Contactpunt Klokkenluiders

• Het Contactpunt Klokkenluiders laat toe om potentiële of daadwerkelijke inbreuken op de financiële wetgeving aan de FSMA te melden. Klokkenluiders (“meldende personen”) kunnen helpen om wantoestanden op te sporen, te laten aanpakken en gepast te laten bestraffen.
• Het Contactpunt Klokkenluiders dient niet om een klacht in te dienen als cliënt bij een financiële instelling of om een persoonlijk conflict met de werkgever of medecontractant te signaleren. Voor vragen van consumenten en voor klachten bestaan andere communicatiekanalen zowel binnen als buiten de FSMA. Een overzicht van die instanties en hun specifieke rol vindt u op de website van de FSMA.

• Iedere persoon (vaste of tijdelijke, interne of externe, werknemer of zelfstandige medewerker, statutair personeelslid, stagiair …) die daadwerkelijke of potentiële inbreuken waarneemt op de financiële wetgeving waarop de FSMA toezicht houdt, kan dit melden. De wetgeving waarop de FSMA het toezicht verzekert, kan geraadpleegd worden op haar website ^[1]. Deze website bevat ook een voorstellingsbrochure met een algemene beschrijving van de missie en bevoegdheden van de FSMA.

• De meldingen van inbreuken kunnen, indien gewenst, volledig anoniem gebeuren. In dat geval kent de FSMA de identiteit van de meldende persoon niet, en kan zij deze persoon niet contacteren voor verdere informatie of toelichting.
• De FSMA waarborgt ook de geheimhouding van de identiteit van een persoon die een melding doet en zich wel bij de FSMA bekend maakt. Dit geldt zowel voor iemand die zijn identiteit onmiddellijk bekend maakt, als voor iemand die in een later stadium besluit zijn identiteit bekend te maken. Tenzij deze persoon ermee instemt, wijst de FSMA de vraag om inzage, uitleg of afschrift van een bestuursdocument af wanneer de openbaarmaking van het bestuursdocument afbreuk doet aan de geheimhouding van de identiteit van de meldende persoon.

• De wet^[1] voorziet een bescherming voor personen die de FSMA te goeder trouw een inbreuk melden op de financiële wetgeving waarop zij toezicht houdt.
• Deze personen mogen informatie melden die normaal gezien vertrouwelijk is. De melding kan geen aanleiding geven tot burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen of tot professionele sancties. Deze personen worden niet geacht een inbreuk te plegen op contractueel of wettelijk opgelegde beperkingen van de openbaarmaking of de mededeling van informatie en kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de melding van deze informatie (tenzij deze persoon een advocaat is).
• Meldende personen worden beschermd tegen vergelding, discriminatie en andere vormen van onbillijke behandeling of nadelige maatregel (zoals een ontslag, vermindering van het loon, wijziging van functie of jobinhoud) door hun werkgever in verband met of als gevolg van de melding van een inbreuk^[2]. De meldende persoon kan de FSMA vragen om de status van klokkenluider, met inbegrip van de datum van de melding, in arbeidsgeschillen te bevestigen.
• Weet wel dat dit een bescherming is die wordt geboden door de Belgische wet en dat deze bescherming bijgevolg enkel geldt voor zover Belgisch recht van toepassing is (op de individuele relatie tussen de klokkenluider en de persoon die tegen hem een vordering instelt, of tussen de klokkenluider en zijn werkgever of een andere persoon die hem tewerkstelt).

• De procedures die van toepassing zijn op meldingen van inbreuken worden beschreven in een reglement van de FSMA.
• De meldingen van inbreuken worden binnen de FSMA behandeld door specifieke personeelsleden die worden opgeleid voor de behandeling ervan. De specifieke personeelsleden onderhouden de contacten met de meldende persoon indien deze zich heeft bekend gemaakt.
• De ontvangen meldingen worden in een vertrouwelijk en veilig systeem opgeslagen. De toegang tot het systeem is aan beperkingen onderworpen die ervoor zorgen dat de opgeslagen gegevens alleen beschikbaar zijn voor de personen binnen de FSMA voor wie toegang tot deze gegevens noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen.
• De FSMA zendt dadelijk een bevestiging van ontvangst van een melding via het Contactpunt Klokkenluiders en van een schriftelijke melding op papier naar het post- of e-mailadres dat door de meldende persoon is opgegeven, tenzij de betrokkene hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of tenzij de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van de betrokken persoon. Deze bevestiging van ontvangst bewijst enkel dat de betrokken persoon informatie heef gemeld via het Contactpunt Klokkenluiders of schriftelijk op papier en wanneer hij deze informatie overmaakte. De bevestiging bewijst daarentegen niet dat het om een melding van een inbreuk gaat waarvoor de wettelijke bescherming geldt.
• Personen die via de telefoonlijn of via een fysieke ontmoeting informatie melden, krijgen de mogelijkheid om het verslag dat van de melding is opgesteld te corrigeren, te controleren, voor akkoord te tekenen en in kopie te ontvangen.
• Binnen 6 weken bevestigt de FSMA aan de meldende persoon die contactgegevens heeft opgegeven, of zijn melding al dan niet een melding is van een inbreuk op de financiële wetgeving waarop de FSMA toezicht houdt. Die bevestiging gebeurt niet indien de betrokkene hiertegen uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt of indien de specifieke personeelsleden op redelijke gronden van oordeel zijn dat dit afbreuk zou doen aan de bescherming van de identiteit van deze persoon.
• Indien het niet om een melding gaat van een inbreuk op de financiële wetgeving waarop de FSMA toezicht houdt, wordt de persoon desgevallend doorverwezen naar het kanaal binnen de FSMA of naar de autoriteit buiten de FSMA die hem of haar verder kan helpen. Uitzonderlijk kan deze periode van 6 weken verlengd worden.

