Actualités et Mises en garde

COVID-19: information pour les institutions de retraite professionnelle

Communiqué de presse
News article
30/03/2020

La FSMA suit très attentivement l’évolution de la crise du coronavirus et entretient un dialogue constant avec les différentes autorités afin d’évaluer l’impact de cette crise sur le fonctionnement des institutions de retraite professionnelle (IRP) et sur les marchés financiers.

La FSMA tient tout d’abord à vous assurer qu’elle a pris les dispositions nécessaires pour garantir la continuité de ses activités. Ses services sont, comme d’habitude, disponibles afin d’être à l’écoute des entités soumises à son contrôle et de leur apporter, dans toute la mesure du possible, le soutien nécessaire pour leur permettre de poursuivre leurs activités dans le plein respect du cadre réglementaire applicable.

En ce qui concerne plus particulièrement les activités des IRP, la FSMA entend souligner ou rappeler les points suivants :

  • La FSMA encourage vivement les IRP à se tenir régulièrement informées de l’évolution des mesures prises par les autorités pour lutter contre la pandémie de COVID-19 et à appliquer celles-ci immédiatement et dans leur intégralité. Consultez les sites web officiels relatifs à la lutte contre le coronavirus.
  • Malgré le caractère exceptionnel de la situation et des difficultés que celle-ci pourrait engendrer pour les entités soumises à son contrôle, la FSMA attend des IRP qu’elles respectent les dispositions légales et réglementaires qui leur sont applicables.

Dans les circonstances actuelles, la FSMA est toutefois disposée, dans la mesure du possible, à faire preuve de la souplesse nécessaire au niveau de l’application concrète des règles, en ce qui concerne notamment les délais à respecter pour l’adaptation régulière des documents clés, tels que la SIP. Compte tenu de ces circonstances très exceptionnelles, qui peuvent également avoir un impact socio-économique notable sur de nombreux organisateurs, il peut en effet s’avérer indiqué de donner aux IRP un peu plus de temps pour se remettre en phase avec la réglementation, et ce afin de pouvoir tenir compte pleinement des effets à moyen terme et à long terme de la crise actuelle.

  • Eu égard aux circonstances difficiles et inédites auxquelles le secteur financier est confronté actuellement, la FSMA veillera à ne pas alourdir inutilement le fonctionnement des IRP soumises à son contrôle et limitera son action aux mesures de contrôle qui, dans la situation actuelle, sont nécessaires.

C’est ainsi que la FSMA se voit malgré tout contrainte, dans le contexte notamment de ses obligations internationales, de collecter – sur la base de sa propre analyse et estimation des risques – des informations plus précises auprès de certaines ou de l’ensemble des IRP afin de pouvoir suivre de près l’évolution de la situation financière des IRP causée par cette crise.

Ces décisions seront réévaluées périodiquement en fonction de l’évolution de la pandémie.

  • La FSMA fera également preuve de la flexibilité nécessaire en ce qui concerne les délais qu’elle a imposés ou imposera encore à des IRP. Elle prendra contact à ce sujet avec les différentes IRP concernées.
  • En raison des mesures de sécurité impératives édictées par les autorités, il n’est actuellement pas possible d’organiser des réunions physiques du conseil d’administration ni de tenir des assemblées générales. Il est en outre impossible, à ce stade, d’estimer à quel moment de telles réunions ou assemblées pourront à nouveau avoir lieu.

Les IRP peuvent faire usage des modalités plus souples instaurées par la loi du 14 mai 2020 portant des mesures exceptionnelles visant les institutions de retraite professionnelle dans le cadre de la pandémie COVID-19pour organiser leur assemblée générale et les réunions de leurs organes opérationnels, même si cela va à l’encontre d’autres dispositions légales ou de leurs dispositions statutaires. Les lignes de force de ces mesures sont énumérées ci-dessous. Davantage de précisions à ce sujet se trouvent dans le texte de la loi même.

  • Les IRP peuvent reporter leur assemblée générale ordinaire jusqu’au 31 août 2020 au plus tard. Ce report est possible même si l’assemblée générale a déjà été convoquée, pour autant que la convocation ait été envoyée ou publiée le 1er mars 2020 ou après cette date et que l’assemblée n’ait pas encore été tenue. Dans ce dernier cas, l’IRP doit veiller à ce que les membres de l’assemblée générale soient correctement informés de ce report.

    La FSMA demande d’être informée dans le cas où l’IRP fait usage de cette possibilité de report.

  • Il est également possible pour les IRP de tenir leur assemblée générale à distance en utilisant les techniques de télécommunications à distance, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.

