Questions et réponses (FAQ) relatives au serment bancaire et au régime disciplinaire des prestataires de services bancaires

Les collaborateurs du secteur bancaire visés par le serment bancaire sont les prestataires de services bancaires, à savoir :

1. les personnes dites fit & proper, c'est-à-dire soumises à des exigences en matière d'expertise adéquate et d'honorabilité professionnelle^[1] (Catégorie 1);
2. les cadres responsables, soit les personnes physiques qui assument de facto la responsabilité à l'égard de personnes visées au point 4 ou exercent un contrôle sur celles-ci (Catégorie 2);
3. les agents en services bancaires et en services d'investissement personnes physiques (Catégorie 3); et
4. les personnes qui prennent directement part, sur le territoire belge, à l’exercice d’activités bancaires ou y fournissent des services bancaires (Catégorie 4),

dans chaque cas, s’ils sont actifs en Belgique auprès des entités visées suivantes :

• les établissements de crédit belges ou étrangers établis en Belgique^[2]; ou
• les agents en services bancaires et en services d'investissement agissant au nom et pour le compte de tels établissements de crédit.

La notion de prestataires de services bancaires ne vise que les personnes physiques qui agissent au sein d’une entité visée, et qui sont donc intégrées dans son organisation interne. Le statut social n’est quant à lui pas déterminant. Par exemple, les prestataires de services bancaires qui agissent au sein d’une entité visée en vertu d’un contrat d’occupation d’étudiant, ou encore comme intérimaires ou stagiaires sont considérés comme intégrés dans l’organisation interne. Par contre, si une entité visée a externalisé certaines tâches à une entreprise délégataire (outsourcing), les personnes physiques actives au sein de cette entreprise délégataire ne sont prestataires de services bancaires que si ces personnes appartiennent à au moins une des catégories 1 à 4 et si l’entité délégataire est elle-même un établissement de crédit ou un agent en services bancaires et en services d’investissement.

Par ailleurs, la notion de prestataires de services bancaires est limitée aux personnes physiques actives en Belgique. Seulement les personnes (catégories 1 à 4) qui, au sein d’une entité visée, exercent des activités bancaires sur le territoire belge ou qui y fournissent des services bancaires sont donc comprises dans le champ d’application du serment bancaire. Sont par exemple inclus les dirigeants effectifs d’une succursale belge d’un établissement de crédit de pays tiers, mais non pas les dirigeants du siège principal de cet établissement de crédit, et ce même s’ils contrôlent, par exemple, les dirigeants de la succursale (à moins qu’ils ne soient effectivement actifs en Belgique).

Les personnes, actives en Belgique, auprès d’une succursale belge d’un établissement de crédit relevant du droit d’un autre État membre pourraient être considérées comme prestataires de services bancaires appartenant à la Catégorie 2 (cadres responsables) ou appartenant à la Catégorie 4 (personnes qui prennent directement part, sur le territoire belge, à l’exercice des activités bancaires ou y fournissent des services bancaires). Les Catégories 1 et 3 sont exclues. Il en va ainsi pour les dirigeants effectifs et les responsables des fonctions de contrôle indépendantes d’une telle succursale.

Il appartient à l’entité visé d’identifier in concreto les personnes qui en son sein correspondent à ces notions. La donnée qu’une personne ait fait ou non l'objet d'une évaluation fit & proper dans le pays membre de l’EEE n'est, par exemple, pas déterminant à cet égard.

• L’exercice d’activités bancaires ou la fourniture de services bancaires

Les notions d’activités et services bancaires sont définies par référence à la règlementation bancaire. Il s’agit ainsi de l’ensemble des activités qu’un établissement de crédit est autorisé à exercer de manière harmonisée dans le cadre du passeport européen. Sont par exemple inclus l’offre de tous types de comptes, l’octroi de crédits, la prestation de services de paiement ou encore la fourniture de services d’investissement.

• Les personnes qui prennent directement part à l’exercice d'activités bancaires ou la fourniture de services bancaires

Cette notion couvre notamment les individus directement en contact avec le public pour l’exercice ou la prestation de tels activités ou services. Les collaborateurs qui travaillent dans les services dits du front office doivent ainsi être considérés comme des prestataires de services bancaires.

Sont aussi couvertes les personnes physiques qui, sans être en contact avec le public, accomplissent des actes faisant partie ou découlant directement de l’exercice ou de la fourniture d’activités ou services bancaires, que ceux-ci soient fournis par l'intermédiaire de canaux présentiels, téléphoniques ou digitaux. Ainsi, certaines personnes du back office peuvent également être concernées. Ce sera par exemple le cas de celles qui jouent un rôle dans la procédure d’offre ou de conclusion de contrats de crédit, ou dans la prise de décisions d’investissement dans le cadre de la gestion d’un portefeuille. À l’inverse, ne seront par exemple pas couverts les collaborateurs travaillant dans le service informatique d’une entité visée, au sein du service juridique, dans le département HR, dans le département Facility ou d’un service chargé exclusivement du traitement de plaintes ou du recouvrement de créances.

