La FSMA continue de suivre très attentivement l’évolution de la pandémie de COVID‑19 et maintient le dialogue avec les différentes autorités afin d’en évaluer l’impact sur le fonctionnement des institutions de retraite professionnelle (IRP) et sur les marchés financiers.
La FSMA a pris les dispositions nécessaires pour garantir la continuité de ses activités. Ses services sont, comme d’habitude, disponibles afin d’être à l’écoute des entités soumises à son contrôle et de leur apporter, dans toute la mesure du possible, le soutien nécessaire pour leur permettre de poursuivre leurs activités dans le plein respect du cadre réglementaire applicable.
En ce qui concerne plus particulièrement les activités des IRP, la FSMA entend souligner ou rappeler les points suivants :
- La FSMA encourage vivement les IRP à se tenir régulièrement informées de l’évolution des mesures prises par les autorités pour lutter contre la pandémie de COVID-19 et à appliquer celles-ci immédiatement et dans leur intégralité. Consultez les sites web officiels relatifs à la lutte contre le coronavirus.
- Malgré le caractère exceptionnel de la situation et des difficultés que celle-ci pourrait engendrer pour les entités soumises à son contrôle, la FSMA attend des IRP qu’elles respectent les dispositions légales et réglementaires qui leur sont applicables.
- Bien qu’il soit entre‑temps à nouveau possible d’organiser des réunions du conseil d’administration ou d’autres organes opérationnels ainsi que des assemblées générales en présentiel, il pourrait être opportun, en fonction de l’évolution de la pandémie, de les tenir en distanciel.
Les IRP peuvent faire usage jusqu’au 31 décembre 2021 des modalités plus souples instaurées par la loi du 14 mai 2020 portant des mesures exceptionnelles visant les institutions de retraite professionnelle dans le cadre de la pandémie COVID-19 pour organiser leur assemblée générale et les réunions de leurs organes opérationnels, même si cela va à l’encontre d’autres dispositions légales ou de leurs dispositions statutaires. Les lignes de force de ces mesures sont énumérées ci-dessous. Davantage de précisions à ce sujet se trouvent dans le texte de la loi même.
- Il est possible pour les IRP de tenir leur assemblée générale à distance en utilisant les techniques de télécommunications à distance, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo.
Le conseil d’administration est habilité à décider que les membres de l’assemblée générale peuvent uniquement voter à distance, que ce soit ou non en combinaison avec le vote par procuration.
- Le conseil d’administration et les autres organes opérationnels peuvent, en toutes circonstances, prendre une décision unanime par écrit. Cela vaut donc également pour les matières que la loi excluait jusqu’ici de ce régime (par exemple, l’établissement des comptes annuels).
Ils peuvent également délibérer et décider via des moyens de télécommunication permettant la discussion.
Si le conseil d’administration recourt à la procédure écrite pour prendre une décision, la FSMA attend de votre IRP qu’elle veille à disposer d’une documentation bien étayée qui comporte une description claire du contexte. Rédigez également des propositions de décision claires. Établissez le plus rapidement possible le procès-verbal de la réunion et communiquez celui-ci de manière correcte et transparente à tous les administrateurs.
Il est improbable que ce dispositif légal soit de nouveau prorogé. La FSMA recommande donc, si cela n’a pas encore été fait, d’inclure dans les statuts de l’OFP les modalités requises pour tenir des réunions à distance.
- La pandémie de COVID-19 peut avoir des répercussions importantes sur le fonctionnement journalier de votre IRP et sa prestation de services à l’égard des affiliés et des bénéficiaires, notamment en ce qui concerne le versement des prestations de retraite et la gestion de portefeuille.
La politique de continuité classique d’une IRP, ainsi que les mesures et plans d’urgence qui en découlent, ne sont sans doute pas tout à fait conçus pour affronter une pandémie susceptible de durer des années. A la lumière de ce constat, il a peut-être fallu que votre IRP, ou les prestataires de services auxquels elle fait appel, prennent des initiatives supplémentaires pour continuer à garantir leur bon fonctionnement et leur prestation de services. La FSMA vous renvoie aux orientations où elle énumérait un certain nombre de points d'attention et de mesures pouvant être mises en œuvre.
- La FSMA recommande aux IRP de continuer à communiquer de manière proactive à leurs entreprises d’affiliation des informations claires et précises sur l’évolution de leur situation financière et sur d’éventuelles adaptations dans leur fonctionnement opérationnel en fonction de l’évolution de la pandémie. Une communication générale adressée aux affiliés et bénéficiaires pourrait également être indiquée.
- La pandémie de COVID-19 requiert un suivi particulier des risques auxquels les IRP se voient confrontées. Outre les risques opérationnels principalement liés à la continuité des activités et aux processus de prise de décision, la pandémie de COVID-19 a également un impact important sur les marchés financiers. Les IRP doivent par conséquent examiner régulièrement dans quelle mesure elles sont capables de continuer à honorer leurs obligations, en tenant compte du fait que la situation actuelle pourrait encore perdurer.
- La FSMA a rassemblé sur son site web une série de FAQ ayant spécifiquement trait aux conséquences de la crise du coronavirus sur la pension complémentaire et sur la couverture décès qui y est liée.