Voor kleinere instellingen wordt aanvaard dat de compliancefunctie uitgeoefend wordt door een lid van de effectieve leiding en dat ze beroep doen op een externe deskundige. De complianceactiviteiten mogen geheel of gedeeltelijk aan deze externe deskundige worden toevertrouwd.
De uitbesteding mag echter niet slaan op de compliancefunctie zelf. Deze functie, alsook de verantwoordelijkheid voor de naleving en de wetten, moeten binnen de onderneming blijven, die bijgevolg over een erkende complianceofficer moet beschikken.
Ondernemingen die beroep doen op een externe deskundige moeten zich vergewissen van de bekwaamheid, beschikbaarheid en objectiviteit van de deskundige, met respect voor de gezonde beheerspraktijken bij uitbesteding.
Concreet moet de erkende complianceofficer minstens:
- zich ervan vergewissen dat het compliance-actieplan, al dan niet opgesteld door de externe deskundige, alle risico's omvat die eigen zijn aan de activiteiten van de onderneming, en dat het wordt uitgevoerd;
- op elk ogenblik in staat zijn om dit actieplan en de voortgang van de uitvoering ervan toe te lichten;
- een volledig zicht hebben op de zwaktes en problemen die de externe deskundige heeft geïdentificeerd, en ze opvolgen op basis van concrete uitvoeringstermijnen;
- het aanspreekpunt van de FSMA blijven inzake compliance ;
- de verantwoordelijkheid behouden voor het complianceverslag dat elk jaar aan de FSMA moet worden meegedeeld.
Als de compliance-activiteiten aan een externe deskundige zijn toevertrouwd, wordt aanvaard dat de erkende complianceofficer operationele taken uitvoert, waaronder het beheer van relaties met cliënten.
Om zijn onafhankelijkheid niet in het gedrang te brengen, is het echter niet toegelaten dat de erkende complianceofficer
- een variabele vergoeding ontvangt;
- zichzelf controleert.
De
Vennootschap voor vermogensbeheer en beleggingsadvies naar Belgisch recht.
moet de FSMA vooraf op de hoogte brengen van haar voornemen om het geheel of een deel van de taken van de compliancefunctie aan een externe deskundige toe te vertrouwen en moet rekening houden met de mogelijke opmerkingen van de FSMA.