- Les données relatives à un signalement d’atteinte à l’intégrité ne sont communiquées au sein de la FSMA qu’aux personnes qui ont besoin de ces données pour traiter le signalement. Quant à l’identité de l’auteur de signalement, la FSMA la protège par des règles de confidentialité encore plus strictes : en principe, seul le service Audit interne en prend connaissance et ce dernier fait tout ce qui est raisonnablement possible pour veiller à ce que, lorsqu’il communique un signalement d’atteinte à l’intégrité aux personnes au sein de la FSMA qui ont besoin de cette information dans l’exercice de leurs fonctions, cette communication ne révèle pas, directement ou indirectement, l’identité de l’auteur de signalement. Ce n’est que moyennant le consentement de l’auteur de signalement que les autres personnes au sein de la FSMA qui ont besoin de cette information pour exercer leurs fonctions peuvent elles aussi prendre connaissance de son identité. Dans ce cas – donc uniquement si l’auteur de signalement y consent – l’identité de l’auteur de signalement est également mentionnée dans le dossier initié à la suite de ce signalement d’atteinte à l’intégrité.
- Le service Audit interne préserve le caractère confidentiel de l’identité de l’auteur de signalement, même lorsqu’il est question que la FSMA communique le signalement à une autre personne ou autorité (comme le Parquet) dans l’un des cas exceptionnels prévus par la loi. Dans cette dernière hypothèse, la FSMA fait tout ce qui est raisonnablement possible pour veiller à ce que la communication à une autre personne ou autorité ne révèle pas, directement ou indirectement, l’identité de l’auteur de signalement. Il ne peut être dérogé à cette règle que si l’auteur de signalement consent à ce que la FSMA divulgue son identité à une autre personne ou autorité ou si la FSMA est légalement tenue de le faire[1]. Si la FSMA doit, en vertu d’une obligation légale, divulguer l’identité de l’auteur de signalement, elle informera préalablement celui-ci de cette divulgation, à moins qu’une telle information ne risque de compromettre les enquêtes ou les procédures judiciaires concernées. Cette information préalable contient également une explication écrite des motifs de la divulgation des données confidentielles concernées.
- A moins que l’auteur de signalement n’y consente, le service Audit interne rejette également toute demande de consultation, d’explication ou de communication sous forme de copie d’informations en la possession de la FSMA (« documents administratifs ») si cela risque de porter atteinte au secret de l’identité de l’auteur de signalement.
- Enfin, le service Audit interne veille à ce que l’identité de la personne accusée soit protégée aussi longtemps que l’enquête est en cours. Pendant l’enquête, les mesures de protection de l’identité de l’auteur de signalement s’appliquent donc également à l’identité de la personne accusée[2].
[1] Il doit même s’agir d’une obligation nécessaire et proportionnée imposée par une législation spéciale dans le cadre d’enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires.
[2] La protection de l’identité de la personne accusée pendant l’enquête n’empêche évidemment pas que, cette enquête une fois clôturée, le comité de direction puisse être informé de l’identité de cette personne pour délibérer sur les mesures à prendre. Cela n’empêche pas non plus qu’une dénonciation auprès du Parquet puisse être faite s’il pourrait être question d’une infraction pénale commise par la personne accusée.