Les personnes désignées comme personne en contact avec le public au sens du Code de droit économique auprès d’établissements de crédit agréés comme prêteurs ou auprès d’agents en services bancaires et d’investissement inscrits comme intermédiaires de crédit, devraient être considérées comme prestataires de services bancaires appartenant à la Catégorie 4 compte tenu de la similitude entre ces deux notions. 

Il appartient aux établissements de crédit (belges ou étrangers établis en Belgique) de fournir à la FSMA la liste des personnes physiques qui, en leur sein ou au sein de leurs agents, répondent à cette définition.

Les cadres responsables sont les personnes physiques qui exercent de facto une supervision ou un contrôle sur d’autres prestataires de services bancaires, à savoir les personnes, au sein d'une entité visée, qui prennent directement part, sur le territoire belge, à l’exercice d’activités bancaires ou y fournissent des services bancaires (Catégorie 4). Cette supervision doit porter plus précisément sur la manière dont ces personnes exercent ces activités ou fournissent ces services.  Cette supervision peut s’effectuer de manière indirecte, notamment dans l’hypothèse où il existe plusieurs échelons hiérarchiques. Dans ce cas, les responsables de chaque échelon hiérarchique sont considérés comme cadres responsables.

Cette notion ne correspond pas à une fonction ou à une position hiérarchique déterminée. Elle est essentiellement factuelle et fondée sur une identification in concreto au sein de chaque entité visée. Ainsi, les cadres responsables ne font pas nécessairement partie de la direction de l’entité visée. Les personnes fit & proper au sein d’une entité visée peuvent quant à elles être aussi cadres responsables.

Les personnes désignées comme responsables de la distribution au sens du Code de droit économique auprès d’établissements de crédit agréés comme prêteurs ou auprès d’agents en services bancaires et d’investissement inscrits comme intermédiaires de crédit, devraient être considérées comme cadres responsables compte tenu de la similitude entre ces deux notions. 

Il appartient aux établissements de crédit (belges ou étrangers établis en Belgique) de fournir à la FSMA la liste des personnes physiques qui, en leur sein ou au sein de leurs agents, répondent à cette définition.

Les prestataires de services bancaires sont soumis à deux obligations principales et une obligation corollaire de celles-ci:

1. Ils prêtent le serment bancaire.
2. Ils respectent des règles disciplinaires qualifiées de « règles de conduite individuelles ».
3. Ils démontrent ne pas faire l'objet d'une interdiction professionnelle lorsqu'ils présentent leur candidature auprès d'une entité visée. 

Le serment bancaire est une déclaration individuelle par laquelle le prestataire de services bancaires s'engage à respecter les règles de conduite individuelles. Ses termes sont les suivants:

Le serment bancaire doit être prêté dans les six mois suivant la date d’entrée en fonction effective du prestataire de services bancaires. L’entrée en fonction effective peut, selon les cas, être fixée contractuellement ou découler de circonstances de fait. 

Pour les personnes fit & proper dont la nomination est soumise à l’approbation préalable du contrôleur prudentiel, ou de la FSMA, le délai de six mois ne pourra commencer à courir qu’après obtention de cette approbation.

Pour les agents en services bancaires et en services d’investissement exerçant en personne physique, ce délai ne pourra commencer à courir qu’à compter de leur inscription effective au registre des intermédiaires en services bancaires et en services d’investissement.

Les prestataires de services bancaires qui exercent des fonctions au sein d’une entité visée pendant moins de six mois peuvent donc ne pas prêter serment. Tel pourrait, par exemple, être le cas d’étudiants, de stagiaires ou d’intérimaires. Ces personnes sont toutefois tenues de respecter les règles de conduite individuelles, et ce dès leur entrée en fonction. 

L’identité de la personne auprès de laquelle les prestataires de services bancaires prêtent serment dépend :

• du type d’entité visée dans laquelle ils sont actifs (établissement de crédit ou agent en services bancaires et en services d’investissement) ; et
• de la catégorie de prestataires de services bancaires à laquelle ils appartiennent (Catégories 1 à 4).

À partir du 15 janvier 2025, pour les prestataires de services bancaires actifs en établissements de crédit autres que les prestataires de services bancaires appartenant à la Catégorie 4:

• Les prestataires de services bancaires soumis à des exigences fit & proper en vertu du droit belge^[1] ou du droit d’un autre État membre de l’EEE, prêtent serment auprès de la FSMA :
  1. les personnes fit & proper en vertu du droit belge (Catégorie 1), à savoir les personnes fit & proper en établissements de crédit belges et au sein de succursales belges d’établissements de crédit de pays tiers ; et
  2. les cadres responsables (Catégorie 2) qui sont soumis à des exigences fit & proper en vertu du droit de l’État Membre d’origine de l’établissement de crédit EEE concerné, avec succursale en Belgique.
• Les cadres responsables autres que ceux visés au point 2 ci-dessus (cadres responsables qui ne sont pas soumis à des exigences fit & proper en vertu du droit d’un autre État membre de l’EEE) prêtent serment devant un dirigeant effectif de l’établissement de crédit ou de sa succursale belge.

