Nieuws & Waarschuwingen

COVID-19: informatie voor instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening

Persbericht
News article
30/03/2020

De FSMA volgt de evolutie van de coronacrisis op de voet en is voortdurend in dialoog met de verschillende autoriteiten om de impact te beoordelen van deze crisis op de werking van de instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening (IBP’s) en op de financiële markten.

De FSMA wil u allereerst verzekeren dat zij de nodige schikkingen heeft getroffen om de continuïteit van haar activiteiten te garanderen. Haar diensten zijn, zoals gewoonlijk, beschikbaar, niet alleen om naar de bekommernissen van de entiteiten onder haar toezicht te luisteren, maar ook om hen optimaal te ondersteunen, zodat zij hun activiteiten met volledige inachtneming van het toepasselijke reglementaire kader kunnen voortzetten.

Wat meer specifiek de activiteiten van de IBP’s betreft, wenst de FSMA de volgende punten te onderstrepen of te herhalen:

  • De FSMA dringt er bij de IBP’s sterk op aan dat zij zich geregeld informeren over de evolutie van de overheidsmaatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie en dat zij die maatregelen onmiddellijk en integraal toepassen. Raadpleeg de officiële websites over de strijd tegen het Coronavirus.
  • Ondanks het uitzonderlijk karakter van de situatie en de moeilijkheden die de entiteiten onder haar toezicht daardoor kunnen ondervinden, verwacht de FSMA van de IBP’s dat zij de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen naleven.

Gelet op de omstandigheden is de FSMA wel bereid, waar mogelijk, de nodige soepelheid aan de dag leggen voor de concrete toepassing van de regels, o.m. met betrekking tot de termijnen die gelden voor de regelmatige aanpassing van sleuteldocumenten, zoals de SIP. Gegeven de zeer uitzonderlijke omstandigheden, die ook een zware sociaal-economische impact kunnen hebben op heel wat inrichters, kan het immers aangewezen zijn om de IBP’s wat meer tijd te geven om zich opnieuw in lijn te stellen met de reglementering, en dit om volop rekening te kunnen houden met de middellange en lange termijn- effecten van de huidige crisis.

  • Gelet op de moeilijke en nooit eerder geziene omstandigheden waarmee de sector vandaag wordt geconfronteerd, zal de FSMA erover waken de IBP’s onder haar toezicht niet nodeloos te belasten en zich beperken tot toezichtmaatregelen die, gelet op de huidige omstandigheden, noodzakelijk zijn.

Zo ziet de FSMA zich wel genoodzaakt, onder meer in het kader van haar internationale verplichtingen, om - op grond van haar eigen risicoanalyse en -inschatting - bij sommige of alle IBP’s nadere informatie te vergaren om de evolutie van de financiële situatie van de IBP’s als gevolg van de crisis van nabij te kunnen opvolgen.

Deze beslissingen zullen geregeld opnieuw worden geëvalueerd in het licht van de evolutie van de pandemie.

  • De FSMA zal ook de nodige flexibiliteit aan de dag leggen met betrekking tot termijnen die ze aan de IBP’s opgelegd heeft of nog zal opleggen. De FSMA zal hierover individueel contact opnemen met de betrokken IBP’s.
  • Ingevolge de dwingende veiligheidsmaatregelen die de overheid heeft uitgevaardigd, is het op dit ogenblik niet mogelijk om fysieke vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering te organiseren. Bovendien is het onmogelijk om thans in te schatten wanneer dat opnieuw zal kunnen.

De IBP’s kunnen gebruik maken van de soepele modaliteiten waarin de wet van 14 mei 2020 houdende uitzonderlijke maatregelen voor de instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening in het kader van de COVID-19-pandemie voorziet voor het organiseren van de algemene vergadering en de vergaderingen van haar operationele organen, en dit in weerwil van andersluidende wettelijke of statutaire bepalingen. De krachtlijnen worden hieronder opgesomd. Voor meer details wordt verwezen naar de wettekst zelf.

  • De IBP’s mogen hun gewone algemene vergadering uitstellen tot ten laatste 31 augustus 2020. Dit uitstel is mogelijk zelfs indien de algemene vergadering reeds was bijeengeroepen, voor zover de bijeenroeping gebeurde op of na 1 maart 2020 en de vergadering nog niet werd gehouden. In het laatste geval moet de IBP er wel zorg voor dragen om de leden van de algemene vergadering correct te informeren over dit  uitstel.

    De FSMA vraagt om haar op de hoogte te brengen in het geval de IBP van dit uitstel gebruik maakt.

  • Het is ook mogelijk om de algemene vergadering op afstand te houden door gebruik te maken van communicatiemiddelen op afstand, zoals via een video- of teleconferentie.

