Vragen en antwoorden (FAQ’s) over de bankierseed en de tuchtrechtelijke regeling voor bankdienstverleners

De medewerkers van de banksector die onderworpen zijn aan de bankierseed zijn de bankdienstverleners, namelijk:

1. de zogenaamde fit & proper-personen, i.e. de personen die aan vereisten inzake passende deskundigheid en professionele betrouwbaarheid zijn onderworpen^[1] (categorie 1);
2. de verantwoordelijke leidinggevenden, i.e. de natuurlijke personen die de facto verantwoordelijk zijn voor of toezicht uitoefenen op de in punt 4 hieronder bedoelde personen (categorie 2);
3. de agenten in bank- en beleggingsdiensten die bij de FSMA zijn ingeschreven als natuurlijke persoon (categorie 3); en
4. de personen die rechtstreeks deelnemen aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten op het Belgisch grondgebied (categorie 4);

in elk geval wanneer ze in België actief zijn bij de volgende geviseerde entiteiten:

• de Belgische of buitenlandse kredietinstellingen die in België zijn gevestigd^[2]; of
• de agenten in bank- en beleggingsdiensten die in naam en voor rekening van dergelijke kredietinstellingen handelen.

Het begrip 'bankdienstverleners' betreft enkel de natuurlijke personen die werkzaam zijn bij een geviseerde entiteit, en die dus in de interne organisatie van die entiteit zijn geïntegreerd. Het sociaal statuut is op zich niet doorslaggevend. Zo worden bijvoorbeeld de bankdienstverleners die bij een geviseerde entiteit werkzaam zijn krachtens een tewerkstellingsovereenkomst voor studenten dan wel als uitzendkrachten of stagiairs, geacht in de interne organisatie te zijn geïntegreerd. Als een geviseerde entiteit echter bepaalde taken uitbesteedt aan een andere entiteit (outsourcing), worden de natuurlijke personen die actief zijn bij laatstgenoemde entiteit, alleen geacht bankdienstverleners te zijn als zij tot minstens één van de categorieën 1 tot 4 behoren, en als die entiteit zelf een kredietinstelling of een agent in bank- en beleggingsdiensten is.

Bovendien is het begrip 'bankdienstverleners' beperkt tot de natuurlijke personen die actief zijn in België. Enkel de personen (categorieën 1 tot 4) die, bij een geviseerde entiteit, bankactiviteiten of -diensten verrichten op het Belgisch grondgebied, vallen dus onder de toepassing van de bankierseed. Zo worden bijvoorbeeld de effectieve leiders van een Belgisch bijkantoor van een kredietinstelling uit een derde land wel geviseerd, terwijl de leiders van de hoofdzetel van die kredietinstelling niet worden geviseerd, zelfs niet als zij bijvoorbeeld de leiders van het bijkantoor controleren (tenzij zij effectief actief zijn in België).

De personen die in België actief zijn bij een Belgisch bijkantoor van een kredietinstelling die ressorteert onder het recht van een andere EER-lidstaat, kunnen mogelijk worden beschouwd als bankdienstverleners die behoren tot categorie 2 (verantwoordelijke leidinggevenden) of categorie 4 (personen die rechtstreeks deelnemen aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten op het Belgisch grondgebied). Categorieën 1 en 3 zijn uitgesloten. Dat is ook het geval voor de personen belast met de effectieve leiding en de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties van zo’n bijkantoor. 

Het is aan de geviseerde entiteit om in concreto de personen te identificeren die intern bij haar beantwoorden aan die begrippen. Het feit dat een persoon al dan niet het voorwerp heeft uitgemaakt van een fit & proper-beoordeling in de EER-lidstaat, is in dat opzicht bijvoorbeeld niet doorslaggevend.

• Het verrichten van bankactiviteiten of –diensten

De begrippen 'bankactiviteiten' en 'bankdiensten' worden gedefinieerd met verwijzing naar de bankreglementering. Het gaat daarbij dus om alle werkzaamheden die een kredietinstelling op geharmoniseerde wijze mag verrichten in het kader van het Europees paspoort. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het aanbieden van alle soorten rekeningen, het verlenen van krediet, het aanbieden van betalingsdiensten of het verstrekken van beleggingsdiensten.

• De personen die rechtstreeks deelnemen aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten

Dit begrip omvat met name de natuurlijke personen die rechtstreeks in contact staan met het publiek voor het verrichten van dergelijke activiteiten of diensten. De medewerkers van de zogenaamde frontofficediensten moeten dus als bankdienstverleners worden beschouwd.

Verder slaat dit begrip ook op de natuurlijke personen die, zonder in contact te staan met het publiek, handelingen stellen die deel uitmaken van of rechtstreeks voortvloeien uit het verrichten van bankactiviteiten of -diensten, ongeacht of dat gebeurt via een fysiek, telefonisch dan wel digitaal kanaal. Aldus kunnen ook bepaalde backofficemedewerkers worden geviseerd. Dat is bijvoorbeeld het geval voor de personen die een rol spelen in de procedure van het aanbod of het sluiten van kredietovereenkomsten, of bij het nemen van beleggingsbeslissingen in het kader van het beheer van een portefeuille. Omgekeerd slaat dat begrip bijvoorbeeld niet op de medewerkers van een geviseerde entiteit die werkzaam zijn bij de informaticadienst, de juridische dienst, het departement HR, het departement Facility of een dienst die uitsluitend instaat voor de behandeling van klachten of de inning van schuldvorderingen.