Cette répartition est reprise sous forme de tableau récapitulatif dans une cartographie à l’usage du secteur.

À partir du 15 juillet 2026, pour les prestataires de services bancaires :

• actifs en établissements de crédit et appartenant à la Catégorie 4 (autres personnes qui prennent directement part, sur le territoire belge, à l’exercice ou la fourniture d’activités ou services bancaires), la prestation de serment interviendra en principe devant un dirigeant effectif de l’établissement de crédit ou de sa succursale belge. Seuls les prestataires de services bancaires appartenant à la Catégorie 4 qui sont soumis à des exigences fit & proper en vertu du droit d’un autre État membre de l’EEE, prêtent serment auprès de la FSMA.
• actifs en agents en services bancaires et en services d’investissement :
  • Les prestataires de services bancaires soumis à des exigences fit & proper (Catégories 1 & 3) qui entrent en fonction à partir du 15 juillet 2026, prêtent serment auprès de la FSMA.
  • Les prestataires de services bancaires soumis à des exigences fit & proper (Catégories 1 & 3) qui sont entrés en fonction avant le 15 juillet 2026, prêtent serment auprès d’un dirigeant effectif de l’établissement de crédit pour le compte duquel ils agissent ou un dirigeant de la succursale belge de cet établissement de crédit.
  • Les autres prestataires de services bancaires prêtent serment devant un dirigeant effectif de l’agent en services bancaires et en services d’investissement pour lequel ils agissent.

Cette répartition est reprise sous forme de tableau récapitulatif dans une cartographie à l’usage du secteur.

^[1] C’est-à-dire la loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit et la loi du 22 mars 2006 relative à l'intermédiation en services bancaires et en services d'investissement et à la distribution d'instruments financiers.

Le serment bancaire est prêté devant le Président de la FSMA, ou, en son absence, le Vice-Président de la FSMA ou deux membres de son comité de direction.

Au moins trois sessions de prestation de serment seront organisées par semestre, soit un minimum de six sessions par an. Les dates et modalités d’inscription à ces sessions seront publiées prochainement sur le site internet de la FSMA.

La prestation de serment sera confirmée par écrit par le représentant de la FSMA. Cette attestation sera conservée par la FSMA qui en remettra une copie au prestataire de services bancaires concerné.

S’il s’agit d’un établissement de crédit de droit belge, le serment bancaire est prêté devant un dirigeant effectif de l’établissement. Si l’établissement de crédit est de droit étranger, la prestation intervient devant un dirigeant de la succursale belge de l’établissement. 

Pour les agents en services bancaires et en services d’investissement, le serment bancaire est prêté devant un dirigeant effectif de l’agent. 

Les modalités d’organisation sont définies par chaque entité visée. Plusieurs personnes peuvent prêter simultanément serment devant le dirigeant concerné. Une attention particulière doit cependant être portée à la solennité de la prestation ainsi qu’au respect du délai de 6 mois dont disposent les prestataires de services bancaires pour prêter serment. 

La prestation de serment doit être confirmée par écrit par le dirigeant (effectif) auprès duquel le serment a été presté. L’entité visée conserve cette attestation, en remet copie au prestataire de services bancaires et la met à la disposition de la FSMA à sa demande.

Un modèle d’attestation de prestation de serment est mis à la disposition des établissements de crédit pour les prestations qui devront intervenir à partir du 15 janvier 2025. Dans le courant du premier semestre 2026, la FSMA mettra aussi à la disposition du secteur des modèles d'attestations pour les prestations qui interviendront à partir du 15 juillet 2026.

1. L’exigence de prestation de serment diffère selon que le prestataire de services bancaires exerce lesdites fonctions au sein d’entités visées différentes ou au sein d’une même entité visée.
   
   Une nouvelle prestation de serment est requise en cas de changement d’entité visée ou de cumul de fonctions auprès d’entités visées distinctes.
2. En cas de combinaison ou changement de fonction(s) dans une même entité visée, l’exigence de prestation de serment diffère selon que le cumul ou le changement de fonction(s) implique un nouveau serment autre qu’auprès de l’entité visée.
   
