Il est admis, dans les établissements de moindre taille, que la fonction de compliance soit exercée par un membre de la direction effective et qu’il soit fait appel à un expert externe. Les activités de compliance peuvent être confiées, en tout ou en partie, à cet expert externe.
L’externalisation ne peut toutefois pas concerner la fonction de compliance elle-même. La fonction elle-même et la responsabilité du respect des lois et règlements doivent demeurer au sein de l’établissement lequel doit, par conséquent, disposer, en interne, d’un compliance officer agréé.
L'établissement qui recourt à un expert externe s'assure des compétences, de la disponibilité et de l'objectivité dudit expert. A cet égard, il est renvoyé aux saines pratiques de gestion en matière de sous-traitance.
Concrètement, le compliance officer agréé, doit au moins :
- s'assurer que le plan d'action « compliance », le cas échéant établi par l'expert externe, couvre tous les risques propres aux activités de la société et qu'il est exécuté ;
- être capable à tout moment d'expliquer ce plan d'action et son état d'avancement ;
- avoir une vue exhaustive des points faibles/problématiques identifiés par l'expert externe et assurer leur suivi moyennant des délais d'exécution précis ;
- demeurer le point de contact « compliance » vis-à-vis de la FSMA ;
- conserver la responsabilité du rapport « compliance » qui doit être communiqué annuellement à la FSMA.
Dès lors que les activités « compliance » sont confiées à un expert externe, il est admis que le compliance officer agréé au sein de la
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exerce des tâches opérationnelles et puisse, par conséquent, gérer/conseiller des clients.
En vue toutefois d'assurer l'indépendance dudit compliance officer agréé, celui-ci ne peut notamment pas :
- percevoir de rémunération variable;
- s'auto-contrôler.
Cela implique que les dossiers qu'il gère devront être systématiquement contrôlés par l'expert externe et celui-ci devra, le cas échéant, rapporter périodiquement à cet égard au conseil d'administration dans son ensemble.
La
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doit informer préalablement la FSMA si elle souhaite confier en permanence à un expert externe tout ou partie des missions de la fonction de compliance et doit tenir compte de ses remarques éventuelles.