De personen die als personen in contact met het publiek in de zin van het Wetboek van Economisch Recht worden aangemerkt bij kredietinstellingen die als kredietgevers zijn vergund, of bij agenten in bank- en beleggingsdiensten die als kredietbemiddelaars zijn ingeschreven, zouden moeten worden beschouwd als bankdienstverleners die behoren tot categorie 4, gelet op de gelijkenis tussen beide begrippen.

Het is aan de (Belgische of in België gevestigde buitenlandse) kredietinstellingen om de FSMA de lijst te bezorgen van de natuurlijke personen die, bij henzelf of bij hun agenten, aan die definitie voldoen.

De verantwoordelijke leidinggevenden zijn natuurlijke personen die de facto toezicht of controle uitoefenenen op andere bankdienstverleners, i.e. de personen die, bij een geviseerde entiteit, rechtstreeks deelnemen aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten op het Belgisch grondgebied (categorie 4). Dat toezicht moet meer bepaald betrekking hebben op de manier waarop die personen die activiteiten of diensten verrichten. Het kan onrechtstreeks worden uitgeoefend, met name wanneer er meerdere hiërarchische niveaus bestaan. In dat geval worden de verantwoordelijken van elk hiërarchisch niveau als verantwoordelijke leidinggevenden beschouwd. 

Dit begrip stemt niet overeen met een bepaalde functie of hiërarchische positie. Het is in essentie feitelijk en gebaseerd op een identificatie in concreto bij elke geviseerde entiteit. Zo maken de verantwoordelijke leidinggevenden niet noodzakelijk deel uit van de directie van de geviseerde entiteit. De fit & proper-personen bij een geviseerde entiteit kunnen op hun beurt ook verantwoordelijke leidinggevenden zijn.

Die personen die als verantwoordelijken voor de distributie in de zin van het Wetboek van Economisch Recht worden aangemerkt bij kredietinstellingen die als kredietgevers zijn vergund, of bij agenten in bank- en beleggingsdiensten die als kredietbemiddelaars zijn ingeschreven, zouden als verantwoordelijke leidinggevenden moeten worden beschouwd, gelet op de gelijkenis tussen beide begrippen.

Het is aan de (Belgische of in België gevestigde buitenlandse) kredietinstellingen om de FSMA de lijst te bezorgen van de natuurlijke personen die, bij henzelf of bij hun agenten, aan die definitie voldoen.

Voor de bankdienstverleners gelden twee hoofdverplichtingen en één nevenverplichting:

1. ze leggen de bankierseed af;
2. ze leven de tuchtregels na die als 'individuele gedragsregels' worden gekwalificeerd;
3. ze tonen aan dat hun geen beroepsverbod is opgelegd op het moment waarop ze zich kandidaat stellen bij een geviseerde entiteit. 

De bankierseed is een individuele verklaring waarmee de bankdienstverlener zich ertoe verbindt de individuele gedragsregels na te leven. De eed wordt afgelegd in de volgende bewoordingen:

Een bankdienstverlener moet de bankierseed binnen zes maanden na de datum van zijn effectieve infunctietreding afleggen. De effectieve infunctietreding van de bankdienstverlener kan, naargelang het geval, contractueel zijn bepaald of uit feitelijke omstandigheden voortvloeien.

Voor de fit & proper-personen van wie de benoeming aan de voorafgaande goedkeuring door de prudentiële toezichthouder of de FSMA is onderworpen, kan de termijn van zes maanden niet beginnen lopen zolang deze goedkeuring niet is gegeven.

Voor de agenten in bank- en beleggingsdiensten die als natuurlijke personen handelen, zal die termijn pas kunnen beginnen lopen vanaf het moment waarop ze effectief in het register van de tussenpersonen in bank- en beleggingsdiensten zijn ingeschreven.

De bankdienstverleners die gedurende minder dan zes maanden functies verrichten bij een geviseerde entiteit, zijn niet verplicht om de eed af te leggen. Denk in dat verband bijvoorbeeld aan studenten, stagiairs of uitzendkrachten. Die personen moeten echter de individuele gedragsregels naleven, en dit zodra zij in functie treden.

De identiteit van de persoon ten overstaan van wie de bankdienstverleners de eed moeten afleggen, hangt af van:

• het soort geviseerde entiteit waar ze actief zijn (kredietinstelling of agent in bank- en beleggingsdiensten); en
• de categorie van bankdienstverleners waartoe ze behoren (categorieën 1 tot 4).

Vanaf 15 januari 2025 voor de bankdienstverleners die actief zijn bij kredietinstellingen, en niet behoren tot de bankdienstverleners van categorie 4:

• De bankdienstverleners die onderworpen zijn aan fit & proper-vereisten krachtens het Belgische recht^[1] of het recht van een andere EER-lidstaat leggen de eed af bij de FSMA:
  1. de fit & proper-personen krachtens het Belgische recht (categorie 1), nl. de fit & proper-personen bij Belgische kredietinstellingen en bij Belgische bijkantoren van kredietinstellingen uit derde landen; en
  2. de verantwoordelijke leidinggevenden (categorie 2) die onderworpen zijn aan fit & proper-vereisten krachtens het recht van de lidstaat van herkomst van de betrokken EER-kredietinstelling, met bijkantoor in België. 
• De andere verantwoordelijke leidinggevenden dan deze bedoeld in voornoemd punt 2 (m.a.w. de verantwoordelijke leidinggevenden die niet onderworpen zijn aan fit & proper-vereisten krachtens het recht van een andere EER-lidstaat) leggen de eed af ten overstaan van een effectief leider van de kredietinstelling of van haar Belgische bijkantoor.

