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Quels documents un souscripteur mandaté doit-il transmettre à la FSMA ?

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des documents généralement demandés aux intermédiaires d’assurance. Cette liste n’est toutefois pas exhaustive. Sur simple demande de la FSMA, les intermédiaires sont en effet tenus de lui fournir tous renseignements et de lui délivrer tous documents nécessaires à l'exécution de sa mission de contrôle. La FSMA détermine également la fréquence et les modalités de transmission de ces informations et documents. Répondre aux demandes de la FSMA, endéans le délai fixé par elle, constitue une condition d’inscription et de maintien de cette inscription au registre des intermédiaires d’assurance.

1. Préparation

Dans le cadre de son dossier d'inscription, le souscripteur mandaté doit transmettre à la FSMA plusieurs documents par le biais de l’application en ligne. Celle-ci vous indiquera, en fonction de votre situation, quels sont les documents pertinents à télécharger.

Concernant l’utilisation des modèles de document, trois situations peuvent se présenter :

  1. Cas dans lesquels l’utilisation d’un modèle de document de la FSMA est obligatoire ;
  2. Cas dans lesquels la FSMA recommande l’utilisation d’un modèle de document, mais admet l’utilisation d’autres documents, pour autant que ceux-ci contiennent les informations décrites dans le modèle de document ;
  3. Cas dans lesquels les documents proviennent de sources externes et pour lesquels il n’existe donc pas de modèle de document.

Les documents doivent être téléchargés en format PDF. La taille d’un document ne peut excéder 2 Méga-octet. En principe, vous ne pouvez télécharger qu’un seul document à la fois. Dans certains cas, vous pouvez toutefois télécharger un jeu de documents. La taille maximale de 2 Méga-octet vaut dans ces cas aussi par document, non par jeu de documents.

En ce qui concerne les diplômes et les preuves de réussite d’un examen, il se peut que vous bénéficiez d’une dispense. Vous devrez l’indiquer dans l’application en ligne. Celle-ci, dans ce cas, ne vous demandera pas de fournir le document.

La FSMA a développé une marche à suivre et des check-lists pour vous aider à préparer votre dossier. La marche à suivre offre une explication générale sur les différents aspects des connaissances professionnelles. Pour vérifier concrètement si les personnes responsables et les personnes en contact avec le public au sein de votre entreprise satisfont aux conditions concernant les connaissances professionnelles, vous pouvez utiliser les check-lists de la FSMA, qui traitent tous les aspects pertinents par statut, par catégorie et par rôle. Limitez-vous aux check-lists qui vous concernent. Préparez votre dossier d'inscription en les complétant pour chacune des personnes responsables et des personnes en contact avec le public au sein de votre entreprise

Check-lists connaissances professionnelles souscripteur mandaté

  • Souscripteur mandaté même (personne physique) (pages 37 et 38)
  • Responsable de la distribution auprès d’un souscripteur mandaté (pages 39 et 40)
  • Dirigeant effectif qui assume de facto la responsabilité de l'activité de distribution d'assurances auprès d’un souscripteur mandaté (pages 39 et 40)
  • Autres dirigeants effectifs (personne morale) (aucune connaissance professionnelle requise)
  • Personnes en contact avec le public (distribution d'assurances) (page 41)

 

2. Documents concernant les personnes responsables concernées par la distribution d'assurances

Documents à transmettre par la personne physique (intermédiaire), le responsable de la distribution et le dirigeant effectif qui assume de facto la responsabilité de l'activité de distribution d'assurances
Jeu de documents possible ?

Questionnaire personnes responsables concernées par la distribution d'assurances (modèle de document obligatoire)

Non

Diplôme

Oui

Attestation(s) des connaissances techniques

Oui

Extrait du casier judiciaire

Non

   
Documents à transmettre par le dirigeant effectif  Jeu de documents possible? 
Questionnaire personnes responsables concernées par la distribution d'assurances (modèle de document obligatoire) Non

Extrait du casier judiciaire

Non

3. Documents concernant les actionnaires (à compléter si le courtier d'assurance est une personne morale)

Documents à transmettre
Jeu de documents possible ?

Questionnaire actionnaire intermédiaire (modèle de document obligatoire)

Non

Document concernant 'liens étroits' 1

Non

 

4. Autres documents

Documents à transmettre
Jeu de documents possible ?

Attestation d'assurance RC professionnelle (modèle de document recommandé)

Oui

Mandat personne de contact primaire (modèle de document recommandé) 2

Oui

Questionnaire relatif à la législation anti-blanchiment (modèle de document obligatoire)

Non
Modèle de document relatif à l'organisation adéquate (modèle de document recommandé) Oui

1 Ce document ne doit être fourni que s'il existe des personnes physiques ou morales ayant des liens étroits avec l'intermédiaire.

2 Ce document ne doit être fourni que si la demande est introduite par un mandataire. Il n’est pas requis si la demande est introduite soit par l’intermédiaire même (personne physique), soit par un dirigeant effectif de l'intermédiaire (personne morale).