitant une description détaillée des activités sous-traitées, des effets attendus de la sous-traitance et les conditions de celle-ci.
- Le prêteur veille à sélectionner des sous-traitants avec vigilance et prudence. Il veille à ne travailler qu’avec des sous-traitants capables d’assurer la prestation de manière suffisante afin de couvrir de manière appropriée les risques opérationnels et de rembourser les éventuels dommages. Le prêteur prendra également les précautions qui s’imposent afin d‘être à même de transférer les services sous-traités à un autre sous-traitant ou de les reprendre en gestion propre, chaque fois que la continuité ou la qualité de la prestation de service risque d’être compromise.
- Chaque sous-traitance devra faire l’objet d’une convention écrite qui tiendra compte des principes de gestion exposés ci-avant. La convention déterminera avec précision les responsabilités de chacune des parties.
- Le prêteur veille à ce que le sous-traitant dispose à tout moment d’un dispositif de protection nécessaire pour préserver de manière efficace la confidentialité et l’intégrité des données personnelles et bancaires des clients. La manière dont les plus importants risques de sécurité, de confidentialité et de réputation seront couverts par le sous-traitant, les mécanismes de contrôle à cet égard et les éventuelles clauses en matière d’amendes pour non-respect figureront dans la convention de sous-traitance. Lorsqu’il est mis fin à la sous-traitance, le prêteur veille à ce que toutes les données soient extraites et effacées ou détruites auprès du sous-traitant.
- La FSMA, en vue de l’exercice de sa mission de contrôle, doit avoir accès à tout moment aux activités sous-traitées et avoir la possibilité d’exercer sur ces activités son contrôle, en ce compris les contrôles sur place. Le sous-traitant prendra les dispositions nécessaires pour s’en assurer.