Deze onderverdeling komt aan bod in een synthesetabel met een voor de sector bestemde cartografie.

Vanaf 15 juli 2026: de bankdienstverleners,

• die actief zijn bij kredietinstellingen en behoren tot de categorie 4 (andere personen die, op het Belgische grondgebied, rechtstreeks deelnemen aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten) leggen de eed in beginsel af ten overstaan van een effectief leider van de kredietinstelling of van haar Belgische bijkantoor. Enkel de bankdienstverleners die behoren tot de categorie 4, voor wie fit & proper-vereisten gelden krachtens het recht van een andere EER-lidstaat, leggen de eed af bij de FSMA;
• die actief zijn bij agenten in bank- en beleggingsdiensten:
  • de bankdienstverleners die onderworpen zijn aan fit & proper-vereisten (categorieën 1 en 3), en die vanaf 15 juli 2026 in functie treden, leggen de eed af bij de FSMA;
  • de bankdienstverleners die onderworpen zijn aan fit & proper-vereisten (categorieën 1 en 3), en die vóór 15 juli 2026 in functie zijn getreden, leggen de eed af ten overstaan van een effectief leider van de kredietinstelling waarvoor ze handelen, of ten overstaan van een leider van het Belgische bijkantoor van die kredietinstelling;
  • de andere bankdienstverleners leggen de eed af ten overstaan van een effectief leider van de agent in bank- en beleggingsdiensten waarvoor ze handelen.

Deze onderverdeling komt aan bod in een synthesetabel met een voor de sector bestemde cartografie.

^[1] I.e. de wet van 25 april 2014 op het statuut van en het toezicht op kredietinstellingen, en de wet van 22 maart 2006 betreffende de bemiddeling in bank- en beleggingsdiensten en de distributie van financiële instrumenten.

De eed wordt afgelegd ten overstaan van de voorzitter van de FSMA of, als hij afwezig is, ten overstaan van de ondervoorzitter van de FSMA of van twee leden van het directiecomité van de FSMA. 

Er zullen minstens drie eedafleggingsbijeenkomsten per semester worden georganiseerd, wat neerkomt op minstens zes eedafleggingsbijeenkomsten per jaar. De datums van die bijeenkomsten en de inschrijvingsmodaliteiten ervoor zullen weldra op de FSMA-website worden gepubliceerd. 

De eedaflegging zal schriftelijk worden bevestigd door de vertegenwoordiger van de FSMA. Deze schriftelijke bevestiging zal worden bewaard door de FSMA, die een kopie ervan aan de betrokken bankdienstverlener zal overhandigen.

Bij een kredietinstelling naar Belgisch recht wordt de bankierseed afgelegd ten overstaan van een effectief leider van die kredietinstelling. Bij een kredietinstelling naar buitenlands recht wordt de bankierseed afgelegd ten overstaan van een leider van het Belgische bijkantoor van die kredietinstelling. 

Bij een agent in bank- en beleggingsdiensten wordt de bankierseed afgelegd ten overstaan van een effectief leider van die agent. 

Elke geviseerde entiteit definieert de organisatorische modaliteiten van de eedaflegging. Verschillende personen kunnen tegelijkertijd de eed afleggen ten overstaan de betrokken leider. Er moet echter bijzondere aandacht worden besteed aan het plechtige karakter van de eed en aan de naleving van de termijn van 6 maanden waarover de bankdienstverleners beschikken om de eed af te leggen. 

De eedaflegging moet schriftelijk worden bevestigd door de (effectief) leider ten overstaan van wie de eed wordt afgelegd. De betrokken entiteit bewaart die schriftelijke bevestiging, overhandigt een kopie ervan aan de bankdienstverlener en stelt de bevestiging ter beschikking van de FSMA als deze daarom verzoekt.

Een model voor de bevestiging van de eedaflegging staat ter beschikking van de kredietinstellingen voor de eedafleggingen die zullen moeten plaatsvinden vanaf 15 januari 2025. In de loop van het eerste semester 2026, zal de FSMA ook modellen van attesten ter beschikking stellen van de sector voor de eedafleggingen die zullen plaatsvinden vanaf 15 juli 2026.

1. Het vereiste inzake de eedaflegging verschilt naargelang de bankdienstverlener de betrokken functies bij verschillende geviseerde entiteiten of bij eenzelfde geviseerde entiteit uitoefent.
   
   Treedt de bankdienstverlener in functie bij een andere geviseerde entiteit of cumuleert hij functies bij verschillende geviseerde entiteiten, dan moet hij de eed opnieuw afleggen.
2. Wanneer de bankdienstverlener functies cumuleert of van functie verandert bij eenzelfde geviseerde entiteit, verschilt het vereiste inzake de eedaflegging naargelang de cumul of de functieverandering een eedaflegging impliceert bij een andere instelling/entiteit dan bij de geviseerde entiteit.
   
