COVID-19: informatie voor instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening

De FSMA blijft de evolutie van de COVID-19 pandemie op de voet opvolgen en blijft in dialoog met de verschillende autoriteiten om de impact ervan te beoordelen op de werking van de instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening (IBP’s) en op de financiële markten.

De FSMA heeft de nodige schikkingen getroffen om de continuïteit van haar activiteiten te garanderen. Haar diensten zijn, zoals gewoonlijk, beschikbaar, niet alleen om naar de bekommernissen van de entiteiten onder haar toezicht te luisteren, maar ook om hen optimaal te ondersteunen, zodat zij hun activiteiten met volledige inachtneming van het toepasselijke reglementaire kader kunnen voortzetten.

Wat meer specifiek de activiteiten van de IBP’s betreft, wenst de FSMA de volgende punten te onderstrepen of te herhalen:

• De FSMA dringt er bij de IBP’s sterk op aan dat zij zich geregeld informeren over de evolutie van de overheidsmaatregelen ter bestrijding van de COVID-19-pandemie en dat zij die maatregelen onmiddellijk en integraal toepassen. Raadpleeg de officiële websites over de strijd tegen het Coronavirus.
• Ondanks het uitzonderlijk karakter van de situatie en de moeilijkheden die de entiteiten onder haar toezicht daardoor kunnen ondervinden, verwacht de FSMA van de IBP’s dat zij de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen naleven.
• Alhoewel het ondertussen opnieuw mogelijk is om fysieke vergaderingen van de raad van bestuur, andere operationele organen en de algemene vergadering te organiseren, kan het afhankelijk van de evolutie van de pandemie aangewezen zijn om die vergaderingen op afstand te organiseren.
  
  De IBP’s kunnen tot 31 december 2021 gebruik maken van de soepele modaliteiten waarin de wet van 14 mei 2020 houdende uitzonderlijke maatregelen voor de instellingen voor bedrijfspensioenvoorziening in het kader van de COVID-19-pandemie voorziet voor het organiseren van de algemene vergadering en de vergaderingen van haar operationele organen, en dit in weerwil van andersluidende wettelijke of statutaire bepalingen. De krachtlijnen worden hieronder opgesomd. Voor meer details wordt verwezen naar de wettekst zelf.
  • Het is mogelijk om de algemene vergadering op afstand te houden door gebruik te maken van communicatiemiddelen op afstand, zoals via een video- of teleconferentie.
    
    De raad van bestuur krijgt de bevoegdheid om te beslissen dat de leden van de algemene vergadering uitsluitend op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met het stemmen per volmacht.
  • De raad van bestuur en de andere operationele organen kunnen onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk besluiten, dus ook voor die aangelegenheden waar het volgens de wet niet mogelijk was (bv. de vaststelling van de jaarrekening).
    
    Zij kunnen ook beraadslagen en besluiten via telecommunicatiemiddelen die discussie toelaten.

Indien de raad van bestuur zijn toevlucht neemt tot een schriftelijke besluitvorming, verwacht de FSMA dat erover wordt gewaakt dat er dan over een goed onderbouwde documentatie voorhanden is die een klare beschrijving bevat van de context. Stel ook duidelijke voorstellen tot beslissing op. Maak zo snel mogelijk notulen van de vergadering op en communiceer deze correct en transparant naar alle bestuurders.

Het is onwaarschijnlijk dat deze wettelijke regeling nogmaals zal worden verlengd. De FSMA beveelt dan ook aan om, indien dit nog niet is gebeurd, de nodige modaliteiten voor het houden van vergaderingen op afstand in de statuten van het OFP op te nemen.

• De COVID-19 pandemie kan grote gevolgen hebben voor de dagelijkse werking van uw IBP en haar dienstverlening aan aangeslotenen en pensioengerechtigden, in het bijzonder voor wat betreft de uitbetaling van de pensioenprestaties en het vermogensbeheer.
  
  Het klassieke continuïteitsbeleid en de eruit voortvloeiende maatregelen en noodplannen van een IBP zijn wellicht niet helemaal gericht op een pandemie die jaren kan duren. In het licht hiervan was het misschien nodig dat uw IBP, of de dienstverleners waarop u beroep doet, een aantal bijkomende initiatieven hebben moeten nemen om de goede werking en de dienstverlening blijvend te waarborgen. De FSMA herinnert u aan de leidraad met een aantal aandachtspunten en mogelijke maatregelen.

• De IBP’s wordt aanbevolen om blijvend proactief en duidelijk te communiceren ten aanzien van hun bijdragende ondernemingen over de evolutie van hun financiële situatie en over eventuele aanpassingen in hun operationele werking in functie van de evolutie van de pandemie. Ook algemene berichtgeving aan de aangeslotenen en pensioengerechtigden kan mogelijks op zijn plaats zijn.

• De COVID-19 pandemie vergt een bijzondere opvolging van de risico’s waarmee IBP’s zich geconfronteerd zien. Naast de operationele risico’s die vooral verband houden met continuïteit van de processen en de besluitvorming, heeft de COVID-19 pandemie ook een belangrijke impact op de financiële markten. IBP’s moeten bijgevolg regelmatig analyseren in welke mate ze aan hun verplichtingen kunnen blijven voldoen, rekening houdend met het feit dat de huidige omstandigheden nog kunnen aanhouden.

•  De FSMA heeft in een FAQ op haar website een aantal vragen gebundeld die specifiek betrekking hebben op de gevolgen van de coronacrisis op het aanvullend pensioen en de hieraan gekoppelde overlijdensdekking.