   En cas de combinaison ou changement de fonction(s) dans une même entité visée, un prestataire de services bancaires peut en effet appartenir à plusieurs catégories de prestataires de services bancaires. Une prestation de serment supplémentaire n’est alors requise que si la nouvelle ou seconde fonction implique une prestation de serment autre qu’auprès de l’entité visée. Cette règle est illustrée par les exemples pratiques suivants :
   • Une personne qui prend directement part à l’exercice ou la fourniture d’activités ou services bancaires (Catégorie 4) au sein d’un établissement de crédit aura initialement prêté serment devant un dirigeant effectif de l’établissement. 
     S’il devient ultérieurement cadre responsable (Catégorie 2) dans ce même établissement de crédit, il ne sera pas tenu de prêter à nouveau serment. 
     S’il devient fit & proper, il devra prêter serment auprès de la FSMA. Ceci s’explique notamment par les exigences comportementales spécifiques des personnes fit & proper et des compétences répressives qui diffèrent à leur égard.
   • De la même manière, une personne qui prend directement part à l’exercice ou la fourniture d’activités ou services bancaires (Catégorie 4) au sein d’un agent en services bancaires et en services d’investissement aura initialement prêté serment devant un dirigeant effectif de cet agent
     S’il devient ultérieurement cadre responsable (Catégorie 2) au sein de la même entité visée, il ne sera pas tenu de prêter à nouveau serment. 
     S’il devient fit & proper (à partir du 15 juillet 2026), il prêtera serment auprès de la FSMA. Ceci s’explique notamment par les exigences comportementales spécifiques des personnes fit & proper et des compétences de contrôle de la FSMA du respect des exigences d’honorabilité et d’expertise des agents en services bancaires et en services d’investissement.
   • Un dirigeant effectif d’établissement de crédit belge cumulera probablement la qualité de fit & proper (Catégorie 1) et cadre responsable (Catégorie 2). Dans ce cas, il ne devra cependant prêter serment qu’auprès de la FSMA et non auprès de l’établissement de crédit.
   • Un responsable de fonctions clés en établissement de crédit belge (Catégorie 1) aura initialement prêté serment auprès de la FSMA. S’il devient ultérieurement cadre responsable (Catégorie 2) au sein du même établissement, il ne sera pas tenu de prêter à nouveau le serment bancaire, qu’il conserve ou non sa qualité de fit & proper.
      

Les modalités de la prestation de serment sont précisées dans un règlement de la FSMA. Ses dispositions sont par ailleurs explicitées dans le commentaire de ce règlement de la FSMA.

Les règles de conduite individuelles reposent sur trois principes fondateurs en vertu desquels les prestataires de services bancaires sont tenus en permanence d'agir: 

1. de manière honnête et intègre; 
2. avec compétence et professionnalisme; et 
3. en tenant compte des intérêts des clients et en les traitant de manière équitable. 

Ces règles de conduite individuelles sont précisées dans un arrêté royal. 

Elles accordent une place centrale aux concepts d’honnêteté, d’intégrité, de compétence et de professionnalisme, ou encore aux intérêts des clients et à leur traitement équitable. 

Les prestataires de services bancaires seront, d’une part, soumis à un corps de règles communes. Un prestataire de services bancaires ne pourra par exemple pas dissimuler des informations utiles pour le client ou encore présenter de manière trompeuse les gains potentiels associés à un produit bancaire. 

Les personnes fit & proper (Catégorie 1) et les cadres responsables (Catégorie 2) devront, d’autre part, respecter des exigences spécifiques à leur rôle de supervision. Ils devront par exemple s’abstenir d’inciter tout comportement susceptible d’enfreindre les exigences applicables aux prestataires de services bancaires ou encore agir de manière appropriée s’ils constatent un tel comportement.

La FSMA consignera les sanctions disciplinaires au sein d'un registre central, ainsi que les interdictions professionnelles prononcées par la FSMA, la BNB ou la BCE en vertu des règlementations prudentielles sectorielles.

Tout candidat à une fonction de prestataire de services bancaires pourra demander auprès de la FSMA une attestation confirmant qu'il ne fait pas l'objet d'une des interdictions professionnelles susvisées. 

Afin de garantir la protection de leurs données à caractère personnel, seuls les candidats pourront requérir cette attestation auprès de la FSMA. Cependant, une entité visée ne pourra faire appel aux services d’un prestataire de services bancaires qu’à la condition d’avoir obtenu au préalable une telle attestation d’absence d’interdiction professionnelle.

La FSMA ouvrira le 15 janvier 2025 la plateforme permettant à tout candidat de demander l’attestation d’absence d’interdiction professionnelle.

Les sanctions disciplinaires suivantes peuvent être prononcées si un prestataire de services bancaires transgresse une règle de conduite individuelle ou ne prête pas serment:

1. un avertissement
2. un blâme
3. une interdiction professionnelle d'une durée maximale de 3 ans.

L'avertissement et le blâme peuvent être accompagnés d'une obligation de suivre des formations.

L'interdiction professionnelle peut quant à elle porter sur l'ensemble des activités de prestataires de services bancaires ou sur certaines d’entre elles uniquement. Elle peut par exemple se limiter aux activités de cadre responsable. Le prestataire de services bancaires doit informer l'entité visée au sein de laquelle il exerce ses activités s’il fait l’objet d’une interdiction professionnelle. À défaut, la FSMA en informera elle-même l'entité visée concernée.