   Wanneer een bankdienstverlener functies cumuleert of van functie verandert bij eenzelfde geviseerde entiteit, kan hij effectief tot verschillende categorieën van bankdienstverleners behoren. Een bijkomende eedaflegging is dan alleen vereist wanneer de nieuwe of tweede functie een eedaflegging impliceert bij een andere instelling/entiteit dan bij de geviseerde entiteit. Deze regel wordt geïllustreerd aan de hand van de volgende praktijkvoorbeelden:
   • Een persoon die rechtstreeks deelneemt aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten (categorie 4) bij een kredietinstelling, zal de eed aanvankelijk ten overstaan van een effectief leider van die kredietinstelling hebben afgelegd.
     Als hij later verantwoordelijke leidinggevende (categorie 2) bij dezelfde kredietinstelling wordt, zal hij de eed niet opnieuw moeten afleggen.
     Als hij een fit & proper-persoon wordt, zal hij de eed moeten afleggen bij de FSMA. Dit kan met name worden verklaard door de specifieke gedragsvereisten voor fit & proper-personen en de sanctiebevoegdheden die voor hen verschillen. 
   • Op dezelfde manier zal een persoon die rechtstreeks deelneemt aan het verrichten van bankactiviteiten of –diensten (categorie 4) bij een agent in bank- en beleggingsdiensten, de eed aanvankelijk ten overstaan van een effectief leider van die agent hebben afgelegd.
     Als hij later verantwoordelijke leidinggevende (categorie 2) bij dezelfde geviseerde entiteit wordt, zal hij de eed niet opnieuw moeten afleggen.
     Wordt hij (vanaf 15 juli 2026) benoemd tot fit & proper-persoon, dan zal hij de eed afleggen bij de FSMA. Dit kan met name worden verklaard door de specifieke gedragsvereisten voor fit & proper-personen en de toezichtsbevoegdheden van de FSMA met betrekking tot de naleving van de vereisten inzake passende deskundigheid en professionele betrouwbaarheid van de agenten in bank- en beleggingsdiensten. 
   • Een effectief leider van een Belgische kredietinstelling zal wellicht de hoedanigheden van fit & proper-persoon (categorie 1) en verantwoordelijke leidinggevende (categorie 2) cumuleren. In dat geval zal hij de eed echter alleen moeten afleggen bij de FSMA en niet bij de kredietinstelling.
   • Een verantwoordelijke voor sleutelfuncties bij een Belgische kredietinstelling (categorie 1) zal de eed aanvankelijk bij de FSMA hebben afgelegd. Als hij later verantwoordelijke leidinggevende (categorie 2) bij dezelfde instelling wordt, zal hij de eed niet opnieuw moeten afleggen, ongeacht of hij zijn hoedanigheid van fit & proper-persoon al dan niet behoudt.
      

De modaliteiten voor de aflegging van de bankierseed worden verduidelijkt in een reglement van de FSMA. De bepalingen van dat FSMA-reglement worden bovendien nader toegelicht in de commentaar daarbij.

De individuele gedragsregels berusten op drie grondbeginselen, op grond waarvan de bankdienstverleners in alle omstandigheden

1. eerlijk en integer, alsook
2. vakbekwaam en professioneel moeten handelen, en 
3. waarbij ze rekening moeten houden met de belangen van de cliënten en ze de cliënten billijk moeten behandelen.

Deze individuele gedragsregels worden bij koninklijk besluit verduidelijkt. 

Hierin staan zowel de begrippen eerlijkheid, integriteit, bekwaamheid en professionalisme, als de belangen en de billijke behandeling van de cliënten centraal.

Enerzijds zullen de bankdienstverleners een reeks gemeenschappelijke regels moeten naleven. Een bankdienstverlener zal bijvoorbeeld geen nuttige informatie voor de cliënt mogen verhullen. Ook zal hij de potentiële winst van een bankproduct niet misleidend mogen voorstellen.

Anderzijds zullen de fit & proper-personen (categorie 1) en de verantwoordelijke leidinggevenden (categorie 2) de vereisten moeten naleven die eigen zijn aan hun toezichtsrol. Zo zullen ze bijvoorbeeld bankdienstverleners er niet mogen toe aanzetten zich te gedragen op een manier die zou kunnen indruisen tegen de voor hen geldende vereisten, en zullen ze op passende wijze moeten optreden als ze zo’n gedrag bij bankdienstverleners vaststellen. 
 

De FSMA zal de tuchtsancties in een centraal register inschrijven, alsook de beroepsverboden opgelegd door de FSMA, de NBB of de ECB krachtens sectorale prudentiële reglementeringen. 

Elke kandidaat voor een functie van bankdienstverlener zal bij de FSMA een attest kunnen aanvragen dat bevestigt dat hem geen van voornoemde beroepsverboden is opgelegd. 

Om de bescherming van hun persoonsgegevens te garanderen, zullen enkel de kandidaten dat attest kunnen aanvragen bij de FSMA. Een geviseerde entiteit zal echter enkel een beroep kunnen doen op de diensten van een bankdienstverlener als deze vooraf een dergelijk attest van afwezigheid van beroepsverbod heeft verkregen. 

De FSMA zal op 15 januari 2025 het platform openen waarop elke kandidaat het attest kan aanvragen dat bevestigt dat hem geen beroepsverbod is opgelegd.

De volgende tuchtsancties kunnen worden opgelegd als een bankdienstverlener een individuele gedragsregel overtreedt of de eed niet aflegt:

1. een waarschuwing
2. een berisping
3. een beroepsverbod van maximaal 3 jaar.

Bij een waarschuwing en een berisping kan ook de verplichting worden opgelegd om opleidingen te volgen.

