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Une SGPCI peut-elle sous-traiter la fonction « compliance »?

Il est admis, dans les établissements de moindre taille, que la fonction de compliance soit exercée par un membre de la direction effective et qu’il soit fait appel à un expert externe. Les activités de compliance peuvent être confiées, en tout ou en partie, à cet expert externe.

L’externalisation ne peut toutefois pas concerner la fonction de compliance elle-même. La fonction elle-même et la responsabilité du respect des lois et règlements doivent demeurer au sein de l’établissement lequel doit, par conséquent, disposer, en interne, d’un compliance officer agréé.

L'établissement qui recourt à un expert externe s'assure des compétences, de la disponibilité et de l'objectivité dudit expert. A cet égard, il est renvoyé aux saines pratiques de gestion en matière de sous-traitance.

Concrètement, le compliance officer agréé, doit au moins :

  • s'assurer que le plan d'action « compliance », le cas échéant établi par l'expert externe, couvre tous les risques propres aux activités de la société et qu'il est exécuté ;
  • être capable à tout moment d'expliquer ce plan d'action et son état d'avancement ;
  • avoir une vue exhaustive des points faibles/problématiques identifiés par l'expert externe et assurer leur suivi moyennant des délais d'exécution précis ;
  • demeurer le point de contact « compliance » vis-à-vis de la FSMA ;
  • conserver la responsabilité du rapport « compliance » qui doit être communiqué annuellement à la FSMA.

Dès lors que les activités « compliance » sont confiées à un expert externe, il est admis que le compliance officer agréé au sein de la Société de gestion de portefeuille et de conseil en investissement de droit belge.
exerce des tâches opérationnelles et puisse, par conséquent, gérer/conseiller des clients.

En vue toutefois d'assurer l'indépendance dudit compliance officer agréé, celui-ci ne peut notamment pas :

  • percevoir de rémunération variable;
  • s'auto-contrôler.

Cela implique que les dossiers qu'il gère devront être systématiquement contrôlés par l'expert externe et celui-ci devra, le cas échéant, rapporter périodiquement à cet égard au conseil d'administration dans son ensemble.

La SGPCI doit informer préalablement la FSMA si elle souhaite confier en permanence à un expert externe tout ou partie des missions de la fonction de compliance et doit tenir compte de ses remarques éventuelles.