    Les IRP qui avaient déjà convoqué leur assemblée générale à la date du 1er mars 2020 ou après cette date, mais qui ne l’ont pas encore tenue, peuvent elles aussi faire usage de cette faculté, à condition d’informer adéquatement les membres de l’assemblée générale.

    Enfin, le conseil d’administration est habilité à décider que les membres de l’assemblée générale peuvent uniquement voter à distance, que ce soit ou non en combinaison avec le vote par procuration.

    Ce régime s’applique également aux IRP qui avaient déjà convoqué leur assemblée générale à la date du 1er mars 2020 ou après cette date mais qui ne l’ont pas encore tenue, moyennant la fourniture d’informations adéquates.

  • Le conseil d’administration et les autres organes opérationnels peuvent, en toutes circonstances, prendre une décision unanime par écrit. Cela vaut donc également pour les matières que la loi excluait jusqu’ici de ce régime (par exemple, l’établissement des comptes annuels).

    Ils peuvent également délibérer et décider via des moyens de télécommunication permettant la discussion.

Si le conseil d’administration recourt à la procédure écrite pour prendre une décision, la FSMA attend de votre IRP qu’elle veille à disposer d’une documentation bien étayée qui comporte une description claire du contexte. Rédigez également des propositions de décision claires. Établissez le plus rapidement possible le procès-verbal de la réunion et communiquez celui-ci de manière correcte et transparente à tous les administrateurs.

Enfin, la FSMA encourage le conseil d’administration à organiser régulièrement des réunions “digitales” afin de suivre de près la situation due à la crise actuelle. Les informations pertinentes disponibles évoluent en effet continuellement. Les réunions digitales constituent un moyen tout indiqué pour permettre à l’ensemble des administrateurs de participer de manière interactive à ce monitoring indispensable et aux débats qu’il nécessite. La concertation et la transparence sont essentielles pour assurer un bon fonctionnement d’une IRP.

  • Les dates butoirs à respecter dans le cadre du reporting annuel approchent.

Au niveau européen, les délais de reporting ont été adaptés en raison de la crise du coronavirus. Le 17 avril 2020, l’EIOPA a ainsi publié un Statement on principles to mitigate the impact of coronavirus/COVID-19 on the occupational pensions sector. Dans cette déclaration, l’EIOPA indique notamment qu’elle allonge le délai dans lequel le reporting annuel doit lui être adressé.

Dans la mesure où la date butoir à respecter pour le reporting prudentiel annuel destiné à la FSMA coïncide avec celle prévue pour le reporting annuel au niveau européen, la FSMA a décidé d’accorder un report similaire de la date à laquelle le reporting prudentiel effectué au niveau national devra être transmis.

La loi du 14 mai 2020 précitée modifie également quelques dates butoirs légales ou imposées par arrêté royal ou règlement :

  • la date butoir de la communication à la FSMA des comptes annuels audités et du rapport annuel ainsi que du rapport annuel du commissaire agréé destiné à la FSMA est normalement fixée au 30 juin 2020. Cette date est à présent reportée au 31 août 2020 ;

  • la date butoir du dépôt des comptes annuels, du rapport annuel et du rapport du commissaire auprès de la Banque nationale de Belgique est normalement fixée au 31 juillet 2020. Cette date est à présent reportée au 30 septembre 2020.

Les nouvelles échéances de reporting sont également mentionnées au point 3 du document “Orientations relatives à la continuité”.

  • Les IRP peuvent, en raison des circonstances, se voir actuellement confrontées à un certain nombre de problèmes pratiques lorsqu’elles doivent soumettre à la FSMA des dossiers visant à permettre l’évaluation “fit & proper” des candidats dont elles proposent la nomination ou le renouvellement de nomination comme membre des organes opérationnels ou comme responsable de fonctions clés.

Pour faire face à ces problèmes, la FSMA autorise les IRP, aussi longtemps que les mesures de sécurité imposées par les autorités sont d’application, à recourir à la procédure suivante :

  • formulaire : s’il n’est pas possible de scanner le formulaire complété, la version Word de ce formulaire peut être téléchargée sur eCorporate ; dans ce cas, la signature peut être remplacée par une photo de la signature ou par la mention “complété en toute sincérité et en toute bonne foi”, suivie du nom et du prénom de la personne qui 'signe' ;
  • extrait de casier judiciaire : la FSMA souligne que ce document peut être demandé par voie électronique auprès de la commune (pour les personnes physiques) et le SPF Justice (pour les personnes morales). Si la fourniture d’un extrait n’est toutefois pas possible, la FSMA accepte provisoirement que le candidat concerné transmette une déclaration sur l’honneur concernant sa situation. Si son casier judiciaire n’est pas vierge, le candidat devra mentionner la ou les peines encourues et la ou les infractions pour lesquelles il a été condamné. L’extrait en lui-même devra être téléchargé sur eCorporate dès qu’il sera disponible.
  • Dans certaines IRP, la durée du mandat de l’administrateur-représentant des travailleurs est calquée sur la durée du mandat de représentant des travailleurs fixée à la suite des élections sociales. Cela signifie, dans la pratique, que les candidats-administrateurs concernés sont généralement proposés juste après les élections sociales pour un nouveau mandat ou pour une prolongation de leur mandat.