Het beroepsverbod kan betrekking hebben op alle of enkel op bepaalde activiteiten van bankdienstverlener. Zo kan het beroepsverbod bijvoorbeeld beperkt blijven tot de functies van verantwoordelijke leidinggevende. De bankdienstverlener moet de geviseerde entiteit waar hij zijn activiteiten verricht, ervan op de hoogte brengen als hem een beroepsverbod is opgelegd. Zo niet zal de FSMA de betrokken geviseerde entiteit daarvan zelf informeren.

De FSMA publiceert de tuchtsancties die ze oplegt anoniem op haar website. Bovendien worden die sancties in het centraal register van tuchtsancties en beroepsverboden ingeschreven.

De FSMA legt tuchtsancties op met inachtneming van de rechten van de verdediging. Ze moet daarbij rekening houden met bepaalde omstandigheden, zoals de ernst van de inbreuk, de impact ervan op de belangen en de reputatie van de banksector, of het vermogensnadeel dat de inbreuk met zich meebrengt voor derden.

Tegen de sanctiebeslissing kan beroep worden ingesteld bij de Raad van State.

Om de exclusieve prudentiële bevoegdheid van de prudentiële toezichthouder ten aanzien van de fit & proper-personen bij kredietinstellingen te garanderen, heeft de FSMA ten aanzien van hen geen sanctiebevoegdheid. Als de conclusie van het onderzoek van de (adjunct-)auditeur luidt dat een fit & proper-persoon bij een kredietinstelling, een inbreuk heeft gepleegd op de regels inzake de bankierseed, zal de FSMA het tuchtdossier aan de NBB of, in voorkomend geval, aan de buitenlandse prudentiële toezichthouder overmaken, zodat de prudentiële autoriteiten hun prerogatieven ter zake kunnen uitoefenen^[1].

Als een bankdienstverlener een door de FSMA opgelegd beroepsverbod of een door de FSMA opgelegde verplichting om opleidingen te volgen niet naleeft, kan zij hem bovendien een administratieve sanctie opleggen.

De tuchtprocedure van de FSMA wordt opgestart als er ernstige aanwijzingen bestaan van inbreuken op de individuele gedragsregels of op de verplichting om de eed af te leggen.

Die aanwijzingen kunnen worden vastgesteld bij het onderzoek van een klacht of bij de uitoefening van de andere wettelijke opdrachten van de FSMA. Het is echter niet zo dat er controles zullen worden uitgevoerd die er specifiek toe strekken inbreuken op te sporen.

Ernstige aanwijzingen van een inbreuk worden door de auditeur van de FSMA of, in zijn afwezigheid, door de adjunct-auditeur onderzocht. Dat onderzoek gebeurt met inachtneming van de rechten van de verdediging. De (adjunct-)auditeur kan het advies inwinnen van de betrokken geviseerde entiteit, zich door iedereen informatie laten bezorgen of hoorzittingen organiseren.

Na afloop van zijn onderzoek stelt de (adjunct-)auditeur een voorlopig onderzoeksverslag op. De bankdienstverlener wordt verzocht zijn eventuele opmerkingen daarbij te formuleren. De betrokken bankdienstverlener kan vragen dat bijkomende onderzoeksdaden worden gesteld. Daarna stelt de (adjunct-)auditeur een definitief onderzoeksverslag op.

Pas na dat onderzoek door de (adjunct-)auditeur zal de FSMA de bankdienstverlener een tuchtsanctie kunnen opleggen.

Indien het definitieve verslag van de (adjunct-)auditeur betrekking heeft op een fit & proper-persoon die actief is bij een kredietinstelling, zal de FSMA het tuchtdossier overmaken aan de NBB of, in voorkomend geval, aan de buitenlandse prudentiële toezichthouder.

De tuchtsancties die de FSMA krachtens de tuchtregeling oplegt, zullen in een centraal register worden ingeschreven. Dat register zal de volgende gegevens bevatten: de identiteit van de bankdienstverlener aan wie een sanctie is opgelegd, het soort sanctie dat is opgelegd en de datum waarop de sanctie is opgelegd.

Dat centrale register zal ook de beroepsverboden vermelden die de FSMA, de NBB of de ECB oplegt krachtens de reglementeringen die van toepassing zijn op kredietinstellingen, beursvennootschappen en vennootschappen voor vermogensbeheer en beleggingsadvies.

De FSMA zal bijgevolg optreden als enig loket.

Elke kandidaat voor een functie van bankdienstverlener zal bij de FSMA een attest kunnen aanvragen dat bevestigt dat hem geen van voornoemde beroepsverboden is opgelegd. De kandidaat zal dat attest aan elke geviseerde entiteit moeten afleveren voor hij een functie van bankdienstverlener zal kunnen uitoefenen.

Eenieder kan een klacht indienen als hij, in hoofde van een bankdienstverlener, een vermeende afwezigheid van eedaflegging of een eventuele inbreuk op de individuele gedragsregels vaststelt. 

De FSMA zal weldra specifieke communicatiekanalen ter beschikking stellen voor het ontvangen en de follow-up van klachten. Ze zal op haar website onder meer de te gebruiken elektronische en postadressen, en de geldende procedure voor de indiening van klachten publiceren.

