Bankierseed
Het antwoord hieronder beperkt zich tot de verwerking van de persoonsgegevens van de melder of andere personen die worden vermeld in de klacht, met uitzondering van de bankdienstverlener (informatie over de verwerking van de persoonsgegevens van de bankdienstverlener is terug te vinden in het privacybeleid voor bankdienstverleners).
Indien u als melder de klacht neerlegt ten behoeve van een andere persoon (zie voor meer uitleg hieronder), verzoeken wij u onderstaande informatie mee te delen aan deze persoon.
- Met welk doel en op basis van welke rechtsgrond verwerkt de FSMA de persoonsgegevens? - In haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt de FSMA de persoonsgegevens die in het klachtenformulier worden ingevuld voor het ontvangen, het onderzoeken en de follow-up van de klacht, met inbegrip van het gebruik ervan in een eventuele tuchtprocedure tegen een bankdienstverlener die de FSMA naar aanleiding van de klacht zou opstarten.
Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor het vervullen van de taken van algemeen belang die aan de FSMA zijn toevertrouwd in het kader van de wetgeving over de bankierseed. Meer specifiek heeft de FSMA hierbij (onder meer) de wettelijke opdracht gekregen om een kanaal te voorzien voor klachten omtrent de naleving (i) van de verplichting tot eedaflegging en (ii) van de individuele gedragsregels door de bankdienstverleners.
- Van wie verwerkt de FSMA persoonsgegevens? – Via het klachtenformulier verwerkt de FSMA persoonsgegevens van verschillende categorieën van betrokkenen:
- De melder – de FSMA verwerkt persoonsgegevens van de persoon (individu) die een klacht meldt via het klachtenformulier en vrijwillig zijn/haar contactgegevens opgeeft
- Mogelijkheid tot een anonieme klacht - de melder kan er echter ook voor opteren om de klacht anoniem in te dienen. In dit geval verwerkt de FSMA uiteraard geen persoonsgegevens van de melder, maar is het voor de FSMA helaas niet mogelijk om de melder te contacteren bij vragen of onduidelijkheden in verband met de ingediende klacht. Dit kan mogelijk tot gevolg hebben dat de FSMA de ingediende klacht niet verder kan behandelen wegens gebrek aan informatie.
- Melding van een klacht door een rechtspersoon – het is ook mogelijk dat diegene die de klacht meldt aan de FSMA geen individu is, maar een rechtspersoon. De gegevens van deze rechtspersoon vormen geen persoonsgegevens. In dat geval verwerkt de FSMA wel de persoonsgegevens van de contactpersoon bij die rechtspersoon indien deze gegevens vrijwillig worden ingevuld in het klachtenformulier.
- De bankdienstverlener – in het kader van het klachtenformulier verwerkt de FSMA de persoonsgegevens van de bankdienstverlener die het voorwerp uitmaakt van de klacht. Zoals hierboven reeds aangegeven, wordt er voor de verwerking van deze persoonsgegevens verwezen naar het privacybeleid voor bankdienstverleners.
- Andere personen vermeld in de klacht – ten slotte verwerkt de FSMA de persoonsgegevens van eventuele andere personen (individuen) die worden vermeld bij de beschrijving van de feiten, in de opgegeven bijkomende relevante info of in het toegevoegde bewijsmateriaal. Dit kan bijvoorbeeld gaan om getuigen of personen die over nuttige informatie beschikken aangaande de feiten die het voorwerp uitmaken van de klacht. Dit zal ook vaak het geval zijn indien de melder de klacht indient ten behoeve van een andere persoon.
- Klacht ten behoeve van een andere persoon – veelal zal een melder een klacht indienen die betrekking heeft op zichzelf. Het is echter ook mogelijk dat een melder een klacht indient ten behoeve van een andere persoon, wiens identiteit wordt vermeld in de beschrijving van de feiten, in de opgegeven bijkomende relevante info of in het toegevoegde bewijsmateriaal. In dit geval gaat de FSMA ervan uit dat de melder de klacht in overleg met die andere persoon heeft ingediend en deze op de hoogte heeft gesteld van de inhoud van deze FAQ.
- De melder – de FSMA verwerkt persoonsgegevens van de persoon (individu) die een klacht meldt via het klachtenformulier en vrijwillig zijn/haar contactgegevens opgeeft
- Welke persoonsgegevens verwerkt de FSMA?