La FSMA publie anonymement les sanctions disciplinaires sur son site internet. Elles sont par ailleurs consignées dans le registre central des sanctions disciplinaires et interdictions professionnelles.

Les sanctions disciplinaires sont prononcées par la FSMA dans le respect des droits de la défense. Dans ce cadre, la FSMA doit prendre en compte certaines circonstances, comme la gravité de l'infraction, son incidence sur les intérêts et la réputation du secteur bancaire ou encore le préjudice patrimonial subi par des tiers.

Un recours contre la décision de sanction peut être formé devant le Conseil d'État.

Pour garantir la compétence prudentielle exclusive de l'autorité de contrôle purdentiel à l'égard des personnes fit & proper actives au sein d'établissements de crédit, la FSMA ne dispose pas de compétence répressive à leur égard. Si l'instruction de l'auditeur (adjoint) conclut à l'existence d'un manquement relatif au serment bancaire dans le chef d’une personne fit & proper au sein d’un établissement de crédit, la FSMA transfèrera le dossier disciplinaire à la BNB ou, le cas échéant, à l'autorité de contrôle prudentiel étrangère afin que les autorités prudentielles puissent alors exercer leurs prérogatives à cet égard^[1].

Si un prestataire de services bancaires ne respecte pas une interdiction professionnelle ou une obligation de formation prononcée par la FSMA, celle-ci peut par ailleurs lui imposer une sanction administrative.

La procédure disciplinaire de la FSMA est initiée en présence d'indices sérieux de manquement aux règles de conduite individuelles ou à l'obligation de prêter serment.

Ces indices peuvent être constatés à l'occasion de l'examen d'une plainte ou dans l'exercice des autres missions légales de la FSMA. Ils ne feront toutefois pas l'objet de contrôles à des fins de détection.

Les indices sérieux de manquement font l'objet d'un examen par l'auditeur de la FSMA ou, en son absence, son auditeur adjoint. Cet examen s'effectue dans le respect des droits de la défense. L’auditeur (adjoint) peut solliciter un aves auprès de l'entité visée concernée, se faire communiquer des informations de toute personne ou pratiquer des auditions.

À l'issue de son examen, l'auditeur (adjoint) établit un rapport d'instruction provisoire sur lequel le prestataire de services bancaires est invité à faire valoir ses observations. Le prestataire de services bancaires concerné peut demander des actes d'instruction complémentaires. L'auditeur (adjoint) établit ensuite un rapport d'instruction définitif.

Ce n'est qu'après cet examen par l'auditeur (adjoint) que la FSMA sera en mesure de prononcer une sanction disciplinaire à l'encontre du prestataire de services bancaires.

Dans le cas où le rapport définitif de l'auditeur (adjoint) concerne une personne fit & proper active au sein d'un établissement de crédit, la FSMA transfèrera le dossier disciplinaire à la BNB ou, le cas échéant, à l’autorité de contrôle prudentiel étrangère.

Les sanctions disciplinaires prononcées par la FSMA en vertu de ce régime disciplinaire seront consignées dans un registre central. Celui-ci reprendra l'identité du prestataire de services bancaires sanctionné, le type de sanction imposée et le jour de son prononcé.

Ce registre central mentionnera aussi les interdictions professionnelles prononcées par la FSMA, la BNB ou la BCE en vertu des règlementations applicables aux établissements de crédit, aux sociétés de bourse et aux sociétés de gestion de portefeuille et de conseil en investissement.

La FSMA agira dès lors en qualité de guichet unique.

Tout candidat à une fonction de prestataire de services bancaires pourra demander auprès de la FSMA une attestation confirmant qu'il ne fait pas l'objet d'une des interdictions professionnelles susvisées. Cette attestation devra être délivrée par le candidat à toute entité visée avant de pouvoir exercer une fonction de prestataire de services bancaires.

Toute personne peut formuler une plainte si elle constate, dans le chef d’un prestataire de services bancaires, un défaut présumé de prestation de serment ou une éventuelle violation des règles de conduite individuelles.

La FSMA mettra prochainement à disposition des canaux de communication spécifiques pour la réception et le suivi des plaintes. Elle publiera notamment sur son site internet les adresses électronique et postale à utiliser ainsi que la procédure applicable au dépôt des plaintes.

L’auditeur (adjoint) de la FSMA examinera les plaintes qui remplissent les critères suivants :

1. La plainte doit être documentée, à savoir qu’elle doit contenir les éléments suivants :
   1. le nom, le prénom et, le cas échéant, le poste du prestataire de services bancaires ;
   2. le cas échéant, le nom de l’entité visée dans laquelle le prestataire de services bancaires est actif ;
   3. la description des faits litigieux ;
   4. la période concernée ;
   5. la nature de l’infraction disciplinaire présumée ;
   6. les éléments de preuve attestant de l’infraction disciplinaire présumée ; et
   7. tout autre élément pertinent.
2. La plainte doit être probante, c’est-à-dire que les éléments fournis doivent constituer des indices suffisamment sérieux d’infraction disciplinaire.
3. La plainte doit être sérieuse, à savoir qu’elle ne doit pas concerner les indices d’une infraction manifestement mineure. 
    