    Ook de IBP’s, die hun algemene vergadering al hadden bijeengeroepen op of na 1 maart 2020 maar nog niet hebben gehouden, kunnen, mits passende informatieverstrekking aan de leden van de algemene vergadering, van de soepele regeling gebruik maken.

    Ten slotte krijgt de raad van bestuur de bevoegdheid om te beslissen dat de leden van de algemene vergadering uitsluitend op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met het stemmen per volmacht.

    Ook deze regeling geldt, mits passende informatieverstrekking, voor de IBP’s, die hun algemene vergadering al hadden bijeengeroepen op of na 1 maart 2020 maar nog niet hebben gehouden.

  • De raad van bestuur en de andere operationele organen kunnen onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk besluiten, dus ook voor die aangelegenheden waar het volgens de wet niet mogelijk was (bv. de vaststelling van de jaarrekening).

    Zij kunnen ook beraadslagen en besluiten via telecommunicatiemiddelen die discussie toelaten.

Indien de raad van bestuur zijn toevlucht neemt tot een schriftelijke besluitvorming, verwacht de FSMA dat erover wordt gewaakt dat er dan over een goed onderbouwde documentatie voorhanden is die een klare beschrijving bevat van de context. Stel ook duidelijke voorstellen tot beslissing op. Maak zo snel mogelijk notulen van de vergadering op en communiceer deze correct en transparant naar alle bestuurders.

De FSMA moedigt ten slotte regelmatige digitale bestuursvergaderingen aan om de situatie in de huidige crisisomstandigheden op de voet op te volgen. De relevante beschikbare informatie evolueert immers voortdurend. Digitale vergaderingen vormen de aangewezen manier om thans alle bestuurders interactief bij deze broodnodige monitoring en het betrokken crisisdebat te betrekken. Overleg en transparantie zijn essentieel voor een goede werking van een IBP.

  • De deadlines voor de jaarlijkse rapportering naderen.

Op Europees niveau werden de rapporteringstermijnen ingevolge de coronacrisis aangepast. Zo heeft EIOPA heeft op 17 april 2020 een Statement on principles to mitigate the impact of coronavirus/COVID-19 on the occupational pensions sector gepubliceerd. Via deze verklaring verleent EIOPA onder meer een uitstel voor de rapportering die aan haar moet worden gericht.

Vermits de deadline voor de jaarlijkse prudentiële rapportering t.a.v. de FSMA gelijkloopt met die voor de jaarlijkse Europese rapportering, verleent de FSMA een gelijkaardig uitstel voor deze nationale prudentiële rapportering.

De voormelde wet van 14 mei 2020 wijzigt ook enkele wettelijke of via koninklijk besluit of reglement opgelegde deadlines :

  • de deadline voor het indienen bij de FSMA van de geauditeerde jaarrekening en het jaarverslag en van het jaarlijks verslag van de erkende commissaris aan de FSMA is normaal gezien 30 juni 2020. Deze deadline wordt nu verschoven naar 31 augustus 2020;

  • de uiterste termijn voor de neerlegging van de jaarrekening, het jaarverslag en het verslag van de commissaris bij de Nationale Bank van België is normaal gezien 31 juli 2020. Deze deadline wordt nu verschoven naar 30 september 2020.

Zie voor de nieuwe rapporteringsdata ook onder punt 3 van de leiddraad inzake continuïteit.

  • IBP’s kunnen zich op dit ogenblik door de omstandigheden geconfronteerd zien met een aantal praktische problemen wanneer ze aan de FSMA dossiers moeten voorleggen met het oog op de fit & proper-beoordeling van de kandidaten die ze voordragen voor (her)benoeming als leden van operationele organen en als verantwoordelijken voor de sleutelfuncties.

Om aan deze problemen tegemoet te komen laat de FSMA volgende procedure toe, zolang de dwingende veiligheidsmaatregelen van de overheid gelden:

  • formulier: indien het niet mogelijk is het ingevulde formulier te scannen, kan de Word-versie van het formulier op eCorporate worden opgeladen; in dat geval kan de handtekening worden vervangen door een foto van de handtekening of door de vermelding “naar waarheid in eer en geweten ingevuld”, gevolgd door de naam en voornaam van de persoon die 'tekent';
  • uittreksel uit het strafregister: de FSMA wijst erop dat dit document elektronisch bij de gemeente (voor natuurlijke personen) en bij de FOD Justitie (voor rechtspersonen) kan worden aangevraagd. Indien de voorlegging van een uittreksel toch niet mogelijk zou zijn, aanvaardt de FSMA voorlopig een verklaring op eer vanwege de betrokken kandidaat over zijn situatie. Indien de kandidaat geen blanco strafblad heeft, vermeldt hij de straf(fen) en de inbreuk(en) waarvoor hij werd veroordeeld. Het uittreksel zelf dient, van zodra beschikbaar, op eCorporate te worden opgeladen.
  • Bij sommige IBPs is de duur van het mandaat van bestuurder-werknemersvertegenwoordiger gekoppeld aan de duur van het mandaat als werknemersvertegenwoordiger ingevolge de sociale verkiezingen. Dit betekent in de praktijk dat de betrokken kandidaat-bestuurders doorgaans net nà de sociale verkiezingen voorgedragen worden voor een nieuw mandaat of voor een verlenging van hun mandaat.