En raison de la crise, les élections sociales prévues cette année ont toutefois été suspendues et n’auront normalement lieu qu’à l’automne.

La FSMA suppose, dans ce contexte, que le mandat des administrateurs actuels dont le mandat comme représentant des travailleurs est clairement lié aux élections sociales, sera temporairement prolongé jusqu’aux élections sociales.

Dans ces circonstances exceptionnelles, la FSMA accepte que la procédure fit & proper complète qui s’applique au renouvellement de la nomination des membres des organes opérationnels, ne soit pas appliquée pour cette prolongation spécifique des mandats. Une simple notification de la prolongation des mandats suffira.

  • La pandémie de COVID-19 peut également avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement journalier de votre IRP et sa prestation de services à l’égard des affiliés et des bénéficiaires, notamment en ce qui concerne le versement des prestations de retraite et la gestion de portefeuille.

La politique de continuité classique d’une IRP, ainsi que les mesures et plans d’urgence qui en découlent, ne sont sans doute pas tout à fait conçus pour affronter une pandémie qui peut durer des semaines, voire des mois. A la lumière de ce constat, il serait peut-être nécessaire que votre IRP, ou les prestataires de services auxquels elle fait appel, prennent des initiatives supplémentaires pour continuer à garantir leur bon fonctionnement et leur prestation de services. La FSMA souhaite vous fournir des orientations à cet égard en énumérant un certain nombre de points d'attention et de mesures pouvant être mises en œuvre.

  • La FSMA recommande aux IRP de communiquer de manière proactive à leurs entreprises d’affiliation des informations claires et précises sur l’évolution de leur situation financière et sur d’éventuelles adaptations dans leur fonctionnement opérationnel. Une communication générale adressée aux affiliés et bénéficiaires sur les conséquences de la crise peut également être indiquée.
  • La FSMA a rassemblé sur son site web une série de FAQ ayant spécifiquement trait aux conséquences de la crise du coronavirus sur la pension complémentaire et sur la couverture décès qui y est liée.

    Ces FAQ comportent deux volets :

    • un volet contenant des informations à l’attention des travailleurs affiliés au plan de pension de leur employeur ou de leur secteur d’activités ;

    • un volet contenant des informations destinées aux employeurs (apparaît dans un avenir proche).

Les FAQ fournissent également des précisions sur le chapitre III de la loi du 7 mai 2020 portant des mesures exceptionnelles dans le cadre de la pandémie COVID-19 en matière de pensions, pension complémentaire et autres avantages complémentaires en matière de sécurité sociale. Ce chapitre comporte un certain nombre de mesures exceptionnelles visant le maintien de la constitution de la retraite et des couvertures de risques liées à l’activité professionnelle, des travailleurs salariés en situation de chômage temporaire pour cause de force majeure ou pour raisons économiques dans le cadre de la crise du coronavirus COVID‑19.

  • Enfin, la crise du COVID-19 requiert un suivi particulier des risques auxquels les IRP se voient confrontées. Outre les risques opérationnels principalement liés à la continuité des activités et aux processus de prise de décision, la crise du COVID-19 a également un impact important sur les marchés financiers. Les IRP devront par conséquent examiner dans quelle mesure elles sont capables de continuer à honorer leurs obligations à court terme, compte tenu non seulement de la situation actuelle mais également de la possibilité que la crise perdure pendant un certain temps.

La FSMA communiquera ultérieurement, en fonction de l’évolution observée sur les marchés financiers, ce qu’il en est au niveau des mesures de redressement. Elle prendra également contact de manière bilatérale avec les IRP qui présentent des insuffisances de financement par rapport à leurs obligations à court terme, afin de se concerter avec elles sur le délai dans lequel elles devront déposer un plan de redressement et sur la durée des mesures de redressement elles-mêmes.

  • Pour terminer, la FSMA demande aux IRP de l’informer sans délai dans l’hypothèse où l’évaluation ou la négociation de certains actifs contenus dans leur portefeuille venait à être suspendue. Il convient à cet égard d’être tout spécialement attentif aux instruments de placement collectif qui, compte tenu des circonstances de marché actuelles, devraient faire l’objet de mesures de liquidité particulières.

Comme la situation évolue régulièrement, la FSMA procèdera à une nouvelle communication lorsqu’elle l’estimera nécessaire.