En raison du secret professionnel auquel sont tenus la FSMA et son personnel, le plaignant ne sera pas informé des suites données à sa plainte. L’auditeur (adjoint) pourra cependant lui demander des clarifications ou éléments complémentaires.

Les règles et modalités de la réception, de la recevabilité et du traitement des plaintes sont précisées dans un règlement de la FSMA. Ses dispositions sont par ailleurs explicitées dans le commentaire de ce règlement de la FSMA.

La réponse ci-dessous ne concerne que le traitement des données à caractère personnel du plaignant ou d’autres personnes mentionnées dans la plainte, à l'exception du prestataire de services bancaires (des informations sur le traitement des données à caractère personnel du prestataire de services bancaires sont disponibles dans la Politique Vie Privée dédiée aux prestataires de services bancaires qui sera publiée sur le site web de la FSMA). 

Si, en tant que plaignant, vous déposez plainte pour une autre personne (voir ci‑dessous pour plus d'explications), veuillez lui communiquer les informations suivantes.

• Dans quel but et en vertu de quelle base légale la FSMA traite-t-elle les données à caractère personnel ? – En tant que responsable du traitement des données, la FSMA traite les données à caractère personnel fournies dans le formulaire de plainte pour la réception, l’examen et le suivi de la plainte, y compris leur utilisation dans une procédure disciplinaire que la FSMA serait susceptible d’engager à l'encontre d'un prestataire de services bancaires à la suite de la plainte. 
  
  Ce traitement de données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution des missions d'intérêt général assignées à la FSMA par la législation relative au serment bancaire. La FSMA s’est plus précisément vu confier entre autres missions celle de mettre en place un canal de de plaintes concernant le respect par les prestataires de services bancaires (i) de l’obligation de prêter serment et (ii) des règles de conduite individuelles. 
• De qui la FSMA traite-t-elle les données à caractère personnel ? – Partant du formulaire de plainte, la FSMA traite les données à caractère personnel de différentes catégories de parties prenantes :
  • Le plaignant – La FSMA traite les données à caractère personnel de la personne (individu) qui dépose une plainte par le biais du formulaire de plainte et communique volontairement ses coordonnées.
    • Plainte anonyme – le plaignant peut toutefois choisir d’introduire la plainte de manière anonyme. La FSMA ne traite alors évidemment pas les données à caractère personnel du plaignant, mais elle n'aura malheureusement pas la possibilité de le contacter pour lui poser des questions ou lui demander des clarifications par rapport à la plainte déposée. La FSMA pourrait dès lors se trouver dans l'incapacité de poursuivre l’examen de la plainte déposée par manque d'informations. 
    • Dépôt de plainte par une personne morale – il se peut aussi que la plainte auprès de la FSMA ne soit pas introduite par une personne physique mais par une personne morale. Les données de cette dernière ne constituent pas des données à caractère personnel. Dans ce cas, la FSMA traite les données à caractère personnel de la personne de contact au sein de la personne morale si ces données ont été communiquées volontairement dans le formulaire de plainte.
  • Le prestataire de services bancaires – S’appuyant sur le formulaire de plainte, la FSMA traite les données à caractère personnel du prestataire de services bancaires qui fait l’objet de la plainte. Comme indiqué plus haut, le traitement réservé à ces données à caractère personnel est détaillé dans la Politique Vie Privée dédiée aux prestataires de services bancaires.
  • Autres personnes mentionnées dans la plainte – Enfin, la FSMA traite les données à caractère personnel d’éventuelles autres personnes (individus) mentionnées dans la description des faits, dans les autres informations pertinentes fournies ou dans les éléments de preuve joints à la plainte. Il peut par exemple s’agir de témoins ou de personnes disposant d'informations utiles sur les faits faisant l'objet de la plainte. Ce sera également souvent le cas si le plaignant dépose plainte pour une autre personne.
    • Plainte pour une autre personne – Un plaignant dépose généralement une plainte qui le concerne lui-même. Il se peut toutefois aussi qu'un plaignant dépose une plainte pour une autre personne, dont l'identité est mentionnée dans la description des faits, dans les autres informations pertinentes fournies ou dans les éléments de preuve joints à la plainte. Dans ce cas, la FSMA part du principe que le plaignant a déposé la plainte en concertation avec cette autre personne et l'a informée du contenu des présentes FAQ. 
• Quelles données à caractère personnel la FSMA traite-t-elle ? 
  • Les données à caractère personnel du plaignant (à moins que la plainte ne soit introduite de manière anonyme) – La FSMA traite en principe les données à caractère personnel suivantes du plaignant (ou de sa personne de contact s’il est une personne morale) :
    • données d’identification (prénom et nom) ;
    • coordonnées (numéro(s) de téléphone et/ou adresse électronique) afin que la FSMA puisse prendre contact avec le plaignant pour d’éventuelles questions ;
    • le cas échéant, d’autres données à caractère personnel du plaignant apparaissant dans la description des faits, dans les autres informations pertinentes fournies ou dans les éléments de preuve joints à la plainte.
  • Les données à caractère personnel d’autres personnes mentionnées dans la plainte – La FSMA traite les données à caractère personnel concernant ces personnes (dont éventuellement les personnes pour lesquelles la plainte est introduite) qui figurent dans la rubrique description des faits du formulaire de plainte, dans les autres informations pertinentes ou dans les éléments de preuve joints à la plainte.
    