Omwille van de crisis werden de sociale verkiezingen echter opgeschort en vinden ze normaal gezien pas in het najaar plaats.

De FSMA gaat er in die context van uit dat de mandaten van de huidige bestuurders wiens mandaat als werknemersvertegenwoordiger duidelijk gekoppeld is aan de sociale verkiezingen, tijdelijk verlengd worden tot aan de sociale verkiezingen.

In deze uitzonderlijke omstandigheden aanvaardt de FSMA dat de volledige fit & proper-procedure die geldt voor de herbenoeming van leden van de operationele organen, ten aanzien van deze specifieke verlenging van mandaten niet moet toegepast worden. Een enkele kennisgeving van de verlenging van de mandaten volstaat.

  • De COVID-19 pandemie kan ook grote gevolgen hebben voor de dagelijkse werking van uw IBP en haar dienstverlening aan aangeslotenen en pensioengerechtigden, in het bijzonder voor wat betreft de uitbetaling van de pensioenprestaties en het vermogensbeheer.

Het klassieke continuïteitsbeleid en de eruit voortvloeiende maatregelen en noodplannen van een IBP zijn wellicht niet helemaal gericht op een pandemie die weken tot maanden kan duren. In het licht hiervan kan het nodig zijn dat uw IBP, of de dienstverleners waarop u beroep doet, een aantal bijkomende initiatieven moeten nemen om de goede werking en de dienstverlening blijvend te waarborgen. De FSMA wil u daarbij een leidraad bieden met een aantal aandachtspunten en mogelijke maatregelen.

  • De IBP’s wordt aanbevolen om proactief en duidelijk te communiceren ten aanzien van hun bijdragende ondernemingen over de evolutie van hun financiële situatie en over eventuele aanpassingen in hun operationele werking. Ook algemene berichtgeving aan de aangeslotenen en pensioengerechtigden over de gevolgen van de crisis kan op zijn plaats zijn.
  • De FSMA heeft in een FAQ op haar website een aantal vragen gebundeld die specifiek betrekking hebben op de gevolgen van de coronacrisis op het aanvullend pensioen en de hieraan gekoppelde overlijdensdekking.

    De FAQ bestaat uit twee luiken :

    • een luik met informatie voor werknemers die zijn aangesloten bij het aanvullend pensioenplan van hun werkgever of beroepssector;

    • een luik met informatie voor de werkgevers (verschijnt binnenkort).

De FAQ geeft ook meer toelichting bij hoofdstuk III van de wet van 7 mei 2020 houdende dringende maatregelen inzake pensioenen, aanvullende pensioenen en andere aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid in het kader van de COVID-19-pandemie. Dit hoofdstuk bevat een aantal uitzonderlijke maatregelen tot behoud van de pensioenopbouw en de risicodekkingen verbonden aan de beroepsactiviteit van de werknemers in een situatie van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht of wegens economische redenen in het kader van de crisis van het coronavirus COVID-19.

  • Ten slotte vergt de COVID-19 crisis een bijzondere opvolging van de risico’s waarmee IBP’s zich geconfronteerd zien. Naast de operationele risico’s die vooral verband houden met continuïteit van de processen en de besluitvorming, heeft de COVID-19 crisis ook een belangrijke impact op de financiële markten. IBP’s zullen bijgevolg moeten analyseren in welke mate ze aan hun kortetermijnverplichtingen kunnen blijven voldoen, niet enkel rekening houdend met de situatie vandaag maar tevens rekening houdend met het feit dat de huidige crisisomstandigheden nog een periode zouden kunnen aanhouden.

De FSMA zal in het licht van de evolutie op de financiële markten later communiceren over de herstelmaatregelen. Zij zal ook bilateraal contact nemen met de IBP’s die tekorten vertonen ten aanzien van de kortetermijnverplichtingen om met hen te overleggen over de termijn binnen dewelke ze een herstelplan moeten indienen en over de looptijd van de herstelmaatregelen zelf.

  • Ten slotte verzoekt de FSMA de IBP’s om haar onverwijld op de hoogte te stellen mocht de waardering of verhandeling van bepaalde activa in hun portefeuille geschorst worden. Hierbij moet bijzondere aandacht gaan naar collectieve beleggingsinstrumenten die, gelet op de huidige marktomstandigheden, bijzondere liquiditeitsmaatregelen zouden moeten nemen.

Vermits de situatie regelmatig verandert, zal de FSMA opnieuw communiceren als zij dat nodig acht.