• De gegevens in verband met de meldingen van inbreuken, met inbegrip van de identiteit van de persoon die wordt beschuldigd van een inbreuk, vallen onder de regels inzake het beroepsgeheim. Deze regels houden in dat FSMA-personeelsleden de vertrouwelijke informatie waarvan zij kennis hebben gekregen bij de uitoefening van hun taken, niet mogen onthullen aan andere personen of autoriteiten tenzij in uitzonderlijke gevallen die specifiek worden opgesomd in de wet^[1].
• De FSMA waarborgt de geheimhouding van de meldende persoon, zelfs indien zij de melding van een inbreuk meedeelt aan een andere persoon of autoriteit (zoals het parket of een andere financiële toezichthouder) in één van de uitzonderlijke gevallen die worden opgesomd in de wet. De FSMA doet in dat laatste geval al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat de mededeling aan een andere persoon of autoriteit niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de meldende persoon onthult. Hiervan kan enkel worden afgeweken indien de meldende persoon ermee instemt dat de FSMA zijn of haar identiteit onthult aan een andere persoon of autoriteit of indien de FSMA daartoe wettelijk verplicht is.
• De gegevens in verband met de melding van een inbreuk, waaronder de identiteit van de persoon die in de melding beschuldigd wordt van een inbreuk, worden binnen de FSMA enkel meegedeeld aan de personen waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen. Voor de identiteit van de meldende persoon zijn nog strengere geheimhoudingsregels voorzien: in principe nemen enkel de specifieke personeelsleden hiervan kennis, en doen zij al het redelijk mogelijke om ervoor te zorgen dat, wanneer zij de melding van een inbreuk meedelen aan de personen binnen de FSMA waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, deze mededeling niet rechtstreeks of onrechtstreeks de identiteit van de meldende persoon onthult. Enkel indien de meldende persoon hiermee instemt, kunnen ook de andere personen binnen de FSMA waarvoor dat noodzakelijk is om hun beroepstaken te vervullen, kennis nemen van zijn of haar identiteit. In dat geval – dus enkel indien de meldende persoon daarmee instemt – wordt de identiteit van de meldende persoon ook opgenomen in het dossier dat resulteert uit de melding van de inbreuk.

• De FSMA neemt uitsluitend meldingen in behandeling over inbreuken op de financiële wetgeving waarop zij toezicht houdt. Het Contactpunt Klokkenluiders dient dus niet om inbreuken te melden op wetgeving waarvoor de FSMA niet bevoegd is.
• De meldingen moeten de FSMA in staat stellen om de gemelde feiten te onderzoeken. De informatie moet transparant, begrijpelijk en betrouwbaar zijn. De meldende persoon moet daartoe de feiten nauwkeurig en voldoende gedetailleerd beschrijven en zo mogelijk documenteren aan de hand van bewijsstukken die samen met de melding van de inbreuk worden overgemaakt. Onder meer van belang zijn: de aard van de inbreuk, de naam en functie van de aangegeven persoon, de locatie, de periode waarop de feiten betrekking hebben en elk ander element dat de meldende persoon relevant lijkt.
• De specifieke personeelsleden van de FSMA kunnen via de contactgegevens die de meldende persoon opgeeft, vragen om de verstrekte informatie en documenten toe te lichten en om aanvullende informatie en documenten over te maken, tenzij de (niet-anonieme) meldende persoon uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven niet te willen worden gecontacteerd.

• De FSMA geeft, wegens de wettelijke beperkingen inzake het beroepsgeheim, geen individuele feedback over de onderzoeken die gevoerd worden als gevolg van een melding. Tegen daadwerkelijk vastgestelde inbreuken kunnen gepaste maatregelen en sancties worden genomen. In sommige gevallen kunnen die maatregelen of sancties openbaar worden gemaakt doorgaans op de website van de FSMA.

• Elektronische toepassing: Contactpunt Klokkenluiders.
• Telefoonlijn: 02/220 56 66, maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag tussen 9.00u-12.00u, antwoorddienst buiten deze uren. De gesprekken worden niet opgenomen.
• Fysieke ontmoeting: na afspraak die kan gemaakt worden via de elektronische toepassing of via de telefoonlijn 02/220 56 66. De gesprekken worden niet opgenomen. ^.
• Schriftelijke melding op papier: te richten aan FSMA, Dienst Enforcement, t.a.v. de auditeur Michaël André, Vertrouwelijk - LAK2392, Congresstraat 12, 1000 Brussel.

De persoonsgegevens die u via dit formulier aan de FSMA bezorgt, worden door de FSMA verwerkt zoals beschreven in haar privacy policy.