    Dans un premier temps, la FSMA reçoit toujours les données à caractère personnel précitées par l'intermédiaire de la personne qui dépose la plainte. Si la FSMA ouvre une enquête disciplinaire, elle peut toutefois également recevoir des données à caractère personnel supplémentaires par le biais d'autres personnes, telles que le prestataire de services bancaires concerné, des témoins ou l'entité visée au sein de laquelle le prestataire de services bancaires est/était actif. 
• Avec qui la FSMA peut-elle partager des données à caractère personnel ? – La FSMA ne partage les données à caractère personnel qu’elle a collectées avec des tiers que si cela est nécessaire à l'accomplissement de sa mission légale. C’est notamment le cas dans les situations suivantes : 
  • Lorsqu’une plainte donne lieu à une enquête disciplinaire, il peut être nécessaire de partager certaines données à caractère personnel avec le prestataire de services bancaires (afin qu’il puisse exercer ses droits à la défense) ou avec d’autres tiers, tels par exemple que l’entité visée au sein de laquelle le prestataire de services bancaires est/était actif ou des témoins entendus dans le cadre de l’enquête. 
  • Lorsqu’une plainte donne lieu à une enquête disciplinaire et que l’auditeur (adjoint) conclut qu’un prestataire de services bancaires, soumis à des exigences légales en matière d’expertise et d'honorabilité professionnelle au sein d'un établissement de crédit, a manqué à son devoir de prestation de serment ou a violé certaines règles de conduite individuelles, la FSMA est tenue d’en informer la BNB ou, le cas échéant, à l'autorité de contrôle prudentiel compétente d'un autre État membre. La FSMA est alors légalement tenue de joindre une copie des pièces du dossier à sa notification et il se peut donc que la FSMA partage des données à caractère personnel avec ces autorités de contrôle. 
  • Lorsqu’une plainte amène la FSMA à prendre une décision disciplinaire débouchant sur une procédure judiciaire (telle qu’un appel contre la décision disciplinaire porté devant le Conseil d’État), des données à caractère personnel peuvent être partagées avec les instances judiciaires compétentes.
    
    Des informations plus générales concernant les cas dans lesquels la FSMA partage des données à caractère personnel avec des tiers sont disponibles dans la Politique Vie Privée générale de la FSMA (rubrique « Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ? »).
• Combien de temps la FSMA conserve-t-elle les données à caractère personnel ? – Les plaintes sont en principe conservées dans le dossier de plainte pendant 5 ans à compter de leur dépôt. Une plainte peut toutefois être conservée plus longtemps dans le dossier disciplinaire si la FSMA décide d'engager une procédure disciplinaire à la suite de la plainte. La FSMA est en outre soumise à la législation en matière d'archivage, qui l'oblige à conserver des informations encore par après à des fins d'archivage (avec des mesures de protection adéquates).
• Comment les parties prenantes peuvent-elles exercer leurs droits ? – Les parties prenantes disposent d’une série de droits liés à leurs données à caractère personnel. De plus amples explications sur ces droits et sur la manière dont ils peuvent être exercés sont fournies dans la Politique Vie Privée générale de la FSMA  (rubrique « Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ? »). Y figurent également des renseignements sur la façon dont le Data Protection Officer peut être contacté pour toute question ou plainte concernant le traitement de données à caractère personnel (rubrique « Comment pouvez-vous nous contacter ? »). Toute personne estimant que ses droits n’ont pas été respectés peut à tout moment introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, adresse électronique : contact@apd-gba.be (voir également le site https://www.autoriteprotectiondonnees.be).
• Autres informations ? – Il est également renvoyé à la Politique Vie Privée générale de la FSMA pour toute autre information sur le traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la politique actuelle de traitement des plaintes, et en particulier sur la manière dont la FSMA protège les données à caractère personnel et sur la question de savoir si des données à caractère personnel sont traitées en dehors de l'Espace économique européen.