- Persoonsgegevens van de melder (tenzij de klacht anoniem wordt ingediend) - de FSMA verwerkt in principe de volgende persoonsgegevens van de melder (of van diens contactpersoon indien de melder een rechtspersoon is):
- identificatiegegevens (voornaam en naam);
- contactgegevens (telefoonnummer(s) en/of e-mailadres) teneinde de FSMA toe te laten contact op te nemen met de melder in geval van bijkomende vragen;
- desgevallend andere persoonsgegevens van de melder die voorkomen in de beschrijving van de klacht, de opgegeven bijkomende relevante info of het toegevoegde bewijsmateriaal;
- Persoonsgegevens van andere personen vermeld in de klacht – de FSMA verwerkt van die personen (met inbegrip van mogelijk de personen ten behoeve van wie de klacht is ingediend) de persoonsgegevens die in het klachtenformulier zijn ingevuld onder de beschrijving van de feiten of de bijkomende relevante info of die in het toegevoegde bewijsmateriaal voorkomen.
In eerste instantie ontvangt de FSMA de voormelde persoonsgegevens steeds via de melder van de klacht. In het geval de FSMA een tuchtonderzoek opent, is het echter ook mogelijk dat zij in het kader van onderzoeksdaden bijkomende persoonsgegevens ontvangt via andere personen, zoals bijvoorbeeld via de betrokken bankdienstverlener, getuigen of de geviseerde entiteit waar de bankdienstverlener werkzaam was/is.
- Persoonsgegevens van de melder (tenzij de klacht anoniem wordt ingediend) - de FSMA verwerkt in principe de volgende persoonsgegevens van de melder (of van diens contactpersoon indien de melder een rechtspersoon is):
- Met wie kan de FSMA de persoonsgegevens delen? – de FSMA deelt de ingezamelde persoonsgegevens enkel met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar wettelijke opdracht. Dit is, onder meer, het geval in volgende situaties:
- Indien op basis van een klacht een tuchtonderzoek wordt gestart, kan het nodig zijn om bepaalde persoonsgegevens te delen met de bankdienstverlener (teneinde diens rechten van verdediging te kunnen uitoefenen) of met andere derden, zoals bijvoorbeeld de geviseerde entiteit waar de bankdienstverlener werkzaam was/is of getuigen die worden verhoord in het kader van het onderzoek.
- Indien de klacht aanleiding geeft tot een tuchtonderzoek en de conclusie van de (adjunct-)auditeur luidt dat een bankdienstverlener, die onderworpen is aan wettelijke vereisten inzake deskundigheid en professionele betrouwbaarheid bij een kredietinstelling, een inbreuk heeft begaan op de plicht tot eedaflegging of bepaalde individuele gedragsregels heeft geschonden, is de FSMA verplicht om de NBB of, in voorkomend geval, de bevoegde prudentiële toezichthouder uit een andere lidstaat hiervan in kennis te stellen. Binnen dat kader is de FSMA wettelijk verplicht een kopie van de dossierstukken toe te voegen aan haar kennisgeving en is het dus mogelijk dat de FSMA persoonsgegevens deelt met deze toezichthouders.
- Indien de FSMA naar aanleiding van een klacht een tuchtbeslissing neemt die leidt tot een gerechtelijke procedure (zoals een beroepsprocedure tegen de tuchtbeslissing bij de Raad van State) kunnen er persoonsgegevens worden gedeeld met de bevoegde gerechtelijke instanties.
Meer algemene informatie over de gevallen waarin de FSMA persoonsgegevens deelt met derden is terug te vinden in het algemene privacybeleid van de FSMA (onder de vraag “Met wie delen wij uw persoonsgegevens?”).
- Hoelang bewaart de FSMA de persoonsgegevens? – Klachten worden in principe gedurende 5 jaar na het indienen ervan bewaard in het klachtendossier. Een klacht kan evenwel langer worden bewaard in het tuchtdossier indien de FSMA beslist om naar aanleiding van de klacht een tuchtprocedure te openen. De FSMA is bovendien onderworpen aan de archiefwetgeving, waardoor zij verplicht is om de informatie ook nadien nog te bewaren voor archiveringsdoeleinden (met gepaste waarborgen).
- Hoe kunnen betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen? – Betrokkenen kunnen een aantal rechten uitoefenen in verband met hun persoonsgegevens. Voor meer informatie over deze rechten en hoe deze kunnen worden uitgeoefend, verwijzen we naar het algemene privacybeleid van de FSMA (onder de vraag “Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?”). Daar wordt ook uitgelegd hoe de Data Protection Officer kan worden gecontacteerd voor eventuele andere vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens (onder de vraag “Hoe kan u ons contacteren?”). U kan ook op elk ogenblik, als u meent dat uw rechten niet werden gerespecteerd, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
- Verdere informatie? – Voor verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens binnen huidige klachtenprocedure, en met name hoe de FSMA persoonsgegevens beschermt en of er persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, wordt er eveneens verwezen naar het algemene privacybeleid van de FSMA.