De (adjunct-)auditeur van de FSMA zal de klachten onderzoeken die aan de volgende criteria voldoen:

1. de klacht moet gedocumenteerd zijn, wat betekent dat ze de volgende elementen moet bevatten:
   1. de naam en de voornaam van de betrokken bankdienstverlener en, in voorkomend geval, de post die hij bekleedt;
   2. in voorkomend geval, de naam van de geviseerde entiteit waarbij de betrokken bankdienstverlener actief is;
   3. de beschrijving van de betwiste feiten;
   4. de betrokken periode;
   5. de aard van de vermoedelijke tuchtrechtelijke inbreuk;
   6. het bewijsmateriaal voor het bestaan van de vermoedelijke tuchtrechtelijke inbreuk;
   7. elk ander pertinent element.
2. de klacht moet bewijskrachtig zijn, wat betekent dat de meegedeelde elementen voldoende ernstige aanwijzingen van een tuchtrechtelijke inbreuk moeten vormen; 
3. de klacht moet ernstig zijn, wat betekent dat ze niet mag slaan op aanwijzingen van een inbreuk die duidelijk van geringe betekenis is. 
    

Gelet op het beroepsgeheim waardoor de FSMA en haar personeelsleden zijn gebonden, zal de melder van de klacht niet worden geïnformeerd over het gevolg dat aan zijn klacht wordt gegeven. De (adjunct-)auditeur kan de melder van de klacht echter verzoeken om verduidelijkingen of bijkomende informatie te bezorgen.

De regels en modaliteiten voor het ontvangen, de ontvankelijkheid en de behandeling van klachten worden verduidelijkt in een reglement van de FSMA. De bepalingen van dat FSMA-reglement worden bovendien nader toegelicht in de commentaar daarbij.

Het antwoord hieronder beperkt zich tot de verwerking van de persoonsgegevens van de melder of andere personen die worden vermeld in de klacht, met uitzondering van de bankdienstverlener (informatie over de verwerking van de persoonsgegevens van de bankdienstverlener is terug te vinden in het privacybeleid voor bankdienstverleners dat op de website van de FSMA zal worden gepubliceerd). 

Indien u als melder de klacht neerlegt ten behoeve van een andere persoon (zie voor meer uitleg hieronder), verzoeken wij u onderstaande informatie mee te delen aan deze persoon.

• Met welk doel en op basis van welke rechtsgrond verwerkt de FSMA de persoonsgegevens? - In haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt de FSMA de persoonsgegevens die in het klachtenformulier worden ingevuld voor het ontvangen, het onderzoeken en de follow-up van de klacht, met inbegrip van het gebruik ervan in een eventuele tuchtprocedure tegen een bankdienstverlener die de FSMA naar aanleiding van de klacht zou opstarten. 
  
  Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor het vervullen van de taken van algemeen belang die aan de FSMA zijn toevertrouwd in het kader van de wetgeving over de bankierseed. Meer specifiek heeft de FSMA hierbij (onder meer) de wettelijke opdracht gekregen om een kanaal te voorzien voor klachten omtrent de naleving (i) van de verplichting tot eedaflegging en (ii) van de individuele gedragsregels door de bankdienstverleners. 

• Van wie verwerkt de FSMA persoonsgegevens? – Via het klachtenformulier verwerkt de FSMA persoonsgegevens van verschillende categorieën van betrokkenen:
  • De melder – de FSMA verwerkt persoonsgegevens van de persoon (individu) die een klacht meldt via het klachtenformulier en vrijwillig zijn/haar contactgegevens opgeeft
    • Mogelijkheid tot een anonieme klacht - de melder kan er echter ook voor opteren om de klacht anoniem in te dienen. In dit geval verwerkt de FSMA uiteraard geen persoonsgegevens van de melder, maar is het voor de FSMA helaas niet mogelijk om de melder te contacteren bij vragen of onduidelijkheden in verband met de ingediende klacht. Dit kan mogelijk tot gevolg hebben dat de FSMA de ingediende klacht niet verder kan behandelen wegens gebrek aan informatie. 
    • Melding van een klacht door een rechtspersoon – het is ook mogelijk dat diegene die de klacht meldt aan de FSMA geen individu is, maar een rechtspersoon. De gegevens van deze rechtspersoon vormen geen persoonsgegevens. In dat geval verwerkt de FSMA wel de persoonsgegevens van de contactpersoon bij die rechtspersoon indien deze gegevens vrijwillig worden ingevuld in het klachtenformulier.
  • De bankdienstverlener – in het kader van het klachtenformulier verwerkt de FSMA de persoonsgegevens van de bankdienstverlener die het voorwerp uitmaakt van de klacht. Zoals hierboven reeds aangegeven, wordt er voor de verwerking van deze persoonsgegevens verwezen naar het privacybeleid voor bankdienstverleners.
  • Andere personen vermeld in de klacht – ten slotte verwerkt de FSMA de persoonsgegevens van eventuele andere personen (individuen) die worden vermeld bij de beschrijving van de feiten, in de opgegeven bijkomende relevante info of in het toegevoegde bewijsmateriaal. Dit kan bijvoorbeeld gaan om getuigen of personen die over nuttige informatie beschikken aangaande de feiten die het voorwerp uitmaken van de klacht. Dit zal ook vaak het geval zijn indien de melder de klacht indient ten behoeve van een andere persoon.
    • Klacht ten behoeve van een andere persoon – veelal zal een melder een klacht indienen die betrekking heeft op zichzelf. Het is echter ook mogelijk dat een melder een klacht indient ten behoeve van een andere persoon, wiens identiteit wordt vermeld in de beschrijving van de feiten, in de opgegeven bijkomende relevante info of in het toegevoegde bewijsmateriaal. In dit geval gaat de FSMA ervan uit dat de melder de klacht in overleg met die andere persoon heeft ingediend en deze op de hoogte heeft gesteld van de inhoud van deze FAQ.