Les entités visées sont soumises à deux obligations distinctes:

1. Les établissements de crédit (belges ou étrangers établis en Belgique) établissent la liste des prestataires de services bancaires exerçant en leur sein ou pour leur compte au sein d'agences et la notifie à la FSMA.
2. L’ensemble des entités visées requièrent de tout candidat à des fonctions de prestataire de services bancaires qu'il lui remette une copie de l'attestation d'absence d'interdiction professionnelle. Cette attestation doit être demandée par l’entité visée concernée au plus tard :
   • pour un candidat externe : avant la signature du contrat de prestation de services ou du contrat de travail du candidat ; ou
   • pour un candidat interne (collaborateur qui n’était pas initialement prestataire de services bancaires et qui évoluerait vers de nouvelles fonctions de prestataire de services bancaires) : avant l’entrée du candidat dans ses nouvelles fonctions de prestataire de services bancaires.

L’attestation ne peut pas avoir été émise depuis plus d’un mois avant sa réception par l’entité visée.

Les établissements de crédit (belges ou étrangers établis en Belgique) établissent la liste des prestataires de services bancaires exerçant en leur sein ou pour leur compte au sein d’agences. Cette liste devra préciser la catégorie ou les catégories du prestataire de services bancaires concerné et la date à laquelle il a prêté serment.  Bien qu’ils ne soient pas tenus de prêter serment, les prestataires de services bancaires qui exercent des fonctions au sein d’une entité visée pendant moins de six mois doivent être repris dans la liste de prestataires de services bancaires. 

Les établissements de crédit notifient cette liste de prestataires de services bancaires et ses actualisations à la FSMA. Ces actualisations doivent intervenir semestriellement, c’est-à-dire avec une périodicité de six mois :

1. La première liste devra donner un aperçu des prestataires de services bancaires au 15 janvier 2025. Cette liste doit être fournie à la FSMA dans un délai d’un mois suivant cette date, soit au plus tard le 14 février 2025. 
2. La seconde liste contiendra l’aperçu des prestataires de services bancaires au 15 juillet 2025 et sera fournie au plus tard le 14 août 2025.
3. Les listes suivantes donneront un aperçu des prestataires de services bancaires au 15 janvier et 15 juillet de l’année concernée et devront être remises à la FSMA au plus tard respectivement le 14 février et le 14 août de l’année en question.

Dans une première étape la liste de prestataires de services bancaires ne devra que contenir les personnes fit & proper (Catégorie 1) et les cadres responsables (Catégorie 2) actifs en établissements de crédit. À compter du 15 juillet 2026, cette liste devra contenir également tous les autres prestataires de services bancaires (voir la question « Quand ce nouveau régime disciplinaire entre-t-il en vigueur ? »).

Les modalités d'établissement et de notification de cette liste sont disponibles sur le site web de la FSMA.

La FSMA peut prononcer une sanction administrative dans le cas où une entité visée ne respecterait pas l’une des deux obligations visées à la question  « À quoi sont tenues les entités visées ? ».

Ce nouveau régime s’appliquera pour les personnes fit & proper (Catégorie 1) et cadres responsables (Catégorie 2) actifs en établissements de crédit à partir du 15 janvier 2025. Ainsi, à compter de cette date:

• Ces prestataires de services bancaires seront tenus de respecter les règles de conduite individuelles dans le cadre de leurs activités professionnelles ;
• Ces prestataires de services bancaires disposeront d’un délai de six mois pour prêter serment, soit jusqu’au 15 juillet 2025 ou dans les six mois suivant leur entrée en fonction effective si celle-ci est ultérieure au 15 janvier 2025 ;
• Les établissements de crédit seront tenus d’établir la liste de ces prestataires de services bancaires  (voir les dates butoir visées à la Question « En quoi consiste la liste des prestataires de services bancaires ? »)  ; et
• Les établissements de crédit devront requérir de tout candidat à un poste de personne fit & proper ou cadre responsable qu’il remette une attestation d’absence d’interdiction professionnelle.

Les autres prestataires de services bancaires seront quant à eux concernés par ce dispositif à compter du 15 juillet 2026. Ainsi, à compter de cette date:

• Ces autres prestataires de services bancaires seront tenus de respecter les règles de conduite individuelles dans le cadre de leurs activités professionnelles ;
• Ces prestataires de services bancaires disposeront d’un délai de six mois pour prêter serment, soit jusqu’au 15 janvier 2027 ou dans les six mois suivant leur entrée en fonction effective si celle-ci est ultérieure au 15 juillet 2026 ;
• Les établissements de crédit seront tenus d’établir la liste de ces prestataires de services bancaires exerçant en leur sein ou pour leur compte au sein d’agences (voir les dates butoir visées à la Question « En quoi consiste la liste des prestataires de services bancaires ? »)  ; et
• Les établissements de crédit et les agents en services bancaires et en services d’investissement devront requérir de tout candidat à un poste de prestataire de services bancaires qu’il remette une attestation d’absence d’interdiction professionnelle.