• Welke persoonsgegevens verwerkt de FSMA? 
  • Persoonsgegevens van de melder (tenzij de klacht anoniem wordt ingediend) - de FSMA verwerkt in principe de volgende persoonsgegevens van de melder (of van diens contactpersoon indien de melder een rechtspersoon is):
    • identificatiegegevens (voornaam en naam);
    • contactgegevens (telefoonnummer(s) en/of e-mailadres) teneinde de FSMA toe te laten contact op te nemen met de melder in geval van bijkomende vragen;
    • desgevallend andere persoonsgegevens van de melder die voorkomen in de beschrijving van de klacht, de opgegeven bijkomende relevante info of het toegevoegde bewijsmateriaal;
  • Persoonsgegevens van andere personen vermeld in de klacht – de FSMA verwerkt van die personen (met inbegrip van mogelijk de personen ten behoeve van wie de klacht is ingediend) de persoonsgegevens die in het klachtenformulier zijn ingevuld onder de beschrijving van de feiten of de bijkomende relevante info of die in het toegevoegde bewijsmateriaal voorkomen.
    
    In eerste instantie ontvangt de FSMA de voormelde persoonsgegevens steeds via de melder van de klacht. In het geval de FSMA een tuchtonderzoek opent, is het echter ook mogelijk dat zij in het kader van onderzoeksdaden bijkomende persoonsgegevens ontvangt via andere personen, zoals bijvoorbeeld via de betrokken bankdienstverlener, getuigen of de geviseerde entiteit waar de bankdienstverlener werkzaam was/is. 

• Met wie kan de FSMA de persoonsgegevens delen? – de FSMA deelt de ingezamelde persoonsgegevens enkel met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar wettelijke opdracht. Dit is, onder meer, het geval in volgende situaties: 
  • Indien op basis van een klacht een tuchtonderzoek wordt gestart, kan het nodig zijn om bepaalde persoonsgegevens te delen met de bankdienstverlener (teneinde diens rechten van verdediging te kunnen uitoefenen) of met andere derden, zoals bijvoorbeeld de geviseerde entiteit waar de bankdienstverlener werkzaam was/is of getuigen die worden verhoord in het kader van het onderzoek.
  • Indien de klacht aanleiding geeft tot een tuchtonderzoek en de conclusie van de (adjunct-)auditeur luidt dat een bankdienstverlener, die onderworpen is aan wettelijke vereisten inzake deskundigheid en professionele betrouwbaarheid bij een kredietinstelling, een inbreuk heeft begaan op de plicht tot eedaflegging of bepaalde individuele gedragsregels heeft geschonden, is de FSMA verplicht om de NBB of, in voorkomend geval, de bevoegde prudentiële toezichthouder uit een andere lidstaat hiervan in kennis te stellen. Binnen dat kader is de FSMA wettelijk verplicht een kopie van de dossierstukken toe te voegen aan haar kennisgeving en is het dus mogelijk dat de FSMA persoonsgegevens deelt met deze toezichthouders.
  • Indien de FSMA naar aanleiding van een klacht een tuchtbeslissing neemt die leidt tot een gerechtelijke procedure (zoals een beroepsprocedure tegen de tuchtbeslissing bij de Raad van State) kunnen er persoonsgegevens worden gedeeld met de bevoegde gerechtelijke instanties.
    
    Meer algemene informatie over de gevallen waarin de FSMA persoonsgegevens deelt met derden is terug te vinden in het algemene privacybeleid van de FSMA (onder de vraag “Met wie delen wij uw persoonsgegevens?”).

• Hoelang bewaart de FSMA de persoonsgegevens? – Klachten worden in principe gedurende 5 jaar na het indienen ervan bewaard in het klachtendossier. Een klacht kan evenwel langer worden bewaard in het tuchtdossier indien de FSMA beslist om naar aanleiding van de klacht een tuchtprocedure te openen. De FSMA is bovendien onderworpen aan de archiefwetgeving, waardoor zij verplicht is om de informatie ook nadien nog te bewaren voor archiveringsdoeleinden (met gepaste waarborgen).

• Hoe kunnen betrokkenen hun privacyrechten uitoefenen? – Betrokkenen kunnen een aantal rechten uitoefenen in verband met hun persoonsgegevens. Voor meer informatie over deze rechten en hoe deze kunnen worden uitgeoefend, verwijzen we naar het algemene privacybeleid van de FSMA (onder de vraag “Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?”). Daar wordt ook uitgelegd hoe de Data Protection Officer kan worden gecontacteerd voor eventuele andere vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens (onder de vraag “Hoe kan u ons contacteren?”). U kan ook op elk ogenblik, als u meent dat uw rechten niet werden gerespecteerd, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mailadres: contact@apd-gba.be (zie ook www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). 

• Verdere informatie? – Voor verdere informatie over de verwerking van persoonsgegevens binnen huidige klachtenprocedure, en met name hoe de FSMA persoonsgegevens beschermt en of er persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, wordt er eveneens verwezen naar het algemene privacybeleid van de FSMA. 

De geviseerde entiteiten zijn aan twee verschillende verplichtingen onderworpen:

1. de (Belgische of in België gevestigde buitenlandse) kredietinstellingen maken de lijst van de bankdienstverleners op die bij hen of, voor hun rekening, bij agentschappen werkzaam zijn, en bezorgen die lijst aan de FSMA;
2. alle geviseerde entiteiten eisen dat elke kandidaat voor een functie van bankdienstverlener hun een kopie bezorgt van het attest dat bevestigt dat hem geen beroepsverbod is opgelegd. De betrokken geviseerde entiteit moet dit attest vragen:
   • voor een externe kandidaat: uiterlijk vóór de kandidaat de dienstverleningsovereenkomst of de arbeidsovereenkomst ondertekent; of
   • voor een interne kandidaat (medewerker die aanvankelijk geen bankdienstverlener was, maar aan de slag zou gaan als bankdienstverlener): uiterlijk vóór de kandidaat zijn nieuwe functies als bankdienstverlener opneemt.

Het attest mag niet meer dan één maand oud zijn op het ogenblik dat de geviseerde entiteit het ontvangt.

De (Belgische of in België gevestigde buitenlandse) kredietinstellingen maken de lijst van de bankdienstverleners op die bij hen of, voor hun rekening bij agentschappen werkzaam zijn. Deze lijst vermeldt de categorie of categorieën van de betrokken bankdienstverlener en de datum waarop hij de eed heeft afgelegd. Hoewel ze niet verplicht zijn om de eed af te leggen, moeten bankdienstverleners die gedurende minder dan zes maanden functies verrichten bij een geviseerde entiteit, worden opgenomen in de lijst van bankdienstverleners. 

De kredietinstellingen brengen deze lijst van bankdienstverleners alsook de actualiseringen ervan ter kennis van de FSMA. Deze lijst moet om de zes maanden worden bijgewerkt:

1. De eerste lijst moet een overzicht geven van de bankdienstverleners op 15 januari 2025. Die lijst moet binnen de maand na die datum worden overgemaakt aan de FSMA, m.a.w. uiterlijk 14 februari 2025.
2. De tweede lijst moet een overzicht bevatten van de bankdienstverleners op 15 juli 2025. Die lijst moet uiterlijk 14 augustus 2025 worden overgemaakt.
3. De daaropvolgende lijsten moeten een overzicht geven van de bankdienstverleners op 15 januari en 15 juli van het betrokken jaar. Die lijsten moeten uiterlijk op, respectievelijk, 14 februari en 14 augustus van het betrokken jaar worden overgemaakt aan de FSMA. 

In een eerste fase moeten in de lijst van bankdienstverleners enkel de fit & proper personen (categorie 1) en de verantwoordelijke leidinggevenden (categorie 2) die actief zijn bij een kredietinstelling worden opgenomen. Vanaf 15 juli 2026 zullen in deze lijst ook alle andere bankdienstverleners moeten worden opgenomen (zie de vraag ‘Wanneer treedt deze nieuwe tuchtregeling in werking?’).

De modaliteiten voor de opstelling en de kennisgeving van deze lijst zijn beschikbaar op de website van de FSMA.

De FSMA kan een geviseerde entiteit een administratieve sanctie opleggen wanneer deze één van de twee in de vraag 'Wat moeten de geviseerde entiteiten doen?' vermelde verplichtingen niet naleeft.

Deze nieuwe regeling treedt vanaf 15 januari 2025 in werking voor de fit & proper-personen (categorie 1) en de verantwoordelijke leidinggevenden (categorie 2) die actief zijn bij kredietinstellingen. Dit betekent dus dat vanaf die datum:

• die bankdienstverleners de individuele gedragsregels in het kader van hun beroepswerkzaamheden zullen moeten naleven;
• die bankdienstverleners over een termijn van zes maanden zullen beschikken om de eed af te leggen, i.e. tot 15 juli 2025 of binnen zes maanden na hun effectieve infunctietreding als deze na 15 januari 2025 valt;
• de kredietinstellingen de lijst van die bankdienstverleners zullen moeten opstellen (zie de termijnen als bedoeld in de vraag ‘Welke informatie bevat de lijst van de bankdienstverleners?‘); 
• de kredietinstellingen van elke kandidaat voor een post van fit & proper-persoon of van verantwoordelijke leidinggevende de overlegging van een attest zullen moeten eisen dat bevestigt dat hem geen beroepsverbod is opgelegd.

Voor alle andere bankdienstverleners gaat de regeling in op 15 juli 2026.

Dit betekent dus dat vanaf die datum:

• die andere bankdienstverleners de individuele gedragsregels in het kader van hun beroepswerkzaamheden zullen moeten naleven;
• die andere bankdienstverleners over een termijn van zes maanden zullen beschikken om de eed af te leggen, i.e. tot 15 januari 2027 of binnen zes maanden na hun effectieve infunctietreding als deze na 15 juli 2026 valt;
• de kredietinstellingen de lijst zullen moeten opstellen van die bankdienstverleners die bij hen of, voor hun rekening, bij agentschappen werkzaam zijn (zie de termijnen als bedoeld in de vraag ‘Welke informatie bevat de lijst van de bankdienstverleners?‘); en 
• de kredietinstellingen en de agenten in bank- en beleggingsdiensten van elke kandidaat voor een post van bankdienstverlener de overlegging van een attest zullen moeten eisen dat bevestigt dat hem geen beroepsverbod is opgelegd.